制造企业 采购内控流程设计与研究

龚春梅

（国药集团成都信立邦生物制药有限公司，四川 成都 611731）

一、制造企业采购内控流程及关键节点

（一）需求部门请购

企业的仓库或者需求部门需要根据生产经营活动的实际需要以及仓库的实际库存情况，并结合企业预算情况，提出物资采购申请并编制请购单。请购是整个采购内控流程的开始，请购单上需要明确采购物资的种类、数量、需求时限及用途等内容，为采购工作的顺利进行做好信息梳理。请购单只有得到上级领导核查审批后，才能进行下一步的采购程序。

（二）供应商选择

采购部门需要根据需求部门的请购单编制订购单，然后发出订购申请，需求部门递交的请购单必须要是经过批准的。在采购环节中，采购者面对品类繁杂的市场商品，需要全方位对供应商的商品进行分析评估，综合考虑产品的质量、价格、供货时间及生产商等因素。如果采购的是一些重要性强、批量大的商品，可以采取竞价的方式来确定其供应商，保证供应商所供物资的质量、及时性及成本的低廉。

（三）合同审批

供应商确定之后，采购员需要根据采购需求草拟采购合同，采购合同需要经过公司的法务、财务等专业技术部门的严格审查后再提交分管领导审批。只有经过层层把关才能减少采购合同出现纰漏的可能，从而保证公司利益不受损。

（四）商品验收

物资采购完成后，需要验收部门对货物进行清点、验收。验收人员要核查所收到的商品是否与订购单上的要求相符，包括对比商品的品名、数量、单价、交货时间、生产厂家等信息，然后再检查商品有无损坏。验收后，要保留相关票据，签字确认，并编制预先按顺序编号的、一式多联的验收单，以此作为验收商品的依据。验收人员将商品移送仓库或请购部门时，需要对方在验收单上签字。

（五）支付款项

在对采购活动进行付款之前，应付凭单部门需要整理相关票据，检查供应商所开发票的内容与订购单、验收单上的信息是否一致。在确定所有信息无误后再按照要求编制付款凭单，付款凭单经过审批后交由财务部门进行付款。财务部门付款之前，需要严格审核所有采购凭据，严格按照公司付款流程操作付款，维护企业经济利益。

二、制造企业采购内控流程存在的问题

（一）采购计划编制不合理

物资需求计划是根据生产计划编制的，如果企业的生产部门没根据需求订单合理安排生产，那么仓库部门或者需求部门编制的需求计划也只是形式上的，采购部门在此基础上编制的采购计划自然也是不合理的。采购计划无法正确指导实际物资采购，采购部门只能参照库存情况大致安排采购，容易导致存货库存不合理，使存货周转率下降，也会占用更多的资金，导致资金周转率下降，资金压力增加。

（二）供应商准入机制及管理制度不健全

一些制造企业的供应商准入机制不健全，没有明确的准入制度，在对供应商进行评审时没有标准的评审程序，导致供应商的选择可能受人为因素影响比较严重。企业在评审供应商的时候不对供应商的经营资质进行认真审查，不对供应商的品控管理、研发创新能力、售后服务质量等进行深入了解等情况会使得供应商的供货质量、供货时间、价格等没有保障，有可能会出现质次价高的情况，也有可能会供货不及时，影响企业的生产安排。目前，许多企业确定供应商之前的准备工作都是交由采购人员完成的，采购人员在市场上进行比询价，对供应商的产品质量、价格等情况进行综合分析，然后将对比结果向采购负责人报告，采购负责人是在采购人员的判断基础上做的审批，会使采购人员很大程度掌握供应商的选择权，供应商与采购人员之间容易互相勾结。企业也存在对供应商档案的管理不科学的情况，不能及时地进行维护及分类，导致对供应商的信息不能及时掌控，无法保证供应商库里的供应商质量。

（三）采购付款流程不当

有时企业采购会面临物资紧俏、供应商较少的情况，这种情况供应商往往会要求先款后货，将采购过程中的所有风险都转移给采购方，而有的供应商收到货款后却不保质保量按时发货。企业的财务部门一般只会对采购物资的数量、价格进行核对，不会参与采购的前期工作，对于前期的合同条款、供应商选择等情况并不是很清楚，企业在采购付款时，有可能出现对结算付款单据未严格审核的情况，实际付款的比例和时间与合同条款约定的情况存在出入。还有就是企业的对账管理不规范，企业财务不能与供应商及时对账，容易导致账务处理错误，导致企业资金受损。

