事业单位人事档案管理水平的提升策略

2021-11-24周稚艺

活力 2021年1期

周稚艺

（哈尔滨金融学院，哈尔滨 150000）

引言

事业单位在发展过程，要做好人事管理工作，人事档案管理工作的开展，进一步为事业单位人事管理工作开展提供了有效保证。在有效的开展事业单位人事档案管理工作过程，工作人员要结合事业单位发展实际，科学的制定更加完善的发展方案，从而全面推进事业单位发展，具体分析如下。

一、事业单位人事档案管理的重要意义

（一）优化事业单位内部的人力资源结构

从人事档案管理的内容角度分析，档案管理主要针对的是人才的个人基本信息及学历等信息内容。因此我国多数事业单位对各类人才进行聘用时，便结合人事档案的管理内容对人员进行筛选。但为全面提升事业单位人才招聘的透明度和公正性，事业单位内部的人事档案管理机制尽量优化提升。在事业单位开展人事档案的管理工作时，按照制度要求对资料进行全面的了解，以此简化管理工作的实施流程。此外多数事业单位需结合具体的人员变动情况对档案信息进行调整。人事档案中包括个人的详细信息及奖惩记录等内容，对个人的晋升等职业发展具有重要的影响作用。因此如果档案管理人员的工作态度不够积极，事业单位须对上述人员进行相应的惩罚，保证档案管理工作能够发挥有效的价值。

（二）加强事业单位内部的控制建设

当前多数事业单位由财务管理、人员安排和人员管理三方面构成内控体系，上述工作内容能否顺利完成，便会直接对单位内的经营发展产生直接影响。如某事业单位能否按照预期发挥自身的社会价值，便主要取决于人事档案管理工作的有效性。此外我国事业单位内的控制体系主要可对人员进行科学的管理和控制，如果单位能在有效的范围内对档案进行合理管理，同时做到优化改进，则可明显提升单位的人员管理质量和工作的实施效率。可见提高事业单位的内控能力，可进一步调动员工的积极热情，从而提高事业单位各个部门工作效率，进一步为事业单位稳定发展奠定基础。

二、事业单位人事档案管理的对策

（一）创新管理思维，夯实档案基础

事业单位以往在实施人事档案的管理工作时，多数以单一的信息统计和整理为目标，无法对单位和社会的效益发挥推动作用。主要可体现为在开展日常档案管理工作时，档案管理技术相对滞后，难以迎合社会发展的具体需求。部分工作者并未参加专业的档案管理和分析的培训活动，对人事档案管理的意识和手段仍处于落后阶段。此外部分担任档案管理工作的人员还同时担任其他方面的工作，因此对档案管理工作的精力投入不足，这便在一定程度上降低可档案管理工作的实施质量和效率。因此需构建健全的档案管理考评制度，对事业单位内的档案管理工作进行定量和定性等方面的考核管理，以此提高档案管理工作的规范化程度。对事业单位内的档案管理软硬件设备也需加大建设力度，定期做好督导和巡检等工作。此外需结合单位的实际情况建立有效的监管制度，依据制度要求开展档案管理工作的监督检查，保证方案能够落到细处和实处。在实施档案管理时，还需对信息的搜集环节加大重视，有效筛除不具有价值的信息内容，保证档案管理的科学性，同时降低管理难度和工作量。

（二）加强收集管理，完善档案功能

在社会不断发展的背景下，事业单位的核心竞争力便在于人才的储备，可提升人事档案管理的科学性必然会推动人才管理工作的提升，这边可作为事业单位发展的基础。若想优化档案管理工作的质量。便要更为重视人才档案管理信息的搜集环节，以此提升单位档案管理的实际效果。

首先，档案资料的搜集人员需以档案管理工作为基础，结合相关标准和要求开展单位的内部档案信息管理工作。在经济改革不断推进的情况下，事业单位的干部体制和培训机制等均要做出适当的变革，因此所形成的人事档案信息也较多，这便为档案管理人员提出了更高的标准要求。档案管理者要及时做好材料的搜集和整理工作，尽量按照标准原则做好材料的搜集工作，对材料类型进行科学划分，如果信息缺乏真实性，还要及时将其筛除。如果材料手续不全便须退回重新处理，保证人事档案内容能够更为准确，真实反映人员的信息情况。

其次，事业单位还需侧重提高对档案内容的利用效率，不断提高事业单位档案管理的职能。不但要对档案原有部分进行科学管理，此外还需拓展档案信息的内涵。如在事业单位中实施档案管理工作，可结合某员工的医疗、养老保险等档案信息来形成员工的档案记录，同时增加能够反映员工真实情况的信息内容。此外还可结合事业单位的相关部门和人员完善档案管理工作，为单位的其他工作提供必要的信息支持和参考，以此提升档案信息的使用效率，最大限度发挥档案信息的应用性价值。

（三）规范档案管理，优化工作流程

衡量人事档案管理工作质量的标准在于档案材料的完整性。因此，事业单位要尽量对档案管理的工作流程进行科学设置，从而进一步规范档案信息的搜集、查阅和传递等工作。首先，需认真落实档案信息的搜集工作。单位需在既定的时间范围内对所有干部和员工的考核、任免及调查等信息进行搜集，保证获得完整的个人信息内容。其次，需对所有档案信息进行甄别。档案管理人员需更为重视档案材料的日期和准确性，确定材料是否与员工的真实情况相符，如果缺少必要的信息内容，还需及时进行登记和补充。再次，需认真完成档案资料的管理工作。档案信息需进行规范的编码归档，如按照类别、页码等进行索引记录，从而为后续的信息整理和查阅提供便利。最后需认真查阅档案信息。查阅人可提供单位介绍信等，通过审核后对档案信息进行查阅，如果遇到特殊情况便需再办理相应的借阅手续。此外还需在档案信息的传递方面加大重视程度。需结合目标档案信息填写档案传递的通知单，标明档案信息转出的具体时间和用途，同时还需对转出的档案信息进行登记，经过确认后再实施档案的转出工作。对于档案信息管理的各流程均需按照既定的规范要求实施，严格执行制度要求，进一步提升档案信息管理的规范性，从而提升档案资料使用的安全性。

（四）结合工作实际，引入信息技术

档案管理工作的未来发展趋势便是信息化。尤其在当前的信息化时代背景下，信息技术已经在人事档案管理中得到了普遍应用。信息技术不但能够降低人力成本的投入，同时还可避免由于人为疏忽而导致的信息错误。因此事业单位要结合行业发展的必然趋势，积极学习和使用行业前沿的技术手段，将其作为推动事业单位档案管理工作质量的有力武器。首先，实现档案资料的信息化管理便需高效利用相关的软硬件设施，事业单位需配置健全的硬件设备，如计算机、打印机等，同时结合单位的具体管理需求开发管理软件，形成专业的档案信息管理平台，将档案信息的存储形式由纸质转变为电子形式。其次，可重点发挥网络资源的开放性特征，事业单位在构建信息化平台时，需重点提高档案信息内容的保密性，保证全部档案信息内容具有更高的完整性，防止出现信息泄露和恶意篡改等问题。最后为提升人事档案信息内容的应用性价值，需构建更为完善的信息化体系，设置科学的信息访问权限，加强信息防护，以此为事业单位在人才选拔和配置等方面提供必要的信息参考。