地勘单位档案管理数字化建设探析

张晓梅

摘要：档案管理数字化建设不仅是地勘单位自身的管理与发展需要，也是科技进步的结果、时代发展的要求，是地勘单位深化档案管理信息化改革的必由之路。在经济社会发展新形势下，地勘单位要充分认识档案管理数字化建设的优势，着重从加强制度构建、数字化处理、数据库建设、人员培训、质量控制等方面不断推进档案数字化进程，借助数字化信息技术的力量全面提升档案管理水平。

关键词：地勘单位;档案管理;数字化;信息化

地勘单位档案指的是在单位运作过程中形成的拥有保存价值的历史记录，涉及到文字、图表、声像等形式，科学管理性、专业技术性、信息服务性等特征较强，是经济建设与社会发展不可或缺的资料。地勘单位档案数字化管理的本质在于以大量档案数据为基础，利用数字化信息技术提供管理和服务，档案管理数字化建设更是当代网络信息社会的关键组成部分，推进数字化建设对优化地勘单位档案管理、完善社会信息服务体系等都有重要意义。

一、地勘单位档案管理数字化建设的优势

一方面，确保高效率。随着地勘单位的水文地质、工程地质勘查规模越来越大，工作难度持续上升，对档案管理来说是更多的文件资料、更高的数据信息精度要求，传统手工管理模式下的地勘单位档案管理难以体现高效率和高水平，无法适应信息化管理需求。地勘单位档案管理数字化建设把地理信息系统和决策支持系统、办公自动化系统等整合起来，通过可视化数据处理大大提高档案的管理效率、利用效率，同时减轻人员劳动强度，保证档案资料处理与分析的高效率、高质量。另一方面，保证准确性。档案管理数字化建设可以实现对地勘单位档案资料的收集和管理对象、信息服务的全面升级[1]。其主要是通过档案信息的制度化管理和科学分级、分类建立起立体框架，全方位描述地勘单位的工作;针对地勘工作中各环节的信息建立和时间的关系，充分体现档案信息的阶段有效性、价值实效性;进行档案的经验性与描述性加工，有效挖掘档案数据规律，并进行整理、分析、归纳，模拟地勘单位发展过程，科学预测未来。

二、地勘单位档案管理数字化建设的推进策略

进入新世纪以后，档案人员尝试把计算机、网络信息技术等运用于档案管理工作，在地勘单位档案信息化管理方面取得一定的成效。然而随着大数据时代的到来，地勘单位档案管理工作迎来数字化建设要求，以往的制度基础薄弱、数据资源不全、信息服务滞后、队伍素质不高、质量控制不力等问题愈加突出，不利于发挥上述档案管理数字化建设的优势，影响档案工作效果，急需采取以下针对性策略推进档案管理数字化建设。

（一）加强制度构建，奠定数字化建设基础

没有规矩不成方圆，有法可依、有章可循是开展任何一件事的基本前提。地勘单位档案管理改革要以制度建设为支撑，建立健全档案数字化的建设与管理制度，形成比较完善的标准和规范。同时积极纳入内部控制体系、质量管理体系，促进制度的贯彻和执行[2]。档案管理数字化建设的制度主要有：人员岗位设置制度，服务器机房、档案数字加工处理场所的管理制度，数字档案资源的安全和保密等制度;结合地勘单位实际情况构建标准规范，形成以数字档案为基础的电子档案收集、整理、保存、使用等标准规范，例如传统纸质档案的数字化加工和电子文件的归档、分类，还有档案和业务流程、安全保密和开发利用、系统操作管理等标准规范。

此外，档案管理是地勘单位管理体系的一部分，要消除重项目建设、轻档案管理的不良现象，明确项目部和档案部门的职责。尤其是档案管理数字化建设存在系统性特点，参与部门多、涉及面广，档案部门要和本单位的业务部门、信息化部门、保密部门等充分协同，理顺关系，进一步明确档案管理职责。例如成立地勘项目领导工作小组、项目工作小组，依托现有条件推进档案数字化，领导小组主要负责制定档案数字化建设的方案、制度和保障措施，项目小组主要负责落实档案数字化建设的目标、内容、步骤和实施计划等，确保完成每一个环节的工作任务。在数字化建设背景下还要构建档案的查阅、借阅规范，也就是完善利用远程查阅技术、层级授权管理技术等查阅、借阅地勘档案的制度和规范，严格审查档案利用授权，基于《地质资料管理条例》加强档案数字化管理。

（二）加强数字化处理，完善基础数据资源

按照地勘单位档案管理数字化建设制度进行档案资料的数字化处理，即以现有纸质档案或者机读档案为对象，利用计算机进行档案资料的收集、筛选和加工，形成电子文件数据[3]。例如利用扫描仪进行纸质档案的数字化转换，建立基础数据资源库，方便存储、查询、利用，快速实现地勘档案管理的网络化，使其服务地质勘察工作，推动单位其他业务的现代化进程;强化电子文件的存储和管理，无需专门管理，關键在于选择恰当的存储载体和存储方式、匹配的存储设备和存储系统。只要产生电子文件，就要按照制度妥善管理，保证电子文件不损坏、不散失、不失真，已经归档的电子文件载体也应无划痕、变形、霉变等损伤，不携带病毒，可以在通用读取设备上读取，提供完整准确的档案信息。

一般电子文件不会加密，如果要加密，应同时归档密钥。而且不宜压缩存储电子文件，通常只读光盘使用较多，因为它只能用于播放或检索盘上记录的信息，制作简单、体积小、容量大，方便保管地勘单位档案资料。对于电子文件还要进行检测、维护，因为电子档案载体，尤其是磁性载体会受到环境因素较大的影响，保存时间一般是10～20年，需要定期检测、复制电子档案保存载体，保证档案数据资源真实可靠。

