“互联网+”下档案管理效率的提升策略研究

刁玉宁

摘要：随着近几年我国社会与经济快速发展，“互联网+”成为了推动各行业快速发展的重要技术，同时也为档案管理日常工作带来了帮助，通过“互联网+”可以更加合理的对档案进行调度，同时还可以精准划分各类型档案。这样在实际工作中就能够有效对失业人员以及挂档职工档案进行管理，进而有效提高档案管理工作效率与质量。那么本段就对“互联网+”背景下档案管理效率的提升策略进行总结分析，并提出一些个人意见。

关键词：“互联网+”;档案管理;效率提升;策略探究

当前我国正处于社会深化改革进程中，所以档案管理工作就随之发生了变化，其工作内容也随时代发展作出了调整，传统档案管理仅对各单位对在职职工档案管理，然而随着社会快速发展各单位人员调度频率提升，失业人员与挂档职工档案管理也成为了日常工作的重要组成部分。所以为了提高档案管理工作合理性，就需要结合实际情况去制定相应工作计划，并利用现代化“互联网+”技术对工作模式进行创新优化。

一、利用“互联网+”提高档案管理效率的重要性

（一）推进档案工作现代化发展

档案管理过程中在近几年发展过程中越来越注重工作效率与质量提升，究其根本原因就是为了在发展过程中做到与时俱进，以降低档案管理工作与社会实际发展出现偏差的概率。所以在发展过程中，有关部门就开始利用“互联网+”对工作进行创新优化，以通过这样的方式来进一步提高工作有效性。因为在档案管理过程中经常会出现失业人员或挂档职工档案管理不规范的问题，起初因为失业人员与挂档职工数量较少所以这一问题并未得到关注，但是随着市场经济发展出现了大量失业人员与挂档职工档案。所以就需要结合实际情况去制定相应管理措施，避免在工作中出现失业人员与挂档职工档案管理不规范造成档案遗失或受损的问题。为此就需要利用“互联网+”技术开展工作，以通过这样的方式将档案储存方式从纸质转换成为信息数据，这样就可以快速对档案进行调度，同时解决了档案管理不规范的问题，以推进档案管理工作现代化发展[1]。

（二）推进档案工作标准化建设

传统档案管理工作中还存在这样的问题，那就是对的调取与收集效率不足，如要使用档案需要花费大量时间去寻找，并且利用率不高的档案还会出现大规模堆积摆放的问题。这就导致失业人员以及挂档职工档案在管理过程中经常会出现丢失或受损的问题，同时在长时间未调用的情况下若是重新调取，还需要花费大量时间与精力去到闲置档案中寻找，这就为档案管理工作带来了影响。因此在发展过程中，有关部门就将“互联网+”档案管理工作模式应用到实际工作中，以通过这样的方式来提高档案管理与调取合理性。这样在管理过程中就能够合理对档案进行调取，同时还可以结合实际情况对不同的档案进行分类，如失业人员档案分类、挂档职工档案分类、在职职工档案分类等等，以通过这样的方式来进一步提高档案管理工作合理性与有效性。

二、“互联网+”背景下档案管理工作中存在的问题

（一）基础设施建设不完善

虽然在近几年发展过程中，我国有关部门正在大力推行“互联网+”档案管理工作，但是在实际工作中却出现了这样的问题，那就是相关基础配套设施存在不合规的情况。例如在实际工作中经常会出现这样的问题，虽然为档案管理部门配备了计算机，但是其他配套设施却并没有安装到位，例如文字转换扫描设备、档案管理系統等。这就导致档案部门工作人员的工作效率直线下降，因为缺少相应配套设施，使得工作人员只能将重要的档案通过建立电脑文档并手动输入信息的方式进行储存。长此以往持续下去，就会导致失业人员与挂档职工档案管理工作被忽视，甚至在实际工作中档案管理人员会主动放弃对不断攀升的失业人员与挂档职工档案管理。所以在发展过程中就需要对问题进行总结分析，并提出相应的优化方案，保证可以通过合理的方式来提高档案管理效率与质量[2]。

