新时期事业单位会计档案管理中的问题及解决方法刍议

摘要：经济发展形势下，单位档案工作正逐步向多元化方向发展。事业单位作为政府重要的机构组成，其档案资源非常丰富，但由于历史原因和传统习惯，档案工作多数是以单一公文通知的形式记录单位历史信息的维护，忽视现实业务内容的补充和更新。财务会计档案方面，目前机关事业财务会计岗位专职人员少、会计核算工作任务繁杂、没有独立财务档案管理经费，再加上对会计档案工作的重要性认识不足、重视不够，造成一些财务档案数据的散失、霉变等。本文就新时期事业单位会计档案管理中的问题及解决方法展开探讨。

关键词：事业单位;会计档案管理;问题;解决

引言

会计档案管理是事业单位管理的重要内容，也是降低事业单位内部经营风险，提高财政经费使用效率，推动事业单位稳定发展的重要保障。当前，事业单位会计档案管理工作水平虽然不断提升，但仍然存在一些问题，需要采取针对性措施，确保会计档案管理全面发挥应有的作用。

1事业单位财务会计档案的组成

财务会计档案管理工作是单位对各时期形成的会计账簿、会计凭证和财务报告等能记录和分析单位财务活动的重要资料进行归类整理，是单位档案管理中一项重要工作内容。财务会计档案管理划分为会计核算、收费管理及财务资料等多个内容，其中：“会计核算”分为凭证、账簿、报表、合同、物资管理和预算;“收费管理”分为收费报表、收费资料、租赁合同等;“财务资料”分为各部门下达的财务指导性业务文件。

2事业单位改革期间会计档案管理工作出现的问题

2.1事业单位会计档案日常管理不规范

（1）纸质会计档案“储藏式”归档，不利于查阅利用。纸质会计资料在本年度完结后，可以由财务部门临时保管，但一般不超过一年。之后需要经过严格的收集、整理、移交等手续，并制定档案移交清册后，移交给档案管理部门。但还普遍存在会计档案在从财务部门移交到档案管理部门的过程中，“重收集、轻整理”，“只转移、不移交”等问题，会计档案流转进档案室（馆）后，锁入档案柜，没有制定目录和清册，没有进行分类和排序，为今后会计档案的查阅利用工作，造成了极大的不便。（2）电子会计资料没有定期归档，长期由会计部门保存。《会计档案管理办法》2016年实施以后，在法律上认定了电子会计档案具有与纸质会计档案同等的效力和作用，电子会计档案的移交要按照相关流程进行管理，电子会计档案在满足相应要求后，可以仅接收电子版会计档案，不必电子纸质双套制接收，大大降低了移交成本。但是各种会计核算系统产生的电子会计档案，基本没有电子会计档案归档和移交模块，导致电子会计资料始终由财务管理部门保存，经常超出三年临时保管期上线。（3）会计档案不开展鉴定、不销毁，占用公共资源。具有独立会计核算资质的单位，每年都会产生大量的會计档案，会计档案在审计、纪检等工作中作为重要证据，必须进行专门保管。但是很多单位以此为由，不开展鉴定销毁工作，实为懒政怠政行为。常年累月会计档案越积越多，堆积如山，既不能进行有效的查阅利用，也不利于进行审查，并且占用了大量的公共资源和人力成本，造成了极大的浪费。

2.2会计档案管理人员专业水平不足

当前，很多事业单位会计档案管理人员是由会计人员或办公室人员兼任。这些工作人员并不具备专业的档案管理知识，也没有对《会计档案管理办法》的管理规范的深入了解，在面对纸质档案、电子档案管理工作的新要求时，缺乏与档案管理相关的技术、软件、网络、电算化等专业技能，尤其是办公室人员兼任档案管理员时更缺乏会计电算化技能，无法有效完成会计档案信息的审核与核实，造成会计档案信息失真、缺漏。会计档案管理人员专业水平不足，导致的后果就是会计档案管理简单粗暴，不能按照制度规范有效完成工和，事业单位会计档案也无法反映真实的经济活动。

