机关事业单位公文管理数字化转型的策略

2021-11-24邓松树

活力 2021年24期

邓松树

（福建省龙岩市连城县人民政府办公室，龙岩 366200）

前言

公文是指机关事业单位实施行政业务、公共服务等职能时形成或应用的资料，与机关事业单位的管理效能、服务效能息息相关。公文管理是指对公文形成、办理、归档等公文处理过程进行管理，实现数字化转型可使用计算机系统完成相关操作，规避人为因素的影响，能够显著提升公文管理质效，节约办公成本，应受到机关事业单位的广泛重视。

一、机关事业单位公文管理数字化转型的重要性

（一）机关事业单位的公文管理特点

在机关事业单位开展办公业务的过程中，会产生大量公文。公文是机关事业单位开展办公业务的关键资料，公文管理是业务管理的重要内容。基于机关事业单位的特殊性，公文有明确的格式要求，往往涉及机关事业单位的多个部门，且部分内容涵盖机关事业单位的涉密事项，对公文的形成、流转和存储等管理环节提出较高要求。在此基础上，机关事业单位的公文管理工作相对复杂，难度较高。在电子政务发展过程中，公文管理数字化转型是不容忽视的重点和难点问题，出现该现象的原因在于公文管理的如下特征。

首先是时效性。公文是机关事业单位办公业务相关的书面文件，应在规定时间内进行传阅与办理，为办公业务的高效实施提供支持，使得公文管理表现出显著的时效性特征。如公文管理人员缺乏时间观念，未及时完成阅办等操作，导致书面文件操作与机关事业单位办公业务脱节，将对依法行政及公务活动的实施产生负面影响。基于此，机关事业单位应进一步推进公文管理数字化转型工作，利用数字化转型的技术优势，将复杂烦琐的人工操作升级为自动操作，提高公文管理的时效性。

其次是规范性。公文有特定的体式及规范的处理程序，公文管理人员在开展各项公文管理工作时，应遵循《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）等标准规范，规范公文的格式、类型、行文规则等操作，使得公文管理表现出显著的规范性特征。在机关事业单位工作中，公文管理的规范性体现在公文管理章程、公文管理工作作风、公文管理流程衔接3个层面，分别从制度、氛围和操作角度入手，约束公文管理行为，使公文管理符合规范要求。在此基础上，机关事业单位在进行公文管理数字化转型时，需注重公文规范性，确保信息化公文管理符合标准规范。

最后是安全性。公文是机关事业单位办公业务形成的所有书面文件的统称，涵盖机关事业单位的涉密内容，公文的安全管理有着较高要求，公文管理应表现出显著的安全性特征。特别是在公文管理数字化转型背景下，公文管理的线上操作增多，为网络攻击提供可乘之机，加大了公文机密的泄露风险。为此，在公文管理数字化转型中，机关事业单位应提高对公文安全管理的重视，做好公文的安全防护工作，切实保障机关事业单位的权益。

（二）公文管理数字化转型的重要性

在《2020年联合国电子政务调查报告》中，我国电子政务发展指数为0.794 8，排名进入全球前50位（第45位），虽然超过全球平均值，但与世界领先水平仍存在较大差距，仍需持续推进信息化建设工作。在机关事业单位工作中，需继续加强公文管理数字化转型工作，深化管理改革，提高工作效能。细化来说，机关事业单位公文管理数字化转型的重要作用体现在以下三点。

第一，组织工作要求。党的十八大以来，我国颁布了多项电子政务有关政策文件，对机关事业单位的电子政务实施提供指导，要求机关事业单位做到无纸化办公。为落实对机关事业单位工作的要求，机关事业单位应进一步开展公文管理数字化转型工作，将信息技术引入公文管理的各个环节，由计算机系统负责公文管理各个环节中的公文处理工作，在线上完成公文的运转、传递、归档等工作，真正实现无纸化办公。同时，在全面从严治党要求下，机关事业单位应强化工作约束，而公文可体现机关事业单位干部的工作成效，数字化公文管理可为全面从严治党的落实提供全面的参考资料，理应受到重视。

第二，规范公文管理。在公文管理的数字化转型中，公文的形成、传递及归档过程均由公文管理系统负责，而公文管理系统会按照设定的标准程序和要求，进行公文处理，减少了人为操作的空间，避免出现篡改或遗漏等现象，使公文管理更为规范。同时，在数字化转型背景下，公文管理系统可对公文进行备份处理，保障了公文的全面性，即使原始文件被损坏或丢失，也不会影响公文的正常使用，避免公文管理出现问题，造成严重损失。

