基于内部控制的采购管理策略研究

李宏才，吴晶晶

（东北制药集团沈阳第一制药有限公司，辽宁 沈阳 110027）

一、前言

在市场经济快速发展的背景下，采购管理作为企业重要的经济管理活动，其综合效益直接影响企业内部控制水平。在制药企业以往的采购工作中，存在采购过程不规范、成本浪费和管理监督不到位等问题，严重制约了企业健康发展，为改善相关问题，企业需要严格监督和管理采购活动，通过完善采购制度，应用先进技术和构建优质团队，促使采购行为规范化与合理化。

二、制药企业采购管理中存在的主要问题

（一）采购人员素质较低

制药企业的采购供应环节十分重要，采购供应环节是否有效进行决定着企业相关工作是否能够正常有序开展。采购工作人员的综合素质能力直接影响产品的价值和质量，因此，加强人员培训和管理是企业内部控制的重点内容。如果制药企业内部管理措施落实不到位，采购人员缺乏诚信意识，存在徇私作弊和贪腐行为，就会影响采购环节的规范性，不利于企业实行内部控制和成本监督［1］。

部分制药公司有下属企业和子公司，但内部采购业务较为粗放、模式单一，采购业务管理不当，组织协调能力不足，使得管理工作无法正常开展。在采购管理过程中，企业出现严重经济损失，其原因可能在于采购资源分散，采购管理者未整合分散的采购资源，就会使得采购成本上升。

（二）管理技术应用不足

物资采购是现代企业成本支出的一部分，通过应用先进的采购技术和科学的采购管理方式，能够避免出现资金浪费问题。然而在实际情况中，虽然有部分企业将先进技术应用于产品加工和生产，构建了采购集中化管理系统，但技术和系统的应用推广力度不足，影响采购工作规范化。部分人员对采购信息平台的应用方式不当，未能及时发现采购中存在的成本浪费问题，使得制药企业采购成本居高不下。

（三）制度体系不够完善

制药企业在以往的采购工作中，市场出现资金浪费和中饱私囊的情况，其根本原因在于监督管理制度不完善，相关人员未能对违规违法行为进行全面监督和控制，公司管理和内部控制流于表面。在新时期，制药企业要根据采购管理实际情况，丰富制度体系的内容，通过多样化的方式和管理措施，促使采购规范化。在实际工作开展过程中，采购制度体系不完善也体现在未能实行信息化采购，企业采购信息的获取途径有限，由此采购成本高于同行业其他企业。

三、基于内部控制的制药企业采购管理策略

（一）加强人员培训

制药企业要实现采购管理规范化和有序化，加强成本控制，全面监督采购工作环节，使得采购工作更加科学高效，就需要加强对采购人员的培训，培训内容主要为采购工作的具体要求和具体标准。相关人员经过系统化培训后，能够提高采购技巧，改善采购方法，增强自己的责任意识，使得企业采购成本得到有效控制。在培训过程中，企业要注重提高相关人员的道德素质，采购人员的责任意识得到提高，就能够在实际采购谈判中坚定立场、牢记责任。

为构建高水平、高质量的采购队伍，制药企业需要在人员培训后开展考核工作，确保相关人员的工作能力和综合素质满足岗位要求。在具体培训工作中，开展轮岗培训，提高员工的综合素质，保证采购工作效率明显提升。在轮岗培训过程中，部门之间的协调组织能力也能够得到强化，这对制药企业实现采购管理规范化意义重大。制药企业在以往的采购管理过程中，存在提单不准确、物料名称不统一、规格与型号不一致等问题，影响采购工作的连续性，为改善相关问题，需要对采购人员进行针对性培训，促使相关人员熟悉业务流程。

采购人员需要强化成本观念，明确投入与产出比，详细分析采购工作内容，评估报价单是否存在错误。增强采购人员的预测能力也是控制采购成本的关键举措，采购人员应熟悉各种资料，关注药品原材料的价格走势，并且培养对采购价格变动的分析能力，了解市场供求结构变化，进而采取合理的采购决策行为。在培训管理中，采购人员的专业知识得到了丰富，能够熟练掌握原料的来源、基本功能、品质用途以及成本控制等知识，就能够主动与供应商进行磋商，增强自身的商业谈判能力，降低采购成本。

