浅谈事业单位人事档案信息化管理的思考

周新永

摘要：科学技术的不断发展，信息化管理模式在各行各业中已经广泛普及，尤其是在事业单位的人事档案管理工作当中，更要充分地融入信息化管理模式，以此来保障人事档案信息的安全性。在事业单位当中，人事档案详细地记录着个人信息，也方便了企业高层领导对员工基本工作状况的了解。但在信息化模式的管理要求下，传统的纸质版人事档案管理方式，已无法满足事业单位的人事档案的发展要求，需要充分借助信息化管理优势，确保事业单位人事档案的安全性。本文主要就档案信息化管理必要性、档案管理中存在的问题、信息化档案管理方法进行分析。

关键词：事业单位;人事档案;信息管理;方式方法

人事档案详细地记录着事业单位人员的工作业绩、个人工作经验、思想工作等各方面内容，由事业单位个人为基础，统一由人事部门进行保存管理的重要档案管理方式。也是高层机关干部提拔、体恤人事干部的关键依据。随着档案材料的不断增加，需要对传统的档案管理方法进行改革创新，应积极顺应信息化管理模式中的优势，来维护事业单位人员的信息安全，同时也是组织和事业部门对员工信息高度重视的重要表现，在事业单位业务往来过程中，避免不了会产生大量的人事信息档案，并涉及到个人的全面信息，具有较高的保存价值，因此事业单位应注重采用信息化管理方法，重视对员工信息的利用与保护。

一、事业单位人事档案信息化管理存在的问题

（一）人事单位信息管理系统存在漏洞

事业单位在进行人事档案管理之前，应建立一套完整的管理设备以此作为支撑，保障信息人事档案信息管理的安全性。但目前的事业单位在档案信息管理工作上依旧存在着漏洞，随着信息技术的广泛普及，应充分在人事档案管理当中融入信息技术和计算机技术，使信息化管理模式更加充分地应用到人事档案管理当中。一些事业单位尚未健全完整的档案管理系统，并且只是简单地将计算机设备应用到档案信息管理当中，导致档案管理工作缺乏系统性的管理方法，在资料整理过程中严重缺乏规范性，并且档案管理工作当中信息化管理模式的融合度不高。

（二）人事档案管理缺乏统一信息化管理标准

只有充分融入信息化管理方法，才能确保事业单位的人事档案管理工作有效进行，在工作展开之前应明确统一的管理标准，以此作为事业单位开展认识档案管理工作的重要前提。但在实际管理过程中有些部门为了实现利益最大化，忽视了信息化管理的标准。现阶段人事档案管理由于缺乏统一的管理方法，将会影响人事档案的信息化管理模式进程，难以形成统一管理的标准阻碍了人事档案管理工作的进程。

（三）档案管理人员的素质有待提升

对于事业单位的人事档案管理工作来说，主要是依靠档案管理人员的综合素质，因此相关部门应重视档案管理人员的素质培养，信息化管理模式的优势是将事业单位工作人员的信息准确的登记到管理系统当中，因此需要重视档案管理人员的信息化思想，以此来满足事业单位管理人员的素质需要。但现阶段管理人员的年龄偏高，虽然经验较为丰富但信息化管理经验不充足，对信息化技术的管理模式无法认同，在短时间内无法接受信息化的管理方法，对新鲜事物的接收能力较差。因此需要制定更加有针对性的方法，帮助管理人员完善信息管理方法，调整管理方式并制定最有效的管理方法，并在事业档案人事档案管理工作中对工作人员进行培训，培养管理人员对新鲜事物的接收方法。

二、提升事业单位人事档案管理的重要性

（一）提升人事档案管理工作的管理效率

事业单位对国民经济发展发挥着关键作用，因此更要重视人事档案管理的方式，需要制定有效的方式来提升管理人员的工作质量，对管理方式中存在的问题进行优化处理，使档案管理者能够充分发挥自身职能。人事档案管理的工作是各事业单位工作中的重点内容。事业单位的档案管理工作主要针对全体员工，信息化管理方式将传统的纸质档案变成电子档案，在一定程度上确保了人事档案的安全性，借助信息设备进行管理，为人事部门提供了更充足的空间，使管理人员工作更加方便快捷，工作效率明显提升。

（二）降低人事档案的管理成本

各个事业单位的档案管理方面的工作，也需要充足的管理成文作为支持，工作难度在与人事档案的收集和储存上，纸质版材料在储存过程中需要进行防尘防潮处理，并需要专业的人员进行看护修理，需要耗费更多的精力、人力，但在信息化模式下的档案管理模式，只需要一台电子设备就能储存信息量巨大的人事档案信息，随时能够完成档案调取工作，简化了档案管理流程，大大降低了人事档案管理的安全性。

三、事业单位人事档案信息化管理的优化方案

（一）建立完整的管理制度、提升档案管理安全性

为确保档案管理内容的信息化发展，需要建立健全完善的管理制度，并将管理制度积极地落实到各个环节当中，档案管理人员要明确档案建设的各环节内容，注重理论与实践相结合的方式对档案管理人员的工作态度、行为进行统一化管理，确保档案管理流程的稳定性。也要提升档案管理的安全意识，信息技术是维持事业档案正常运行的基础，在工作过程中不得使用公用电脑做与工作无关的事情，管理者在每天下班之前要对计算机进行查询，对违反管理制度者进行惩罚处理。

（二）积极引进先进的档案管理软件

事业单位的人事档案决定着信息安全，对经济发展发挥着促进作用，更应该重视档案管理的信息化，信息数据库工作人员应注重软件的开发和创新，积极引进先进的管理制度，逐渐提升档案管理信息化工作效率。领导人员有权对人事档案远程操控和查询，也能够实现档案贡献功能。在确保档案安全性的同时减轻管理人员的工作压力。实现信息共享在第一时间对事业单位工作人员档案进行查看，进一步提升了工作效率、档案备份是对事业单位信息的双层保护，避免因个人操作失误出现信息丢失现象。

（三）加大资金投入力度、重视档案管理人才培养

为尽快完善事业单位档案信息化管理模式，事业单位部门更应该加大资金投入力度，将信息管理仪器配备全面，计算机、扫描仪、打印设备等等，建立健全信息化管理体系，才能确保人事档案的安全性，同时也要对人事信息库进行多种防护处理。同时也要注重对档案管理工作人员的培养，培养信息化工作理念，在新任职人员上岗之前需要在多媒体设备房进行培训，熟练人事档案的信息化办公软件，数量掌握档案管理技术，確保档案管理人员的理论知识与信息软件操作能力互相匹配，提升档案管理信息化进程。

结束语：在信息化时代背景之下，事业单位的人事档案管理工作，需要充分融入信息化管理的优势，同时也要注重档案管理人才的责任意识培养，提升档案管理工作人员的政治思想觉悟，并对信息化管理模式进行多方面创新，才能满足事业单位的长久发展。事业单位作为领头羊应提前融入信息化档案管理方式，积极响应社会发展潮流，确保事业单位的档案管理工作的平稳运行，提升档案管理工作的安全性。

参考文献：

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