第三，提高管理质效。公文管理内容涵盖公文的形成、流转及归档等多个环节，管理工作量大，且机关事业单位成立时间较长，形成的公文较多，工作人员的管理难度较高。数字化转型可对公文实施数字化处理，由传统的纸质文件更换为电子文件，公文管理系统可按照规范程序实施相关管理工作，人工操作的工作量大幅降低，可显著提升公文管理效率。同时，电子文件可支持跨时间、跨空间的查询与移动，便于机关事业单位的资源整合，提高公文管理质量。

二、机关事业单位公文管理数字化转型的策略

基于数字化转型的重要性，机关事业单位应结合自身工作特点，从各个层面加强和改进公文管理数字化转型，为电子政务的顺利转型添砖加瓦。

（一）健全公文管理制度

在机关事业单位公文管理工作中，管理制度是重要的指导文件，为各项公文管理工作的依据。要想加强和改进机关事业单位公文管理数字化转型，首先要健全公文管理制度，将公文管理信息化纳入制度体系中，明确公文管理信息化的要求和实施要点，为公文管理数字化转型的深化推进提供指导。例如，在某机关事业单位的公文处理规章制度中，增加数字化转型相关的内容：①除需要保密的公文外，单位的所有公文均需通过办公自动化系统、单位内网等方式进行公文公布处理；②要求实施公文处理信息化工作，除政策性公文外，以机关事业单位或办公室名义向机关事业单位系统内发布的布置性公文或事务性公文，全部实行无纸化传输；③要求公文管理人员利用电子扫描设备对纸质公文进行电子化处理，同时按照档案管理要求保存纸质公文。

在数字化转型相关内容的指导下，公文管理人员应严格按照制度要求，应用公文管理系统开展公文处理工作，这有助于数字化转型作用的有效发挥。同时，机关事业单位可在人力资源管理制度中明确公文管理人员的信息化工作职责，将公文管理信息化实施成效与公文管理人员及办公室绩效相关联，提高公文管理人员对数字化转型的重视程度，积极执行制度内容。在此基础上，机关事业单位可围绕公文管理数字化转型工作，优化调整公文管理人员的绩效考核指标体系，通过绩效考核指标体系，细化数字化转型背景下公文管理的各项要求和注意事项，有助于公文管理数字化转型的强化。

以某机关事业单位为例，在公文管理绩效考核工作中，增加数字化转型相关内容。例如，在公文签收方面，对电子公文签收时间有明确要求，普通电子公文应在2日内签收，紧急电子公文应随时签收。如未满足工作要求，则在绩效考核中扣除相应分数。普通电子公文签收延迟1次，扣除0.5分；紧急电子公文签收延迟1次，扣除1分，扣完为止（该指标满分为3分）。在学习培训方面，要求公文管理人员积极参加培训活动，根据活动参与情况给予扣分或加分处理，满分为3分。对于积极探索公文处理新方法、新手段的公文管理人员，根据探索方法手段的可行性，给予加分处理，最多加5分。

（二）加强管理平台建设

在机关事业单位公文管理数字化转型中，公文管理平台是关键技术的支撑工具，技术人员应根据机关事业单位公文管理需求，加强管理平台建设，拓展公文管理系统功能，更好地为机关事业单位公文管理数字化转型服务。以某机关事业单位为例，在公文管理平台建设中，围绕公文管理各项工作内容，提供电子签名、电子印章等服务，满足机关事业单位的无纸化办公、零接触办公目标要求。为推进精细化管理，该机关事业单位的公文管理平台功能包括：①发文管理，包括拟稿会稿、审核签发、核稿编号、套红盖章、分发归档等，自动完成各项发文工作；②收文管理，包括签收登记、审核分送、批办传阅、承办催办、跟踪查询等，公文管理人员可高效处理各项公文；③公文用印，包括用印公文、快速用印、防伪打印等，将印章进行电子化处理，扩大数字化转型广度与深度；④公文归档，包括自动归档、批量归档、借阅管理等，为公文的档案管理提供便利；⑤公文交换，包括发送公文、接收公文、公文补发等，公文交换过程全记录，避免漏发或重复发送等现象；⑥公文报表，包括类型统计、办理统计、绩效统计等，公文管理平台可根据规范格式自动处理相关数据，输出报表。

同时，技术人员在公文管理平台中设置应用基础、拓展功能与协同功能。应用基础是指主题词库、模板库、公文文号、公文类型及分级权限等，支持多种类型的标准公文样式，公文管理人员可利用平台实施自动套红制作，有效整合数字化转型与公文管理要求。拓展功能是指档案集成、身份认证、印章集成等，为电子印章与电子签名的实施提供支持。协同功能是指会议管理、日常管理、督办管理等，为公文管理人员制订工作计划、协调工作内容提供便利，有助于公文管理质效的提升。另外，在公文管理平台中，全程记录办文过程，包括办文期间的修改痕迹，可显著提升政务信息的安全性。

