计算机在档案管理方面的应用

康敏

摘要：当前，随着计算机技术和网络技术的迅速发展，我国企业也开始在档案管理中应用计算机，以提高档案管理工作效率。基于此，本文以计算机在档案管理方面的应用为研究对象，首先介绍了计算机在档案管理中应用的必要性，然后分析了计算机在档案管理中应用存在的主要问题，最后提出了计算机在档案管理中的具体应用，希望可以为有需要的人提供参考意见。

关键词：计算机;档案管理;应用

从计算机的诞生到二十二世纪的如今，计算机已经层层渗透到人类生活、工作的各个角落，尤其是科技飞速发展的今天，计算机早已是人类日常生活中集娱乐、学习、工作等方面无法替代的部分，这期中就包括了档案管理。档案管理是一套政策性、机密性较大、工作系统复杂的工作，随着计算机领域的飞速发展，档案管理科学化成了档案管理工作的目标，计算机给予辅助工作成了档案管理科学化的中枢纽带。正因如此，研究分析计算机在档案管理中的运用，对推动档案管理工作的快速发展具有决定性作用。

档案的含义，档案其实就是社会组织、个人对过去的社会活动中形成清晰、准确、完整的记录信息。随着全球步入科技时代，在传统的信息管理方法手段已经无法适应时代的飞速发展进程，由此档案管理逐渐运用起了计算机技术形成了档案管理科技化、现代化工作方式。伴随着数字档案馆的建成，数字化信息的储存有了数倍的增加。在二十世纪中后期，档案管理运用起计算机技术后，经验不断累计，发现当今的计算机档案管理系统只能进行档案管理信息的简洁化检查、搜索、统计，没有更好的手段应对信息量和普遍的工作，从而导致了计算机档案管理工作中消耗了大量人力、财力、物力。因此，不断加强和改良计算机在档案管理工作中的运用，对提升档案管理工作具着重大意义。

1 计算机在档案管理中应用的必要性

在网络时代，现代信息技术已经在社会的各个领域，这样就必定影响档案管理工作的正常开展。就档案管理来讲，也需要不断创新和改变传统的管理模式，而应用计算机技术，才可以确保档案管理工作顺利进行。计算机可以在平时的档案管理工作中应用。最关键的是能够在档案检索工作中应用计算机，通过此应用可以真正满足档案检索较大容量以及运算快速便捷的实际需求。计算机应用于档案检索中可以极大的缩短档案检索时间，提高档案检索质量。并且使用计算机能够在计算机系统中录进固态档案，设置数字档案馆，利用计算机建设的数字档案馆可以扩大档案管理工作的空间。不只是这样，也能够利用计算机建立多样化的计算机档案管理网站，借助档案管理网站可以真正满足用户的各种需求。现阶段，通过利用计算机能够将以往的信息传播办公方法转变，人们能够利用计算机，从根本上实现档案存储、档案查阅检索以及档案填写等等。使用计算机构建电子档案，对收集以及管控各种信息是非常有利的，体现出档案管理的个性化特征，以显著提高档案管理工作水平。

2 计算机在档案管理中应用存在的主要问题

1）网络安全问题。在网络技术迅速发展的背景下，档案资料的网络管理的可靠性以及安全性面临严峻的挑战。网络有了越来越多的不安全因素，也不利于网络化的发展。通常，如果网络用户数量快速增加，网络的危险系数上升速度也相当快。现如今，档案管理网络化安全面临的挑战具体表现在以下几点：违法黑客采用多样化的入侵手段、很多各种类型系统的计算机病毒的侵入等等。

2）电子文件的原始性以及很有可能被破坏问题。尽管电子文件档案便于管理，然而电子档案的原始性很有可能受到破坏，这是全球各个国家都面临的重要难题，主要原因在于电子文件被修改的概率较大，而且采用现有的技术难以正确识别真假的电子文件信息[1]。随着信息网络时代的出现，电子文件安全问题越来越普遍，现在全球范围内几乎都可以联网，对于如此庞大的网络接入，网络黑客并不一定就是本国，也很有可能是其他的国家，所以当前电子文件的安全性也必须要敢于面对各种挑战。

3 计算机在档案管理中的具体应用

计算机属于信息技术，能够实现对海量数据信息的有效处理。然而基础是确保计算机内所有原始数据的精准性和合理性。因此，企业在档案管理中应用计算机时，必须要确保档案数据信息的收集以及输入等等工作的有效性。现阶段，计算机在档案管理中的具体应用主要包括以下几点：

1）在库房管理中应用。就档案管理来讲，库房是其重要场所，在档案管理中应用计算机的基础上，也能够科学管理库房[2]。比如：企业在档案管理中应用计算机，可以利用计算机技术对档案存放库房进行有效管理，可以自动调节以及监测档案库房的温度。并且计算机能够合理设置防火系统与防盗系统，提高档案库房的安全性。通过这样的管理，可以确保档案库房安全，防止档案不小心损坏，保证档案的安全性，进而促进企业现代化档案管理。

2）在档案存储于保管中应用。企业在发展中，工作人员并不是固定不变的，存在一定的流动性，有待处理的事件处于动态中，建立的档案数量也不断增加。这样就导致企业有很大的档案管理工作量，需要企业积极提升档案管理水平。正是因为企业的档案信息量越来越多，企业应该将档案存储以及档案保管工作落实到位[3]。以往的纸质档案管理，一旦损毁，就很难将其复原，而且在保管过程中很有可能受到各种因素的影响，比如：人为因素以及环境因素等等，无法确保安全，对档案管理是非常不利的。然而在档案管理中应用计算机，将档案信息录进后，能够复制，在很大程度可以为确保档案安全奠定坚实的基础。此外，通过利用计算机可以为信息存储和保管提供便利，對调阅以及查阅档案都是相当有利的。

4 结语

总而言之，在知识经济时代，促进档案管理现代化发展是十分关键的。对于档案管理人员来说，必须要应用计算机不断提高档案管理工作，要可以进一步提高自身的专业素质，加强自身的计算机应用能力，只有这样才可以使档案管理服务水平大幅度的提升，确保可以实现既定的档案管理目标。

参考文献

[1]闫瑞凤.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑，2015，31（03）：90+137.

[2]刘洪月.计算机在档案管理方面的应用[J].计算机光盘软件与应用，2014，17（16）：111-112.

[3]樊莉丽.计算机技术在档案管理中的运用[J].中国管理信息化，2014，17（12）：46-47.