医院人事档案精细化管理的有效路径

姜芙蓉

（肥城市人民医院，山东 泰安 271600）

一、前言

精细化管理主要是通过高效管理达到提升管理质量的目标，同时注重管理的全面性、安全性以及稳定性。为了提升医院人事档案管理的整体水平，建议将精细化管理模式应用到医院人事档案管理中。

二、医院人事档案精细化管理的必要性

（一）人事档案的价值与地位高

很多医院的人事管理采用传统管理手段，已经无法满足信息化发展的需求。精细化管理融入了现代管理技术，以信息化手段为主，如电子文件形式、编程搜索等，能最大限度地降低人事档案管理人员的劳动强度，有效缩短档案整理、录入、查找的时间。因此，基于人事档案在医院的地位与价值，以及时代发展的需求，有必要采用精细化管理模式。

（二）人事档案管理的专业性不足

从实际情况来看，由于医院对人事档案管理的重要性认识不够，所以与之有关的投入比较少，进而导致人事档案管理的专业性不足，人事档案信息更新不够及时，时效性较差。精细化管理更注重信息数据库、管控及制度等的改进，能保障人事档案信息及时更新，从而为医院的人事调动等提供有价值的参考信息。

三、现阶段医院人事档案管理存在的问题

（一）档案库条件不达标

根据《档案馆建设标准》的相关规定，医院档案库房的规划以及建设应当满足以下要求：能存放未来15年的增量档案，满足防强光、防潮、防热等相关要求。从医院档案库的建设情况来看，相关条件还不达标。第一，基于医院发展的实际需求，档案库房的面积有待扩大。第二，基础设备过于陈旧，相关设备配置不够齐全，存在一定的安全隐患。例如，除湿机、空调等设备已经老化，虽然进了多次维修，但是湿度与温度调节效果不佳，导致档案库无法保持合理的湿度与温度，可能引发字迹褪色、纸张氧化及发霉等问题。第三，档案库需要按照相关规定设置消防安全出口，但是医院的档案库还未设置消防安全出口、防盗报警系统、防火报警系统等。同时，存在监控盲区。例如，走廊楼梯口安装了监控，但是库房与阅览室未安装，所以无法确认是否有无关人员进入档案库查阅资料，这使医院人事档案的安全性与完整性面临一定的风险［1］。

（二）档案信息化建设有待加强

在医药卫生体制改革和“十四五”规划的背景下，医院应当紧跟时代步伐，加大档案库数字化及信息化的建设力度。如今，档案管理信息化已成为衡量档案管理水平的关键，但是在档案信息化建设方面，医院资金投入力度不足、人才配置不到位以及相关硬件设施、软件设施存在滞后性，导致档案信息化管理发展缓慢。目前，医院内部的档案系统主要应用内部查询，但是各科室系统的全面对接还未实现，因此无法快速移交电子档案。在实际工作的过程中，未融入网络技术、现代化信息技术等，不仅不利于医院人事档案数据库的建设，而且无法有效整合医院所有医护人员的档案资源，使档案收集、整理、查询的过程浪费更多的时间、精力、资源。

（三）档案管理制度有待完善

目前，医院对医护人员档案管理的材料归档范围、文书档案保管期限等作了规定，但是并未制定配套的且具有操作性的档案收集制度、归档制度、借阅制度以及电子档案管理制度。因为没有对应的制度予以支撑，也未设置专人负责档案管理工作，所以主动归档的意识并不强，并且因为整理力度不足，出现了管理难度较大、信息缺失、资料不完整、整理不规范、利用率不足等问题。

（四）管理队伍的职业化水平有待提升

医院人事档案管理队伍的职业化程度，将直接影响医院人事档案的效率与质量。现阶段，医院的人事档案管理队伍还存在一定的问题，如招聘门槛较低、培训力度不足、未重视职业规划等，整个队伍的综合能力无法满足医院人事管理的实际需求，因此有必要提升其职业化水平［2］。

四、医院人事档案精细化管理的有效路径

（一）完善档案库的基础设施

有效实施医院人事档案精细化管理，必须有完善的基础设施予以支撑。医院应当为其配置基础设施，包括防火设备、防盗设备、恒温与恒湿设施等。同时，应当结合档案行业最新标准，加大对档案库的改造力度，完善消防自动报警系统、消防安全出口，从而最大限度地消除安全隐患，确保人事档案信息的保管条件得到改善。医院人事变动很大，需要及时构建档案资料，因此档案库建设面临更高的要求，建议在原来的基础上，配置温湿度自动控制设备、消防自动防控系统；同时，严格按照《档案虫霉防治一般规则》，定期开展灭菌杀虫工作，加大预防档案霉变及发黄的力度。此外，医院方面还应当构建档案安全处置协调机制，目的是能够在档案面临威胁时，及时采取措施进行抢救与处置［3］。

（二）构建并完善人事档案数据库

若要将精细化管理模式应用到医院人事档案管理中，首先需要有一个完善的人事档案数据库作为支撑，从而拥有传统管理模式所不具备的海量存储空间，对医院人才信息进行全方位记录，并客观反映不同岗位工作人员的相关信息，进而为考评工作的开展奠定坚实的基础。需要注意的是，只有在相对安全的环境之中，人事档案数据库才能发挥价值，要避免程序缺陷、黑客攻击、窃听、病毒入侵等不良因素的影响。同时，要配置综合性能较好的搜索引擎，其不仅可以及时更新数据，而且能够提升数据检索效率，为人事档案的高效应用奠定坚实的基础。

（三）完善人事档案管理制度

要落实医院人事档案精细化管理，不仅需要有完善的人事档案数据库作为支撑，还需要有完善的人事档案管理制度作为保障，并结合医院人事档案的实际需求完善制度。第一，对医院人事档案的范围予以明确，通常包括医护人员的劳动合同、个人考评资料、信息资料以及招聘表格等文件。第二，制定归档标准，即统一格式的电子文档及规范纸质化档案的整理、录入、整合手段等，这有利于保障档案的真实性及完整性。第三，医护人员职位发生变动时，如入职、离职、晋升时，需要及时更新、归档相关的人事档案信息。第四，做好人事档案部门的防盗防火工作，尤其是纸质档案，还需要落实防虫措施。第五，明确档案销毁规定。销毁人事档案前需要向上级申请，审核通过之后才能进行销毁。整体来讲，只有完善的人事档案管理制度才能保障精细化管理的全面落实。

（四）管理队伍职业化建设，确保档案管理专业有序

医院人事档案精细化管理还需要专业人才的支撑，需要进一步做好管理队伍的职业化建设，提升其职业素养。第一，要提升招聘门槛，选拔管理知识与管理经验丰富、管理技术水平与责任心较强的人负责人事档案管理工作。第二，要加强培训。由熟悉医院管理结构及医护人员实际情况的人组织培训，确保培训内容具有针对性，能满足人事档案管理人员的需求，从而调动其积极性。第三，要做好职业规划，构建合理的竞争机制及激励机制。采取精神奖励与物质奖励相结合的方式，根据人事档案管理人员的实际表现进行奖励与惩罚，有利于提升其工作积极性［4］。

五、结语

人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，直接关系到医院的发展。因此，要对人事档案管理进行改革，在基础设施、数据库、制度以及队伍职业化建设等方面进行改进，让精细化管理深入人事档案管理的各个环节，甚至逐渐延伸到医院其他管理领域。医院人事档案精细化管理还有很长的路要走，建议结合医院实际情况不断优化，只有这样才能真正发挥人事档案的作用，从而保障医院的健康发展。