（三）做好信息人才培养

办公室人员是开展公文管理的主体，机关事业单位应做好信息人才培养工作，提高办公室人员的信息素养，确保其高效开展公文管理数字化转型工作，为公文管理质效提升提供人员保障。以某机关事业单位为例，在信息人才培养中，从两个层面开展培训。其一，制度培训。在机关事业单位根据公文管理数字化转型要求调整工作制度后，组织办公室人员进行公文管理制度学习，共同解读数字化转型背景下公文管理的新要求，明确公文管理信息化实施要点，使公文管理人员明确数字化转型背景下机关事业单位公文运转流程、规范格式等内容，强化办公室人员的信息意识及责任意识，调动其学习积极性。其二，操作培训。在公文管理平台投入使用后，组织公文管理人员开展操作培训，培训内容包括管理平台介绍、管理平台操作指导、管理平台实战演练等，使公文管理人员明确管理平台的各项公文管理功能，掌握功能操作方法要点，并通过实战演练提升平台操作水平，进而开展高效高质的信息化公文管理工作。

另外，机关事业单位在开展培训活动的同时，可举办专项培训会，强调公文管理数字化转型的重要性，明确数字化转型的重点在于严把政治关、政策关、格式关等，切实利用公文管理信息化平台提高机关事业单位的公文办理效率和管理质量。指明各项培训活动的要求，确保机关事业单位的各个相关科室及公文管理人员能够开展高效学习，尽快掌握操作要领，将其用于岗位实践，查缺补漏，保障公文管理数字化转型工作的有效实施，逐步提升公文管理的信息化、数字化水平。强化公文管理培训成果管理，根据岗位人员的公文管理成效，评估培训效果与岗位成效，严格跟进问效，倒逼岗位人员积极参与培训活动，提升公文管理成效。

（四）强化网络信息安全

在互联网时代，网络信息安全是威胁电子政务的关键因素，机关事业单位在加强和改进公文管理数字化转型工作时，应提高对网络信息安全的重视，对机关事业单位的各项公文实施规范管理，保障公文管理信息化的安全推进。结合上述机关事业单位公文管理数字化转型方案要点，网络信息安全的落实可从以下三方面入手。

第一，建设安全网络。搭建公文传输专用网络，与互联网隔离，建立互联网攻击第一道防线，避免互联网攻击者直接攻击公文传输网络。设置管理平台权限，技术人员应根据公文管理人员的岗位，设置不同平台访问权限等级，向不同权限的用户开放不同功能和数据库内容，避免不法分子利用漏洞获取或篡改机关事业单位的公文。

第二，拓展管理平台空间。考虑到机关事业单位公文的数量逐年增多，公文管理平台空间应具有可扩展性，技术人员设置拓展功能，可以不断增加平台的存储空间，必要时可打造云平台，将公文存储于管理云中，避免管理平台因存储过多文件而降低运行速度，进而崩溃，提高管理平台使用可靠性。另外，公文管理人员的安全意识也会影响公文管理安全，机关事业单位应在制度中明确管理平台安全使用要求，约束其工作行为，避免公文管理人员在无意识的情况下使用个人工具，导致公文管理平台被电脑病毒侵入。

第三，引进安全防护技术。技术人员在进行公文管理信息化平台建设时，应一体推进网络安全技术，如数据加密技术、安全认证技术、安全网关等，并设置系统管理员、安全保密管理员及安全审计管理员等用户，对公文管理信息化平台的安全使用进行全面管理，通过三类管理员的相互制约，保障网络信息安全，避免恶意访问或病毒攻击。

以某机关事业单位构建的公文管理平台为例，工作人员以该平台为基础开展各项公文管理工作，为提升公文管理安全性，平台对带有重要数据的公文实施对称加密、信息摘要、电子签名处理，利用相关技术增强公文的加密效果，避免机关事业单位的重要信息泄露。同时，为应对互联网发展带来的多样化攻击手段，公文管理平台应承载于专用网络，引进多种安全认证方式，在公文流转的过程中对使用人员进行认证，判断平台用户的权限是否满足对应公文的处理要求，提高公文处理的安全性，避免机关事业单位的重要数据被不法分子获取。平台可使用的认证方式包括USB Key认证、动态口令卡、CA认证等，针对不同类型的公文采用不同的认证方式，进一步提升公文加密效果。另外，对于机关事业单位的密级公文，公文管理平台对公文设置二次密码校验功能，通过双重密码验证保障公文的安全应用，提高公文管理水平。