（二）加强技术应用

在药品原料采购中，合理应用采购技术能够发挥采购工作价值，确保关键技术措施得到落实。相关人员需要利用先进网络技术，做好原材料采购分类、成本分析工作，整理和汇编第三方报价信息，使得采购工作更加高效。在大批量采购中，采购人员应注重获取规模的效益，通过联合采购和业务管理的方式降低采购成本。制药企业在采购环节使用的成本控制方法主要有招标采购、竞争性谈判、集中采购和电子化采购等，此外，也可对采购库存进行控制，将相关业务进行外包，有效处理与供货商之间的关系，促使采购行为更加科学合理，满足采购管理需求。

在具体工作中，相关人员应利用企业采购管理信息化平台，收集市场供货信息，对相关数据进行横向对比，综合利用数据分析技术，使得企业采购行为更加规范，增强自身采购管理能力。企业管理人员应充分利用采购子系统，优化采购申请、采购订货、进货检验、入库管理等全过程，并且加强物流管理和资金流控制，通过物联网技术对采购行为进行监控，并且对存在采购问题的相关原料进行溯源，逐步完善采购管理系统，确保采购工作更加科学高效，保证采购工作与制药企业现代化发展目标相一致［2］。

以东北制药集团沈阳第一制药有限公司（后简称该公司）为例，该公司利用网络技术优化采购流程，制定动态化的采购计划和订单管理制度。其中采购计划包括定期采购和不定期采购等内容，并且对采购中存在的主要问题进行技术分析，在此基础上构建了以产订购的采购业务模式，此外，该公司的管理系统支持多种类型的采购订单流程，使得采购管理工作更加规范。

该公司应用管理系统，明确了采购单为源头，控制订单确认、发货、到货、验收和入库等多项内容，对相关环节进行技术跟踪，真正实现了全过程管理。该公司应用电子商务系统，可将订单直接发送给供应商，通过在线采购的方式提高采购管理效率。基于电子商务系统的应用，该公司能够对采购物品的运输状况、到货检验环节进行全面监控，对采购物品的质量进行严格控制，很好地预防了虚假订单和徇私作弊行为，对企业内部控制管理具有积极作用。

（三）完善制度体系

企业在单位采购管理中，要完善价格申报体系，明确采购报价区间，利用网络平台对采购价格进行比较，确保价格的合理性，严格控制采购资金浪费问题。企业要构建基于采购管理的监督控制体系，明确机构、业务和岗位之间的监督行为和具体关系，通过合理分工，优化企业采购管理流程，这样不仅能够提高工作效率，而且能够约束相关人员，防止出现贪腐行为。在采购管理中，企业应将工作重点放在采购人员的管理上，预防采购人员利用职权牟利，管理和调整采购人员的职能和工作范围，预防和化解系统风险。

企业相关部门应制定采购清单制，规范采购人员采购药品的名称、数量和规格等内容，并严格管理采购物品的入库工作，避免工作中存在不合理行为，保证采购工作与企业内部控制目标一致。在采购管理中，制药企业可以采取招商采购方式，鼓励相关企业进行投标，以投标的方式选择品质良好的供货商，确保采购价格处于合理区间。同时在采购管理中，企业构建有效的奖赏机制，对采购人员一视同仁进行管理，给表现良好的人员一定的物质奖励，对存在不良行为的人员进行严格惩处，能够使药品采购管理更加稳定有序［3］。

此外，企业制定采购策略时要清楚认识到供应链管理制度的应用价值，与供应商构建良好的战略伙伴关系，有效控制采购成本，提高企业经济收益。制药企业在采购管理中，应重视供应链管理和集中采购模式应用，促进二者有机结合，使得采购管理工作更加高效，同时能够实时掌握市场信息，为公司制定采购策略提供数据支持。

四、结语

本文基于内部控制理论框架对采购管理策略进行研究，以制药企业为研究对象，明确提出企业在采购管理中存在人员素质较低、管理技术应用不足和制度体系不完善等问题，同时提出企业要优化采购流程，加强管理控制，以降低采购成本，提高企业经济效益。企业未来采购管理的发展方向为集中化采购和供应链管理，企业相关人员应更新理念，加强与合作方的合作，确保采购供应链的稳定。