2.3事业单位对于信息化建设的重视程度不够

随着信息化建设的全面展开，各个事业单位或多或少都进行了信息化会计档案管理，但是对于部分事业单位而言，其会计档案管理的信息化建设依然不够重视，大多都是浮于形式，很难从根本上采用实际可行的措施方案来推动并应用好信息化会计档案管理，从而使得事业单位的会计档案管理跟不上时代的发展，单位的会计档案管理和当前最新的信息化格格不入。

3解决对策

3.1细化制度流程，刚性约束会计档案管理

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理规定》以及《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关法律法规和文件精神，结合本单位实际工作，岗位划分，人员分工等制定会计档案管理相关规定。编写岗位业务手册，细化流程，和各项工作的执行标准，明确会计人员、档案管理人员、出纳人员等相关责任，建立问责机制，将各项责任落实到人，形成制度刚性约束，拒绝工作推诿和敷衍了事。

3.2提高档案管理人员专业素养

加强对会计档案管理人员的职业道德教育和法律法规培训，树立坚守岗位职责意识和保密意识，为档案管理和防范泄密夯实队伍保障。强化档案管理人员专业知识和信息技术培训，采取定期、不定期内部培训，邀请专业人员进行信息化培训，参加上级部门组织的教育培训等方式，培养一支既懂档案管理又具备信息技术的复合型档案管理队伍，提升事业单位会计档案管理的整体水平。

3.3从根源上重视并掌握信息化档案管理理念

相比较传统的会计档案管理，信息化背景下的会计档案管理工作有着很大的差异性，体现在管理对象和工作方式上，因此，对于全新的工作模式，需要工作人员能够以全新的心态去面对并处理好工作，并同时要有与时俱进的想法，认识到信息化背景下的会计档案管理工作的重要性，从而为单位的财务信息提供最为有效地保障。

3.4强化会计档案管理信息化建设

会计档案管理信息化建设有助于提高事业单位工作效率和资金使用效益，为单位发展和上级部门决策提供更加全面、科学的数据支撑。因此，事业单位要强化信息化建设，充分利用信息化技术，实现财务信息快速处理和数据快速核算。这就需要事业单位采用专门的管理软件和数据库技术，通过大数据平台收集会计信息，细化分类，确保档案信息的完整和真实。还要不断创新和优化会计档案管理模式，健全电子会计档案整理和保管的标准，加强软件采购、软件安装、系统使用权限等的监管。尤其要针对信息技术可能存在的数据泄漏威胁，做好涉密防范措施和安全管理。要加强工作人员的安全教育和技能培训，依法做好涉密电子档案管理。通过网络安全技术、涉密介质管理、构建专用网络、加强网络安全预警等机制加大系统安全防护力度，做好潜在风险的防范。制定会计档案泄漏应急反应机制，第一时间处理泄密事件，提高会计档案数据的安全性。

结语

单位财务会计档案管理工作必须要有责任心、懂会计知识又懂档案管理的专业管理人员担任，对入账的会计凭证附件审核都能做到手续齐全、内容清楚，对归档的财务文件都能做到按序装订及时封册，对需拷备的电子会计数据都能做到专门保存，从会计档案收集开始的源头一直保证相关资料的完整与安全，这是财务会计档案保管工作的基本任务，也是财务会计档案保管工作的重要目的，也是单位一项非常重要的会计基础工作。要有始有终，每时每刻，确保财务会计档案资料安全存放保管，为单位整体档案工作提供财务数据基础。

参考文献

[1]柏婷.浅析如何规范会计档案管理工作[J].兰台内外，2020（07）.

[2]王莉.事业单位会计档案现代化电子管理模式[J].兰台内外，2020（06）.

[2]薛秀娥，陈春华.规范会计档案管理之我见[J].经济师，2020（7）.

作者简介：

姓名：包景玲;性别：女;民族：蒙古族;出生年月：1969年04月;籍贯：龙江省泰来县;学历：大学本科;职称：副高;研究方向：档案管理