推进事业单位档案管理规范化与标准化的策略

2021-11-25王志萍

经营者 2021年12期

王志萍

（云南省烟草公司大理州公司永平县分公司，云南大理 672600）

时代是不断发展的，当前事业单位档案管理工作需要根据时代发展的方向，突出档案管理的规范化和标准化特征，相关岗位人员需要转变自身的工作理念，满足标准化和规范化方面的过渡要求，并且融入先进的技术手段，不断提高事业单位档案管理工作效率，突出现代化工作特征。

一、目前我国事业单位档案管理工作中的不足

（一）管理方式过于落后

在当前事业单位档案管理工作中，存在着管理方式较为落后的问题，如相关单位并没有根据时代发展的方向创新和优化事业单位档案管理工作，在实际管理模式中存在一些滞后性问题，限制了事业单位管理效率的提高。同时相关岗位人员没有更新自身的工作理念，也没有树立完善的创新意识改革自身的工作模式，仍然用传统的方式进行数据搜集，并没有将先进的理念贯穿于不同的工作环节中。由于档案管理条件存在一定的限制性，档案管理工作无法朝着现代化的方向不断发展，这就使得一些宝贵的资源无法得到合理利用，无法充分发挥档案资源管理的价值，这对事业单位的发展造成了非常严重的影响［1］。

（二）未充分重视档案管理工作

在当前事业单位的发展过程中，一部分人员对档案管理工作的重视程度不够，使得档案管理工作在实际实施时不具备通畅性特征，比如在实际工作中无法贯彻法律法规在事业单位工作中的有效落实，影响了事业单位档案管理效率。与此同时，一些事业单位的档案管理基础能力较弱，在档案管理工作中经常存在档案管理混乱的情况，就现阶段情况来看，大多数事业单位并没有在内部建立完善的档案管理工作机制，也没有制定科学的管理标准。由于相关方面的内容无法落到实处，档案管理工作无法具备规范化、标准化、合理化特征。这样不仅会对事业单位的发展造成一定的影响，还会使得事业单位档案管理工作无法实现有效更新。

（三）管理队伍专业素质不高

管理队伍专业素质不高也是当前事业单位档案管理工作中需要解决的问题，例如，一些事业单位负责档案管理的人员大多数是年龄较大或者是即将退休的人员，这部分工作人员虽然可以进行档案收集，但是在思想认识以及工作能力方面无法满足相关标准。相关档案管理人员仍然采用传统人工式的方式进行档案搜集，无法掌握信息技术的工作要点，这就使得实际档案管理工作无法具备精准性特征。与此同时，相关事业单位也没有开展相应的培训活动，相关档案管理人员仍然采取传统落后的思维和方法进行档案管理，在综合素质方面显得尤为不足，这给实际的档案管理工作带来诸多问题。

（四）法律法规意识不强

在事业单位档案管理工作中，需要严格遵循我国的相关法律法规进行有效管理，一部分事业单位在国家档案法和档案管理办法的法律法规学习方面存在认识程度不足的问题，并没有认识到档案管理在事业单位发展中的重要推动作用。档案管理工作属于党和国家的重要事业，需要严格遵循我国的相关法律法规进行档案管理优化，使得档案管理工作具备规范性特征。由于相关事业单位并没有形成正确的法律法规意识，在档案管理方面显得尤为不足，这就导致在实际档案管理工作中存在着工作不到位和管理职责混乱的问题，限制了事业单位的稳定发展。

二、推进事业单位档案管理工作规范化与标准化的策略

（一）建立健全管理机制

为了使事业单位档案管理工作能够具备规范性和标准化特征，在实际工作中需要建立完善的管理机制，增强实际的管理效果。在实际实施时需要落实更加科学工作标准，了解档案管理工作中的各项要求，全面提高档案管理工作效率。一方面，事业单位需要根据自身的发展特点和发展方向，结合自身的发展目标优化档案管理体制，并且明确档案管理发展的主要工作方向，比如在实际工作中需要科学地设置专业性的管理内容和岗位职责，贯彻落实责任制度，使得不同岗位人员能够明确自身在档案管理工作中的重要性，提高自身的工作素质以及工作能力，灵活应对档案管理工作中存在的问题［2］。另一方面，还需要将公平性原则落实到档案管理的各个环节，利用管理制度约束档案管理工作有序进行，规范相关管理人员的工作行为。制定规章制度不仅可以使岗位人员明确自身工作重点，还有助于解决在以往管理工作中所面临的问题，实现档案管理工作的现代化发展。

（二）强化思政教育

在不忘初心和牢记使命的基层党建思想宣传的背景下，需要加强对档案管理人员的有效教育，从而使得档案管理人员更加认真和一丝不苟地开展档案管理工作，以推动事业单位稳定性发展为主，更加积极地进行档案管理，突出档案管理的现代化特征。要充分发挥档案管理工作的职能优势，保证区域社会保障工作的有序发展，另外还需要充分发挥档案管理人员的专业优势，更好地服务于社会和事业单位的发展，作出自己应有的贡献。在实际工作中充分发挥党员职工的模范带头作用，充分进行档案资源的有效开发，并且和事业单位当前的思想政治教育工作进行配合，补足档案管理工作中的短板［3］。基层党支部需要加深对档案管理工作问题的全方位了解和认识，帮助档案管理人员深化岗位的责任意识，从而使其一丝不苟地进行档案管理工作，更快地完成档案管理标准化的建设目标。

（三）加强员工培训

在档案管理工作中需要融入新的工作思路，从而使得相关岗位人员具备与时俱进的工作理念，增强档案管理效果。在实际工作中，要开展日常培训，使得相关岗位人员能够认识到自身在档案管理工作中的不足，进而认识到在应对繁杂的档案管理因素时，档案管理并不是简单地装订材料和收发文件，而是需要具备一定的职业素养，提高档案管理工作的质量和文稿的质量，将职业水平和道德素质融入不同的管理环节中，形成一个共同的载体，实现档案管理工作的稳定发展。相关事业单位可以开展有效的培训活动，以此讲解档案管理的要求以及信息技术的具体应用方法，使得不同岗位人员能够掌握重要的信息技术工作模式和技巧，提高档案管理工作效率［4］。

（四）做到依法建档

想要事业单位的档案管理工作具备规范性特征，就要严格遵循我国的法律法规，提高档案管理工作效率，使得档案管理工作能够朝着科学化的轨道不断发展。在实际工作中，需要运用我国的相关法律法规保证档案管理效率的提高，利用法律法规优化和完善档案管理的规章制度，健全档案管理机构以及机制，明确各自职责，形成完整的管理网络，符合当前档案管理转型的要求和标准。

（五）注重信息化发展

在信息时代，信息技术得到了各行各业的广泛应用，事业单位档案管理工作也不例外，在实际工作中需要加快信息化建设的步伐，不仅可以快速地从繁杂的信息中提取重要价值信息，还有助于实现事业单位档案管理效率的不断提高。在实际工作中需要完善硬件设施的配备，融入数字化和信息化的档案管理设备，比如打印机和数码扫描仪等，同时还需要做好现场的防尘和防潮处理，建立信息化的标准库房［5］。为了促进档案管理的信息化和网络化建设目标顺利完成，需要融入智能分类系统和网络管理系统，同时还需要在计算机中加入安全防护技术，满足档案在收集和分类方面的要求。还需要注重信息化管理方式的优化，根据电子文件的鉴定和积累工作进行有效监督以及指导，保证档案中的内容能够具备完整性和真实性。