从企业档案工作者角度看新修订的《中华人民共和国档案法》——基于档案信息化建设

李 洁 戚显昱

（上海航天化工应用研究所，浙江 湖州 313000）

新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）与现行档案法比较，由六章二十七条扩展到八章五十三条，新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，笔者结合企业档案信息化工作实践，对“档案信息化建设”这一专章进行了深入学习，在信息化发展迅速的新时代，企业档案信息化建设已迫在眉睫，档案人员要有危机感，赶上时代的发展步伐，以高度的政治自觉、事业自觉，学以致用，以信息化来提升企业档案管理水平，使信息化成为档案工作适应时代发展需要的基础性核心手段。

一、新修订的《档案法》对企业档案信息化建设带来的挑战

（一）企业档案信息化认识亟须提升

企业档案管理人员对信息化的意识还不够主动，只是将档案信息化作为档案管理工作中的一种技术手段，被动地接受档案管理系统与各业务系统的集成趋势，没有主动地参与系统开发设计阶段，更不用说对信息化系统的功能提出某些具体要求了。上级怎么什么要求就怎么去做，被动式地接受改变，信息化与档案的“收集、保管、存储、利用”没有很好地融为一体，在功能实现上还存在一定的缺陷，档案服务工作作用发挥不够，亟需提升企业档案信息化服务意识。

（二）档案管理工作模式亟须转型

目前，大部分企业档案管理以传统的手工管理模式和纸质文件归档为主，电子文件归档为辅，还不是真正意义上“双套制”管理，距离“单套制”管理还有很长的路要走。首先，在用的档案管理软件功能不完善，当前扫描好的档案也只是挂接到相应的档案文件目录中，有些企业的档案管理系统没有电子借阅查询功能，检索工具单一，检索效率很低，漏检误检严重，无法满足利用者的多种需求。其次，各部门在用的业务系统功能稳定性不够，形成的电子文件质量不统一，导致档案管理人员和业务人员对业务系统缺乏信任，再加上业务系统没有电子文件在线归档功能，档案人员依旧以接收纸质文件为主。

（三）档案数字化的进程亟须加快

档案数字化作为档案信息资源的建设的主要内容，企业应该更早更多地给予重视和关注。档案数字化工作不能简单地等同于进行档案扫描、数据采集并存储，提供网上查询的过程，它是一项长期而复杂的系统工程。有些企业档案部门使用的管理系统多年未曾更新升级，操作上比较繁琐，查询上设计不够人性化，甚至部分企业的档案管理系统与各业务系统的集成仍未实现，造成业务系统中生成的电子文件不能及时归档。还有些企业档案数字化工作起步晚、进程缓慢，因为保密和成本问题，一直没有采用数字化外包服务，档案人员用于档案数字化工作的时间零散，数字化工作不规范，导致传统载体档案数字化基础工作质量不高。首先，纸质文件扫描质量不高。当前，企业档案部门进行的纸质文件扫描工作，在扫描分辨率、存储格式、图像命名等方面不统一；其次，已数字化的档案数据的规范性和质量欠缺。即便是有些档案数字化了，也只是电子版和纸质版的区别，对于扫描完成后的扫描件没有进行统一管理，只是存储在扫描计算机硬盘中，对于存储的文件格式未进行OCR及双层PDF处理，一方面原因是数字化设备设施不完善，没有相关的技术软件；另一方面原因是现阶段档案数字化的重心是在有限的时间内完成对存量档案和增量档案进行“扫描”，已无暇顾及对扫描件的进一步处理。

二、企业档案信息化建设应对挑战的措施

（一）加快学习贯彻新修订的《档案法》步伐，制定企业档案信息化管理制度

目前，各级政府、档案馆等都在加紧学习贯彻宣传新修订的《档案法》，通过微信公众号、网络平台等新媒体持续推出学习新修订《档案法》的宣传报道、论文等，企业档案部门应主动学习贯彻新修订的《档案法》，针对企业实际，对新修订的《档案法》相关内容进行宣传，提升企业全体人员的档案信息化意识，营造良好的学法、知法、守法、用法氛围，充分认识档案信息化的重要性。同时，档案部门应对新修订的《档案法》《电子文件归档与管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》等有关法律法规和行业管理标准规范进行梳理，结合企业实际，制定企业档案信息化管理制度，规范企业电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，适应企业信息化建设需要，避免企业信息化与档案信息化脱节，档案信息化与档案工作脱节。［2］

（二）运用“前端管控+在线指导”的工作模式，确保电子文件满足归档要求

电子档案是从业务系统能够直接移交的档案数据，业务系统中生产的电子文件不能等同于电子档案。电子文件不仅需要满足真实性、完整性、可用性和安全性，同时还要符合档案管理的相关规定和流程，经过在线移交归档手续，最终才可称之为电子档案。伴随企业信息化建设过程中各业务系统的陆续使用，业务系统与档案管理系统无缝集成指日可待，业务在线工作将成为常态，档案人员要改变思维，运用“前端管控+在线指导”的工作模式，使档案工作与业务工作深度融合。一方面，档案部门在业务系统开发设计阶段就要介入，提出档案管理的具体要求，使业务系统与档案管理系统在功能上更好地集成；另一方面，档案管理人员对电子文件归档前的各个环节进行在线指导，强化电子文件源头控制，发挥好档案的监督指导作用，确保电子文件在各办理流程中信息真实完整，满足归档要求。

（三）做好档案数字化工作，夯实数字档案资源建设的基础

新修订的《档案法》中第三十八条规定：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。”这一规定不仅明确了数字化后传统载体档案原件处置的问题，还鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位加快推进传统载体档案数字化和档案资源利用网络化［1］。档案部门要加大力度推进室藏档案的数字化工作，固化档案工作流程，加强增量文件的数字化工作，切实提高各类技术文件受控管理的高效、规范以及归档文件的提供利用工作。从企业档案信息化当前发展阶段来看，数据比软件重要，什么工作都离不开基础的资源建设。要做好企业档案数字化工作，首先，要以用户需求为导向，将数字化的范围和数量进行摸底统计，利用现有条件对传统载体档案多门类并行或者先重点后一般进行数字化，同时做好增量档案的电子化工作；其次，要参照标准规范执行，保证档案数字化基础工作的质量，对数字化后的文件命名、格式、存储、图像处理、数据挂接等严格按照国家标准或企业规定执行；最后，要方便利用，对已经数字化的档案要划分公开范围和控制使用范围，依据不同公开使用范围根据实际情况及时向企业员工、系统内或者社会开放，确保不同价值的数字化档案发挥其相应的价值。

档案法的修订，为档案信息化建设提供了坚强的法治保障，企业档案部门要结合工作职能和具体工作，对标档案法，理清工作思路，对档案信息化建设总体工作进行梳理和盘点，明确档案信息化建设各方面完成的进度情况，并采取相应的应对措施，认真履行档案法赋予档案工作者的职责与义务，制定档案信息化的阶段目标，逐步实现档案信息化建设，为数字档案馆（室）的建设奠定稳固可靠的基础，更好地建设实现档案收集、保管、存储、利用职责的系统平台，提升档案工作水平，助力国家档案治理体系和档案治理能力现代化的推进。