浅谈医疗卫生机构疫情防控档案的“管”与“用”

做好医疗卫生机构的新型冠状病毒肺炎疫情防控档案工作，既是各级医疗卫生机构档案部门的主要任务，也是档案行政主管部门抓好疫情防控档案工作的重点。作为医疗卫生系统的档案从业人员，笔者就此谈几点看法，供大家参考。

一、建立健全疫情防控档案工作机制

新型冠状病毒肺炎疫情出现之后，各级医疗卫生机构普遍成立了疫情防控领导小组，医疗卫生单位档案部门主动与疫情防控领导小组联系，通过交流沟通将疫情防控档案工作纳入疫情防控工作体系，相应成立由档案业务素质高、工作责任心强的专业人员担任组长，具备一定档案专业知识和实践经验的人员作为成员的档案工作组。充分发挥疫情防控档案工作组的作用，及时收集疫情防控过程中形成的各种文件材料。由于新型冠状病毒肺炎通过接触容易传染，为减少接触、避免聚集，档案工作人员要充分利用各种现代化通信工具，通过电话、短信、OA远程办公系统、微信、移动客户端等线上平台进行咨询交流，随时随地开展业务指导。这里重点提到的是那些临时建立起来的方舱医院、定点收治医院、集中隔离点，更应该成立相应的档案工作组，指派专人负责做好疫情防控相关档案材料的收集、整理工作，确保疫情防控档案材料在这些机构关闭之前整理好，并按规定移交给相关单位。这么做的原因在于方舱医院、定点收治医院、集中隔离点都是临时机构，一旦疫情过后，救治、隔离任务完成，机构就会解散，疫情防控期间形成的文件材料将处于无人监管的状态，会随之遗失。为此要进一步完善疫情防控档案工作机制，严肃工作纪律，做到疫情防控文件材料的收集、整理、归档工作与疫情防控工作两不误，二者同步协调推进。

二、制定本单位疫情防控文件材料的归档范围

新型冠状病毒肺炎疫情暴发之后，国家档案局发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，各省、市档案行政管理机构也相应印发类似通知，部署开展新型冠状病毒感染肺炎疫情防控文件材料的收集工作，同时着手向社会各界征集与疫情防控相关的实物资料。福建省档案馆启动《为英雄建档、让英雄留名》疫情防控档案资料征集活动，以“一人一库”的形式为福建省援鄂医务工作者建立专题档案库，让战疫前线“最美逆行者”的英名和壮举镌刻史册。因此各级医疗卫生机构要按照档案行政主管部门的通知精神，结合本单位的实际情况，制定本医疗卫生机构防控新型冠状病毒肺炎疫情工作档案材料的收集范围和保管期限表，用来指导本单位相关人员做好防控新型冠状病毒肺炎疫情档案工作，同时配合相关档案局、馆做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案资料的征集工作。

笔者作为省属三甲专科医院档案管理工作者，对于这一突发性公共卫生重大事件，从一开始就把收集和整理疫情防控档案放在了十分重要地位, 制定了相关归档范围，包括疫情防控文字、声像、电子等各种门类、载体的档案材料，为当前和今后科学决策及正确应对类似重大突发事件积累经验。具体归档范围大概围绕以下几方面：疫情防控工作的组织领导、工作机制、宣传培训、应急预案，以及领导小组的有关会议记录、会议纪要等材料；疫情防控监测体系、流行病学调查表、信息网络直报材料；上级主管部门重大疫情的指示、通知、决定、实施方案、工作安排、会议记录，以及工作简报、疫情通报、宣传材料、阶段性总结等；我院有关疫情防控的新闻报道、疫情科普作品、出版物、采访实录、录音录像等材料；医疗专家组意见，上级领导检查、视察、指导疫情防控工作的讲话、指示、报告等材料；本单位有关疫情防控的工作部署和向上级部门报送的总结、报告；前方一线医务人员及后方保障人员在抗击新冠肺炎疫情中涌现出的先进事迹、英雄模范材料，包括照片、录音、录像等声像材料；有关疫情防控过程中接受海内外机构、社会个人的捐赠、捐献防疫物资、分配使用情况等材料。

