浅析医院办公室档案的应用及管理特点

在医院中，办公室档案承载着医院发展和建设的历史，只有加强办公室档案管理，才能够“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”。最近几年，我国的医疗卫生行业快速转型和发展，医院服务职能也在不断提高，并且办公室档案管理工作水平也在不断提高。但是，在办公室档案管理工作中，依然存在一些问题，必须要正视这些问题并解决问题，加强档案信息化与科学化建设，切实提高档案管理的效率。

一、医院办公室信息管理的基本特点

（一）内容多且杂。随着经济的发展，医院的办公室档案管理工作也在不断完善和优化，不但能够保留传统的一些档案，同时利用信息化技术，能够对音频、图片和视频等等不同形式的档案资源进行管理。另外，医院的档案管理工作种类多并且复杂，因此，医院办公室档案管理呈现出多样化特征。1.医院办公室档案有较多的业务指导类档案。在医院的日常工作中，内容比较繁重，并且业务复杂，这就使得医院档案管理的难度显著高于普通办公室档案管理的难度。另外，在医院内部，其科室和部门十分复杂，档案需要及时更新换代，并且需要不断补充一些新的操作标准和规章制度，及时更新医疗技术等。2.医院主要服务社会和广大人民群众，因此在办公室档案中，其中有很多医患关系类的档案。最近几年，人们的医疗保健意识不断提高，在医疗活动中，也会产生一些医疗纠纷，这些档案直接关系到医院的医疗效果，关系到医院的发展，因此，必须要加强对这些档案的管理。在医院产生医疗纠纷时，能够采用调查报告的方式进行解决，这是办公室档案管理工作的作用所在。3.医务工作者的聘任、晋升档案。在医务工作者的职业生涯中，其晋升和聘任等文书，均属办公室档案管理内容。

（二）档案的完整性。在医院办公室档案管理工作中，工作人员的流动比较少，这和普通单位存在着很大的不同，办公室档案工作者的稳定是确保档案管理完整性的基础。档案管理工作者必须全面了解档案，能够快速进行查阅和检索，不断提高档案管理的质量和应用效果。

（三）档案信息模式多元化。在医院的档案信息中，主要是有三种模式：第一种为文字文档，这是最为常见的一种档案方式，在过去的记录中，都是使用纸质档案的方式，并且包含着重要的内容，其中有人事、会计和病历等，同时也包含了一些和医疗知识相关的报刊等等，这也是重要的档案形式。第二种为声像文档的方式，这些包含了图片信息和音频以及视频等等信息，例如在某个会议活动中的照片和录像，同时还有电视广播等等相关的医疗常识的报道，以及一些专家访问信息。这些信息能够对场景进行真实还原，并且有着直观性学习的特征，能够在医院办公室文档管理中拥有很大的价值。第三种是网络档案。在当前，信息技术的快速发展提高了网络资料的传播速度，并且拥有很大的网络容量，在医院中，常规的医药宣传和普及必须要发挥网络媒介的作用，在网络中产生的不同类型的文档就是网络文档。

（四）档案管理的技术性。在当前，随着信息化的快速发展，各医院办公室文档管理工作也实现了信息化和现代化，在档案管理中，信息化的利用有着显著的效果，并且能够减少办公室文档管理工作的负担，避免不必要的人员浪费，节省了档案管理的成本投入。

二、医院办公室文档管理问题

（一）文档管理观念不足。虽然多数医院已经认识到了档案管理的重要性，然而在一些医院中，档案管理者缺乏对档案管理重要性的认识，并且存在着认知的误差，个别的文档分类模糊，档案利用更是少之又少。医院必须要提高文档管理的意识，让不同科室的员工能够及时查阅档案，及时进行归档。

（二）文档管理者素质偏低。在大众的思想观念中，档案管理十分简单，并且属于重复的机械化动作，每个人都能够完成，这种想法是错误的。一些医院的管理者也会存在这种思想，导致医院的档案管理人员没有专业的知识，并且档案管理理论不足，对于一些问题模棱两可，这些都严重阻碍了医院档案管理工作的开展。另外，一些档案管理者因为自身的观念陈旧、意识淡薄、缺乏良好的服务态度，在操作过程中，未有效完成交接任务，导致档案管理过程容易出现问题。