（四）业务岗位设置不合理

采购是一项需要不同岗位互相监督的业务，一些企业的采购业务流程不太规范，对采购流程中不相容岗位没有进行完全分离，如果询价、确定供应商、采购下单、物料验收等都交由采购人员完成，就缺少了必要的监管环节，容易造成舞弊，不利于提升企业的采购质量。

三、制造企业采购流程优化策略

（一）科学编制采购计划

企业制定的采购计划必须要符合企业生产经营的实际需求，采购计划的编制需要将销售计划、成本预算、市场价格波动的因素有效地结合起来。企业可以针对采购计划设置计划方案，在计划方案中规范采购的具体要求、采购方向及程序环节等，以保证采购计划的质量及可执行性。企业还应当设置存货管理的目标，以保证生产或销售的经营需要，企业的采购计划编制需要符合存货管理的目标，企业需要利用一些科学的计算方法确定存货的经济订货批量，通过合理的订货批量和订货时间，使所采购物资的总成本最低。这样才能减少物资采购对企业流动资金的占用，同时降低库存积压风险，提高资金及存货的周转率，进而提升企业运营效率。

（二）健全供应商准入机制及管理制度

合理选择供应商是采购业务的一项重要内容，选出优质的供应商是赢得市场的关键。首先，采购部需要在繁杂的市场上搜集整理供应商信息，在选择供应商时，既要考虑其所供应的产品是否能满足公司目前的生产经营需要，又要考虑是否能为公司将来进行新产品开发及企业发展提供储备。选择供应商，还需要关注供应商的商业信誉，要将供应商准入门槛与企业整体战略匹配。其次，为了确保供应商能够长期、稳定地为企业提供所需物资，采购部门需要对供应商进行定期考评，随时掌握供应商的业绩资料，了解供应商的经营情况的变化，并将对供应商的考评结果形成考评报告，然后根据考评报告的审批结果调整供应商名录，修改供应商档案。供应商考评内容主要包括价格、产品质量、交货期状况、服务态度及管理水平等，对关键、重要的物资供应商每季度至少考评一次，对普通物资供应商每年至少考评一次。

（三）完善采购付款流程，加强采购付款审查

企业要加强公司物资采购的付款管理控制，确保按合同付款，维护公司利益。首先，确定部门职责。采购部负责采购签约、确定付款方式等相关工作，尽量采用货到付款的方式，部分紧俏物资或供应商坚持要求先款后货的情况，货款支付需由一定层级的领导审批后才能办理。财务部负责按合同审核付款及相关的账务处理。其次，物资采购款项需由采购部根据采购合同所约定的时间向财务部提出付款申请，然后统一支付。采购部和财务部应分别建立应付账款台账，并依据每天的入库单或收货清单逐笔进行记录。采购部在每批物资收货后要及时与供应商核对账目，确保账目正确。最后，在向供应商支付货款时，结算人员需要将收货清单与合同仔细核对，并核对相关的应付账款、预付货款等账务，防止重复付款。结算办理完成后，结算人员需要对采购相关的付款凭据、提货凭证、采购合同进行归档保管，还要建立相应的备查登记簿，对预付款、已付款、余额等情况进行逐笔记录。

（四）将不相容岗位分离

适当的职责分离，可以使采购业务流程相关的岗位之间相互制约和监督，有利于发现并阻止各种有意及无意的错误，企业应当建立采购业务流程的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。在采购业务流程中岗位职责分离体现在多个环节。第一，物料的请购与审批工作应当分离，请购与审批分离，才能进行互相监督，使采购计划更科学合理，更符合企业生产的实际需要，从而减少物料的浪费及库存的积压。第二，询价与确定供应商应当分离，只有这样才能保证公平公正地对供应商进行客观选择，防止徇私舞弊的情况出现，进而找到优质供应商。第三，采购合同的订立与审批应当分离，采购合同经过采购人员审核分析后需要提交由企业法律、财务等部门进行审查，审核无误方可签订采购合同。第四，物资的采购与验收岗位应当分离，只有由其他独立于采购的人员进行物资验收，才能防止供应商与采购人员私下勾结，保证采购物资质量。第五，采购付款审批与付款执行人员应当岗位分离，这样才能防止少付、多付及重复付款的情况出现，确保企业经营资金安全。

四、结束语

优化制造企业的采购内控流程设计与控制可以降低企业的采购成本，可以减少物资采购对企业流动资金的占用，同时降低库存积压风险，提高企业的资金及存货的周转率，进而提升企业的运营效率。企业可以通过科学编制采购计划、健全供应商准入机制及管理制度、完善采购付款流程、加强采购付款审查、将不相容岗位分离等措施，优化企业采购内部控制流程各个关键节点的控制程序，使采购内控流程越来越完善，提升采购质量和采购效率，促进企业持续发展。