三、开展消毒工作，确保档案从业人员身体健康

为了及时有效地防控疫情，做好新型冠状病毒肺炎病例诊断和医疗救治工作，国家卫生健康委办公厅、国家中医药管理局办公室先后修订、发布了七个版本的《新型冠状病毒肺炎诊疗方案》。医疗卫生机构在救治新型冠状病毒肺炎患者的过程中，会形成大量与之有关的病历档案，这些病历在移交到档案室之前，长时间暴露在患者治疗的病区之中。由于档案室库房是相对封闭的空间，平时库房内外通风换气较少。为了防止新型冠状病毒通过患者的病历档案传播，医疗卫生单位在交接这部分患者纸质病历时，应该按规范做好消毒处理工作。

在消毒处理时，要严格按照国务院应对新型冠状肺炎疫情联防联控机制综合组《关于进一步规范和加强新型冠状肺炎流行期间消毒工作的通知》要求，结合档案保护技术学的相关知识，采取科学消毒措施，防止过度消毒。这些措施既要达到消灭病毒的作用，又要减少消毒方法对纸质病历档案产生的损害。

除了重点做好新接收病历档案的消毒工作，还要对提供利用之后归还的档案采取适当方式进行消毒处理，同时对档案室、查阅室、办公室的环境进行消毒杀菌。在使用空调的场所，应该按照国务院应对新冠肺炎疫情联防联控机制综合组《关于印发公众科学戴口罩指引（修订版）和夏季空调运行管理与使用指引（修订版）的通知》（联防联控机制综发〔2020〕174号）要求，做好空调使用前的检查、清洗及运行中的管理维护工作，防止新型冠状病毒通过空调系统传播。

四、按规范做好疫情防控材料的整理归档工作

医疗卫生机构在新型冠状病毒肺炎疫情防控过程中形成的文件材料数量较多，载体品种多样，既有纸质材料，也有照片、视频、电子数据，还有实物档案。因此在归档时要按照相关档案工作标准规范系统整理。

纸质病历档案在整理归档时，要按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）要求，相应开展数字化扫描工作，为档案信息共享创造条件，以适应新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的需要。这是因为《新型冠状病毒肺炎诊疗方案（试行第七版）》在出院后注意项目中要求：“定点医院要做好与患者居住地基层医疗卫生机构间的联系，共享病历资料，及时将出院患者的信息推送至患者辖区或居住地居委会和基层医疗卫生机构。”如果医疗卫生机构没有按照《纸质档案数字化规范》要求做好纸质病历档案的数字化工作，何来病历资料共享。

五、做好信息资源开发，为疫情防控工作服务

档案工作的最终目的是为社会各界提供利用、发挥档案的价值作用，如果没有开展服务工作，档案将失去归档保存的意义。只有档案服务“不打烊”，才能确保档案工作“不断档”。这种服务既有对以前档案信息资源的利用，也有对新近收集的疫情防控档案资料的开发。档案工作者结合重大事件的特点，根据利用者的需要, 有针对性地对重大事件档案进行管理、利用和编研，不断拓宽重大疫情防控档案的利用渠道，最大限度地为社会和使用单位提供档案资源，使重大疫情档案发挥出其应有的价值。由中建三局承建的武汉火神山医院能在短短的10天建成，就是利用以前疫情防控档案资源，为抗击新型冠状病毒肺炎疫情服务最明显的一个例子。福建省档案馆的征集活动得到支援湖北省宜昌市前方指挥部和援鄂医务工作者大力支持和热烈响应，征集到了支援湖北抗疫一线的档案资料，包括援鄂队员在前方的个人请战书、照片、“群英谱”MV、各级各部门及患者家属的感谢信，以及支援队签名的队旗、防护服、白大褂等实物档案，还有前线医务人员的签名、家书、证书。这些捐赠物，充分展现援鄂医务工作者义无反顾奔赴湖北主战场，白衣执甲、逆行出征的崇高精度和不畏艰险、舍生忘死的战疫风采。

这次医疗卫生机构形成的疫情防控档案资料是我国国家档案资源的重要组成部分，各级医疗卫生机构只有按规范要求做好疫情防控档案工作，才能充分发挥这些档案在今后开展科学研究和宣传教育、制定疫情预防应对措施中的作用。