（三）加强数据库建设，创新档案信息服务

管理档案最终是为了使用，考虑到地勘单位的档案管理工作处于事后、幕后的位置，档案人员应积极创新服务理念，主动提供档案信息服务，以事后服务事前、幕后服务幕前，最大限度发挥档案的价值。

首先，加强档案数据库建设，提供利用档案信息的便利条件。著录是建设档案数据库的核心环节，关系着档案目录的数字化建设质量，需要严格执行档案著录规则，录入每一项数据[4]。例如补充目录信息，完善目录数据库，重新补充题名或责任者等不准确、不完整的档案，提高档案信息检索率;对已经扫描的图片档案进行文字识别处理，形成双层PDF，在保存以后和档案管理系统挂接，据此构建全文数据库，方便实现地勘单位档案全文检索。其次，多角度、深层次开发地勘档案内容。档案人员通过数字化加工强化档案信息开发和利用，例如编制全宗指南和组织沿革、基础数字汇编、大事记、专题文件汇集、拍摄专题片、举办陈列展览、公众号等信息形式，主动积极地落实档案研发工作，创造提供特色档案信息服务的条件。如此，档案利用者能够远程调用地勘单位的数字化档案，无需手工检索目录以后到库房逐件查阅，也无需在归还和统计时逐页、逐件清点档案。还可以利用文本挖掘、数据挖掘等技术提升地勘单位档案开发广度、深度，把“死”档案材料转变为“活”信息资源。在地勘单位档案数字化利用中要注意把握开放和保密的界限，因为伴随时间的推移，地勘档案资料的保密程度逐渐降低，要彻底扭转以往重管轻用的局面，根据档案利用需求积极提供信息利用服务，提高档案信息共享效益。

（四）加强人员培训，打造数字化管理队伍

地勘单位档案管理数字化建设效果的好坏往往取决于人员专业水平的高低，特别是专业技术人员在实施数字化建设以前进行的档案校对、整理、注释说明等工作对后续消除数字档案阅读、理解和使用方面的偏差有直接影响[5]。这就要求档案人员不仅要巩固专业档案管理知识，还要接受计算机、网络、大数据等专业技术培训，熟练掌握数字档案管理规范，掌握现代技术使用方法，明确档案管理数字化建设中的扫描、录入、检索等关系。

与此同时，加强档案人员安全保密培训，例如经常组织档案人员学习保密法，加大法规和制度学习力度，增强保密意识，处理好地勘档案保密和利用的关系，根据按页定密、小范围定密、局部定密的细则有效落实档案安全保密工作;加大计算机网络管理力度，保证档案管理系统安全，通过正版软件和防毒杀毒软件、防火墙技术等加强安全管理，在档案数据备份中注意选用专门的服务器，做好物理隔离;邀请档案数字化建设专业人员举办讲座，或者抽调档案队伍中的骨干去档案管理数字化建设经验丰富的单位交流、学习，培育具备数字化、信息化和优秀档案工作能力的复合型人才队伍，提供顺利实施数字化建设的人才保障。

（五）加强质量控制，提升数字化工作水平

地勘单位档案管理数字化建设是环环相扣的，任何环节的质量都会影响整个数字化建设的成果质量，在做好以上基础工作的同时要实施全过程控制，保障档案管理数字化建设质量。例如准确录入前期数据、文件扫描质量与标准相符、光盘刻录内容完整、后期可以独立检索或浏览数字化建设成果等等，通过有效控制数字化建设工作的每一个环节、流程，保证质量达标。具体而言，以《纸质档案数字化技术规范》为参照优化地勘单位的档案管理数字化建设技术方案，使方案不仅符合国情和现代管理理念，还能对本单位开展各项工作发挥更大参考价值;强化宏观管理，结合实际情况完善管理制度、安全制度等，例如把档案数字化工作纳入单位目标考核或者绩效考核范畴，充分调动人员积极性，促使档案管理数字化建设越来越完善。

除此以外，实行档案管理数字化建设的三级检查，严格把关每一个工作环节的质量。第一，档案管理数字化建设人员加强自查，严格检查自己在工作中有没有漏扫、错扫、质量不达标等问题，保证数字档案100%合格;档案人员逐件审查数字档案，确保合格率不低于80%;档案管理者抽查，随机检验已经完成的档案数字化工作成果，保证质量合格。而且除了人才保障，地勘单位档案管理数字化建设还需要设备保障，应增加软硬件投入，例如配备数字化工作所需专业档案管理軟件、新型扫描仪和计算机等，同时加大设备维护力度、软件研发与升级力度，顺利高效地推进档案管理数字化建设。

三、结语

随着数字化信息技术的持续发展、在各行各业的广泛深入应用，地勘单位的档案管理理念与模式在不断变革，通过使用数字化信息技术极大地提升了档案管理效率，帮助档案人员减少工作量，弥补传统档案管理的不足。今后要继续加强对档案管理数字化建设的研究和实践，探寻更多行之有效的策略加快数字化建设进程，为地勘单位档案管理的改革和优化提供可靠保障。

参考文献

[1]陈琪.关于地勘系统档案信息化建设探析[J].青年与社会，2018（29）：187.

[2]陈文珊.地勘单位地质项目档案管理工作优化策略[J].城建档案，2020（03）：56-57.

[3]张苗.信息数字化建设在企业档案管理中的应用研究[J].办公室业务，2020（06）：76+82.

[4]王思婕.数字人文视阈下档案数字化生存路径的创新思考[J].山西档案，2020（02）：70-76.

[5]王清云.事业单位档案管理数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].兰台内外，2019（21）：38-39.