探讨民航机场建设档案管理的重要作用

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

对于民航机场建设集团来说，要想在建设过程中取得良好的成效，就要重视对档案的管理。档案在人们的日常工作生活中，是人们在工作中进行下一步活动的凭证，为人们提供参考查阅凭证等一系列的重要作用。但是随着现代人类文化活动的不断增加，传统的档案管理方式已经不能跟上时代的脚步，难以满足人们对档案的广泛需求。为使档案发挥更重要的作用，方便人们更加快捷地查阅档案，需要不断加强对档案管理的现代化进程，在提高对档案的管理手段的同时完善管理方法。

一、民航机场建设管理的内容

在我国，充分考虑民航机场建设工程的实际情况，设有专门的整理规范和统一用表，这些整理规范和统一用表明确指出了在建设过程中具有操作性和普遍指导性的基本要点和要求，所以在建设过程中应该准确执行。根据我国设立的相关法规，并考虑到建设机场的实际工作，将民航机场建设管理内容大概分为三个方面的内容：一是民航机场建设集团档案管理应包括项目建设档案；二是民航机场建设集团档案管理应包括人员信息档案；三是民航机场建设集团档案管理应包括财务信息档案。在民航机场建设集团档案管理的项目建设档案中，需要对民航机场建设集团所选的场址进行论证。包括机场所在地的地形和地貌，当地的气候条件，机场内飞机的起降方向和跑道方位，对于机场内的水电暖设施也要符合城市规划，环境和文物保护土地使用的建设要求。在初步设计阶段，需要在设计纸上充分考虑飞行区的跑道和排水情况，避免因积水影响飞机正常起跑。在机场及其附近，为给驾驶员昼夜提供起飞、着陆、滑行等一系列引导信号，需要安装助航灯光照明设置。机场内的旅客航站流程、整体结构、机场内的给排水设施工程、消防设施、弱电设施都要通过设计图纸表现出来，并对建设过程中的施工图纸妥善保存，为以后机场改建或维修提供保障。在机场建设施工阶段中，要保存好项目施工合同、测量复核成果图，施工工程检查验收记录和质量评定等一系列文件和工程验收阶段的建设工程设计合同的各项内容以及质量合格文件等资料，确保档案管理的安全，满足民航机长在建设过程中的要求。在民航机场建设集团的人员信息档案中，要确保民航建设集团人员信息能够根据人事管理要求随时调动，并得到有效管理，充分达到民航机场建设集团人事管理的要求。在民航机场建设集团的财务信息档案中，财务信息是民航机场建设集团管理效果的重要信息，拥有机场内各项财务凭证、审批手续等都具有原始性。为了确保财务凭证和审批手续等重要信息得到合理保管，需要民航机场建设集团建立有关财务信息档案，并将这些信息列为重要管理内容。

二、民航机场建设档案管理的重要作用

（一）民航机场建设档案管理的主要任务。机场作为现代快速交通方式的重要过程之一，是各种信息交流的重要场所，可以极大地影响并带动周边地区的经济发展。更有许多城市在建设过程当中以机场为核心，将机场作为城市交通规划和建设的重要组成部分，积极推进机场所在地区的发展。由于机场在建设和发展的过程中，使机场周边地区的土地使用方式发生巨大改变，由原来的农业地区发展成为机场各种设施附属区。这些临空地区直接担负起与机场和民航运输相关的临空产业，临空产业的生存和发展也直接或间接地依托于机场和航空运输，但这也给当地建设提出了很多限制性的因素。比如在机场的建设过程当中，要时刻注意机场周围环境，减少机场对周围环境带来的生态破坏，这要求在城市和地区规划时将机场的发展列入城市或地区的发展规划，为机场周边地区的发展留有余地，并遵循持续发展观的理念，注重自然与社会的平衡发展。

（二）民航机场建设档案管理的重要性分析。由于在机场的通信或导航等方面，档案具有高度保密性，所以民航机场建设集团在对通信和导航等方面的档案资料整理过程当中，将现代化信息技术手段合理安全地运用到机场建设档案当中，并将其归纳为特殊档案，有专业管理人员进行管理。随着社会进一步发展，现代化信息技术管理必然会成为民航机场建设档案管理集团中管理工作的主要方式之一。在我国档案存储的主要方式为卷宗，但由于现代社会信息发展更为广泛，尤其是机场建设档案资源更为复杂，其施工时间跨度也很大。这就要求档案管理方式具有很强的系统性和明确的编制体系，同时需要遵照国家相关法律法规对档案管理提出要求。档案管理不止局限在竣工时，更要求在机场建设过程当中，进行指导和控制，在机场建设完成之后对机场进行检查严格把关。在进行档案管理时，需要充分考虑机场的实际建设情况，并明确管理的重点和要求。在机场建设过程中参与建设的单位很多，并且对于每个工程的建设项目要求的专业性也很高，难度大，容易造成各个细节之间相互错乱无章。但对于机场建设工程如果出现问题，则导致无法想象的后果，所以在建设过程中不允许有丝毫疏忽。如果在机场建设过程当中，有一份较为完整的机场工程建设档案，便可以在机场建设过程中起到监管的作用，同时又为机场工程竣工后发生突发问题提供了依据和保障，也为机场工程竣工后扩建工程提供了重要理论依据。所以档案管理关系到整个集团的经营和运营，并对其有重要意义。从目前来看，民航机场建设集团的档案管理，关系到整个企业的运营水平。民航机场建设集团通过对档案的有效管理，将集团的财务信息和项目管理信息妥善保存起来，使其具有真实性和完整性，这样既满足了企业发展随时调用信息的目的，又为民航机场建设集团的整体运营提供了最基本的保障。同时，鉴于民航机场建设集团档案管理过程中，档案的管理内容全面，为企业在经营管理方面提供了充足的数据，有利于企业在管理方面进一步提高，从而确保企业在经营管理方面得到足够的保障和支持。所以说档案管理对民航机场建设集团有着重要意义。与此同时，民航经济建设集团加强对档案的管理，有利于提升企业信息管理水平。企业通过对档案信息进行管理，使许多源文件得到妥善保存，确保企业能随时对信息进行调动，提高了企业信息管理的效率。

（三）民航机场建设档案管理工作建议。要想做好民航机场建设档案的管理工作，须做好如下几点：首先，要大力提升民航机场建设集团对档案管理的意识。这需要民航机场建设集团大力宣传档案管理意识，让集团公司有关人员充分了解并仔细地对档案信息工作进行收集和整理。民航机场建设集团需要结合自身的特点，为工作者提出有效的档案培训业务，使档案管理工作健康有序地开展。其次，要确保机场档案管理工作与民航机场项目建设工程相适应。民航机场建设项目作为一个大工程，每一步都需要开展档案管理工作。大到每一个工程小到每一个单位，从项目刚开始建立到机场建设工程的竣工，都需要档案管理工作进行同步设计实施和验收，以此确保工程的完整性、准确性和真实性。同时，民航机场建设集团需要做好档案管理监督检查工作。这需要民航机场建设集团将每年档案的数量、种类以及流动情况等相关问题真实报给档案室，档案室对于集团的信息进行归档。为确保信息的真实性，档案室工作人员需要在集团年度评估时深入每个业务部门进行实时检查，充分履行对重要档案的监督。最后，民航机场建设集团可以将公司的档案资源做成系统数据库或者电子邮件等形式，并进行档案安全备份，既保护了公司员工的档案信息，又为公司提取档案提供了更多的便利。