（二）档案管理机制不健全

在“互联网+”背景下的档案管理工作还存在这样的问题，那就是相关管理机制不健全，通过对实际工作进行总结就可以了解到主要问题在以下两点，分别是档案分类管理以及档案调取问题。首先是档案分类管理中出现的问题，在“互联网+”的带动下，档案管理工作步入了数字化管理阶段，即档案信息大多以电脑信息数据方式进行储存，以通过这样的方式来提高档案储存质量，降低档案受损的概率。但是就因为档案数字化储存才引发出分类问题，由于电脑储存无法自行根据不同档案类型进行分类，这就导致文档转换后各种不同类型的档案被储存到一起，最终影响到后续工作有效开展。还有就是在实际管理过程中无法有效进行档案调取，因为部分管理部门需要人工手动录入档案信息，这就导致在录入时可能会出现文档标题记录错误的情况，最终影响到文档调取速度，严重的还会导致档案管理工作“互联网+”建设受到影响。

三、“互联网+”背景下优化档案管理工作的具体实施措施

（一）加大档案管理信息化建设

“互联网+”背景下的档案管理就是为了将纸质档案信息化，所以在实际工作中就需要结合实际情况开展信息化建设工作，以通过这样的方式来提高工作效率与质量。那么信息化建设时就需要具备这样的理念，即信息化建设并不是短时间内就能够完成的工作，需要不断提升工作人员综合能力与现代化设备投入才能使管理工作有序开展。因此在管理过程中就需要对档案管理部门工作人员专业能力进行提升，以通过这样的方式来提高工作合理性与有效性，保证工作人员能够在档案管理过程中严格开展各项工作，同时明确“互联网+”档案管理工作计划。与此同时，在管理过程中还需要将现代化办公硬件设备与软件系统应用问题重视起来，并培养工作人员现代化技术应用能力，保证工作人员在档案管理过程中能够借助设备合理开展各项工作，进而有效提高失业人员与挂档职工档案管理意识，以进一步提升闲置档案管理能力。

（二）建立档案管理信息化制度

在实际工作中若要进一步提高“互联网+”背景下档案管理合理性，还需要结合实际情况去制定规范的档案管理信息化制度，以通过这样的方式来提高工作人员思想观念意识。那么在工作中就可以结合“互联网+”发展理念去调整档案管理计划，同时还要在管理过程中设计不同的奖惩措施，避免在实际工作中出现管理人员“避重就轻”管理档案的问题。例如在实际工作中，不仅要关注档案管理人员对常用档案的管理，还需要将失业人员与挂档职工档案的储存问题重视起来，不要因为失业人员与挂档职工档案数量不断攀升，或是因为档案调动频率不高就忽视信息化管理建设。最后就是在工作中加强对失业人员与挂档职工档案的安全管理，虽然这些档案几乎不会被调动，但是档案内涉及个人资料，再加上当前网络环境较为复杂，所以在实际工作中就需要结合实际情况去制定安全管理计划，以通过这样的方式来提升档案管理部门工作水准[3]。

四、结束语

通过以上总结可以了解到，随着近几年我国信息技术与“互联网+”不断推进，档案管理工作应如何做到与时俱进，同时也了解到传统档案管理以及“互联网+”档案管理存在哪些问题。那么在实际工作中，有关部门就需要结合实际情况去制定相应工作计划与策略，同时还要对日常工作中存在的问题进行总结分析，根据日常工作中经常存在问题制定出档案管理工作制度，以进一步规范档案管理工作，最终将“互联网+”背景下档案管理工作价值展现出来。

参考文献：

[1]王姝."互联网+"背景下档案管理人员职业素养培养对策研究[J].幸福生活指南，2019，（14）：1-1.

[2]李旭，王秀峰."互联网+"环境下医院人事档案管理策略研究[J].现代经济信息，2019，（17）：15，18.

[3]许玲玲，严晓洁."互联网+"背景下高校科研档案管理工作的对策[J].青年时代，2019，（3）：281-282.