（三）硬件设备陈旧。在一些规模比较小的医院中，办公室档案管理业务仍然采用传统的方式开展，缺乏先进的设备，降低了档案管理的效率和水平。个别医院在档案管理工作中，依然是电脑录入信息，在档案录入过程中耗费了大量的时间，同时也影响了档案的使用效率，难以取得理想的效果。

（四）缺乏标准的档案采集与规章。医院办公室档案不但有各个临床科室的资料，还有后勤组织的资料和外界单位合作签订的一些资料，因为专业人才的缺乏，导致在各个临床科室中，难以有效采集档案资料，并且在不同科室中，文档记录环节面临着不同的问题，大大降低了档案管理的质量和水平。

三、医院办公室档案管理的对策分析

（一）提高对医院档案管理的认识。当前医疗改革和发展需要构建现代医院管理模式，并且不管是医院的医疗还是行政管理工作，都必须立足于时代的发展状况，不断与时俱进，从而给社会和人民带来更好的服务。首先，在医院档案管理工作中，要提高对档案工作的认识，意识到其重要性，将其作为医院管理的重要内容。其次，医院领导要关注办公室档案管理的意义，加强档案管理工作的宣传，使档案管理工作能够深入人心。

（二）加大硬件和软件技术的资金投入。在医院的档案管理工作中，硬件和软件的支持是基础。首先，要加强档案管理工作，加大投资比例，并且设置档案管理专门的办公室，将先进档案管理软件应用到日常工作中，及时更新硬件和软件技术设施，不断提高工作的效率。其次，要转变过去的“人+纸”管理方式，要使用现代化软件，做好各种信息的有效整合，并且在使用信息时，能够一键提取，节约人力，提高管理的效率。

（三）提高档案管理工作者的专业素养。医院办公室档案管理工作，必须要有一支专业的档案管理工作者作为基础和保障，不断提高信息化的应用。同时，要做好档案管理工作者的培训，不断提高他们的技能和专业素养，科学调配档案资料，从而更好地完成档案管理工作。另外，在医院档案管理部门，必须要定期对工作人员的档案信息化管理水平进行评价和考核，防止管理人员出现工作的错误，加强档案工作的专业化。在医院档案管理部门中，制定有效的管理目标，并且考核档案管理工作者的操作技能，评估他们的职业素养，同时也要设置有效的奖惩制度，提高他们的工作积极性，保障档案管理的效果。

（四）加强数字化建设和管理。在当前的档案管理工作中，数字化管理模式是方向也是趋势，因此，医院必须要充分引进先进的档案管理软件和硬件设施，为文档管理带来保障。办公室需要配齐现代化办公设施，使用数字系统构建管理平台，为了保证档案管理的安全性和稳定性，防止被病毒攻击，产生数据盗窃行为，需要在数据共享的基础上，对应用者的权限进行限定，保障文档的安全。另外，要正确认识档案管理的数字化建设问题，意识到数字化建设是支撑档案管理开展的方式，并不是最终的目的，并非所有档案问题都能够使用数字化来解决。在数字化应用中，能够让档案的采集和传递以及处理等等整体过程更加便捷，不断提高档案管理的效率。

四、结语

综上所述，医院办公室档案管理内容复杂并且有重要的作用。在医疗事业快速发展的今天，更需要充分重视办公室档案管理工作，保障医疗事业建设的不断发展。因此，在医院的档案管理工作中，必须充分认识档案管理工作开展的意义和价值，并且要加大硬件和软件技术的资金投入，为档案管理提供硬件基础和保障。另外，医院档案管理部门要加强信息化建设，促进资源的有效整合，从而促使档案信息化的有效开展。医院需要将档案管理工作作为医院管理的重要工作内容，建立规范化和标准化的工作程序，不断优化工作方式，对各项资料和文件进行妥善保存，并且保留医院经营历史和管理历史的相关内容资料。同时，企业需要增加信息化建设的资金投入，重视高素质档案管理人员的培养，推动档案管理工作的长效发展。