浅谈新形势下提升机关事务管理档案价值的思考

成铖

摘要：机关事务是政府行政管理的主要内容之一，涉及工作内容广泛，如机关国有资产管理、公务用车管理、公务接待以及机关办公用房管理等各项工作职能，并且某些机关事务已经成为社会重点关注话题，更需要相关工作人员做好本职工作，维护机关单位形象。要想处理好机关事务，就要做好机关事务档案管理工作，促使机关事务发挥良好效用，提高机关事务管理效率。本文将简要阐述做好机关事务管理档案工作的重要性，分析目前档案管理工作存在的问题，并提出相应的决绝策略。

关键词：新形势;机关事务;档案管理

一、新形势下提升机关事务管理档案价值的重要性

（一）有利于提高机关工作效率

社会经济不断发展，各个行业领域都需要保存相应的档案，为后期的工作提供相关信息，以往进行档案管理工作时，都是纯手工，但这种工作方式不仅容易出现错误，还增加了存放空间，影响档案管理工作质量。随着互联网信息时代的到来，机关单位也将互联网技术应用到管理档案工作中，信息软件的应用，大大提高了档案管理工作效率，为后续的机关工作奠定了良好基础。

（二）有利于创造经济价值

在新形势发展背景下，社会不断进步，各级行政单位做好管理档案工作已经成为必然趋势，档案信息的真实性非常重要，做好机关事务管理档案工作，有利于保证信息的安全性，使得信息保存完好，得以传承下去，促使后期的各项机关工作能够对这些信息加以利用，开发信息资源，并对这些信息资源进行整合，帮助机关单位制定正确的发展目标，有利于保证经济价值最大化。

二、目前我国机关事务管理档案工作存在的问题

（一）档案管理方式相对落后

当前，部分机关单位的管理思想比较传统，尤其是级别较低的机关单位，认为机关事务相对较少，通常会使用传统人工管理方式，不仅工作效率低下，而且后期有可能发生因保存时间较长而找不到的现象，影响相关机关工作的顺利进行，无法发挥档案的最大效用。更有甚者，认为机关事务管理档案工作压力小，出现身兼数职的情况，导致相关工作人员无法将重心放在管理档案中，造成档案混乱、档案丢失等现象，造成机关单位的巨大损失。除此之外，各个机关单位由于管理人员不同，在档案管理过程中使用的管理方式不一样，管理标准难以统一，无法提高管理档案工作质量。

（二）档案管理人员缺乏专业性

由于以往对档案管理工作的不重视，导致人们对档案管理工作有着错误的认知，认为档案管理人员不需要多么专业，只需讲资料进行简单的整理与保存即可，正是这种错误认知导致管理档案工作无法体现出其价值。一般管理档案的工作人员由于缺乏专业性，那么就不懂得统计学与数据库，无法胜任该项工作。另外，由于人们对管理档案工作岗位的错误认知，认为其没有较大的发展，一些专业人士通常不会应聘该项工作岗位，这就造成管理档案是一些年龄较大的工作人员，管理观念与管理方式相对落后，专业性不高，又不思进取，没有及时去学习新的管理方式，在工作岗位上得过且过，使得管理档案效率低下。

三、提升机关事务管理档案价值的策略

（一）突出管理档案职能特点，做好数据台账工作

机关事务管理档案工作不仅局限于管理物品，还要做好管理相关钱财工作。因此，要求档案管理人员熟练掌握数据台账等相关工作，根据机关事务完善相应数据档案，建立一个科学合理的台账，从而为后续的管理档案工作奠定良好的基础。机关事务管理过程中的几个基本职能，都会涉及到数据工作，;如公共机构能源消耗数据、国有资产账卡和使用档案等基本数据，需要严格记录，进行数据留底，便于后续工作开展。另外，设立台账也有利于规范机关事务管理，在处理各项工作过程中能够做到有依据可寻，提高机关事务管理档案工作的专业性。这就要求管理人员必须做好相关数据的收集、整理与分类工作，从而建立专业台账，便于各个部门进行各项工作记录与查找。

（二）科学有效管理，提高管理档案工作质量

要想提高管理档案工作效率，必须遵循科学合理的管理原则。因此，档案管理部门以及相关管理人员需要根据单位实际发展情况，完善相应的管理机制，实行定岗定责，划分工作范围，形成良好的合作关系。另外，要明确员工制度，提高对档案管理人员的工作要求，明确岗位职责，有利于管理人员进行收集、归档等工作。最后，建立健全考核评价机制，管理人员的工作要符合岗位薪酬，实行绩效考核，在一定程度上能够提高管理人员工作积极性，并评选年度优秀管理人员，营造积极的工作氛围，促使管理人员在工作岗位上进行创新管理，提高管理档案工作质量。

（三）提高档案管理人员综合素质

档案管理人员是机关事务管理档案的主要核心力量，因此，提高管理人员的综合素质非常重要。首先，对于在职管理人员进行系统培训，根据机关单位实际发展情况，将必要的管理内容纳入培训范围，划分单元模块，有条理的培训档案管理人员，由简到难，如先學习档案基础业务，然后学习相关保密条例，最后培训如何进行信息化管理等，每一项都要进行考试，合格之后进行下一项培训，有利于管理人员认识到自己的薄弱之处，加强学习，提高档案管理业务能力。其次，理论知识过关后，要增加实践操作环节，有利于档案管理人员熟练掌握管理技能，更好的完成管理档案工作。最后，机关单位也可以为档案管理人员提供外出学习的机会，与其他机关单位进行管理上的沟通与交流，相互借鉴，完善薄弱环节，从而提高档案管理人员的工作经验。

结语：

在新形势下，机关事务管理档案工作具有较强的专业性，档案管理在机关事务中尤为重要，需要机关单位认识到自己的不足之处，制定科学合理的管理规章制度制度，发挥互联网优势，提高管理人员专业技能，促使档案管理安全化、规范化，提高机关事务档案管理价值。

参考文献：

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