档案科技助推档案管理现代化

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

档案科技的发展需要专业性、技术性，必须要由先进科技作为推动力，才能保证档案管理的现代化和精准化。目前，我国医疗机构在档案科技管理方面取得一些成果，但依然存在一些问题。面对这种情形，有必要对档案科技管理系统进行分析和探讨，找到改进的策略。

一、档案科技助推档案管理现代化的可行性

（一）党和国家对档案科技管理更加重视。从20世纪中期开始，我国对档案管理事业极为重视，改革开放之后，国家提出了“调整、整顿、总结、提高”的目标，为相关部门发展档案管理提供方向指导。这些指导和要求都进一步强化了档案管理的重要性，为其推广与发展创造了有利条件。

（二）专业研究管理机构的建立，为其夯实基础。在国家档案局成立档案科技研究所之后，各省市纷纷成立档案科技研究所，这一举动不仅为档案科技的发展提供了土壤，也为推动档案现代化管理创造了基础条件。经过几十年的发展，如今全国各地都有档案科技研究机构，这些机构与当地工作单位结合，为其发展提供更加专业、更加完善的档案科研体制。

（三）不断强化档案科技管理。多年来，全国各地纷纷推出了相关政策，国家档案行政管理部门制定了相关管理办法。这些管理规定和办法的推出和实施不仅推动了档案科技工作的进展，也极大发挥了科技档案管理的优势，提高了包括医疗机构在内的诸多行业规范化、科学化、制度化管理水平。

二、现阶段科技档案管理中存在的问题

（一）资料收集整理不全、不规范。虽然科技档案管理的重要性已广为人知，但依然有部分管理人员因为缺乏系统学习和研究，导致在收集和整理资料时出现问题。很多管理人员因为缺乏全面收集的认知，在档案资料的完整性方面难以保证，自然会对科技档案管理与发展产生不利影响。另外，部分档案管理人员的意识不到位，在实际操作中无法与档案管理结合到一起，导致其工作不规范。

（二）权责不明，部门参与不足。在科技档案管理发展中有多头管理的现象，这一现象导致资料分散、重复，不仅对管理资料不利，对档案科技发展也极为不利。不仅如此，因为缺乏明确权责规定，个别部门员工将工作推给档案管理部门人员，因此导致移交档案不齐全、不完整，甚至比较混乱，难以形成有效档案。比如医院个别部门的医护人员认为档案是档案管理部门的责任，所有的资料都应该由该部门来收集和完善，因而在日常工作中极少将资料整理齐全，导致档案管理部门人员在收集资料时会出现不齐全的情况。再比如医院采购部门和项目管理部门，两个部门共同管理设备合同协议、检测验收报告等资料，权责不明的情况下，极容易出现遇事相互推诿，找不到负责人的情况。

（三）科技档案管理的利用率较低。大部分档案管理人员在采用科技手段管理档案时，都会侧重档案管理表面工作，忽视其利用率，导致其价值难以得到有效发挥。再加上档案管理科技含量低，缺乏信息共享平台，很多管理人员将档案保存很好，却极少分享出去，造成其对档案利用意识淡薄，也极少将其运用到实践研究中，无法发挥科技档案的价值。

（四）培训不对口，员工素质不足。部分医院机构为了提高档案科技管理效果，也会对相关人员进行培训和指导。然而从当前了解的情况可以很明显看出，这些医疗机构提供的培训内容和方向并不对口，难以实现科技档案教育培训与实际运用的连接，造成其应用水平低。比如在档案专业培训课上，很多培训讲师只是针对一些常见问题进行了培训，而对解决问题的基础专业知识却极少涉及，这就导致部分档案管理人员在运用科技管理档案时只知其一不知其二，难以有效灵活运用，导致科技档案管理仅停留在表面，无法深入应用到医院档案管理中。再者，在医院从事档案管理的员工并非专业出身，很多专业性知识不了解，在实际工作中难以适应，最终导致应用效果不理想。

（五）制度不完善，工作缺乏规范性。当前的科技档案管理作用有限，其主要表现在两方面：一是缺乏完善制度，工作随意性强，降低档案管理水平；二是奖惩制度不合理。部分医院的档案管理部门都没有明确的奖罚制度，因而员工的工作积极性不高，工作敷衍。

三、提高科技档案管理现代化的创新对策

（一）加强科技档案管理的系统完整性。员工做好档案信息资料收集是医院科技档案现代化管理的基础保障，只有做好这部分工作，才能确保下一步工作顺利开展。想要提高科技档案的系统完整性，必须要做到以下两点：1.提高医院领导的重视度。医院领导对档案管理工作越重视，越容易带动下属更好地关注和重视档案管理工作。单位领导要从思想上重视，从行动上支持科技档案管理工作，为推动科技档案现代化管理提供有利条件。2.提高科技档案管理意识。科技档案管理人员在管理与操作档案系统过程中有至关重要的作用，他们对科技档案管理的意识越强，行为就越规范，收集工作也会更完整更全面。

（二）做好档案管理基础工作。工作人员在归纳整理期间，必须要确保资料联系性不断，能为其他员工提供查阅便利，使其感受到科技档案管理的好处，继而影响其思想和行为。为提高科技档案管理的价值，工作人员还需要分析档案资料的有效性和真实性，根据调查结果及时整改资料，为医院提供完整、准确的参考。

（三）及时移交归档，确保不遗漏。以往的档案管理都是员工自己提交，部分医护人员因为工作忙碌导致搁置，资料整理不齐全。面对这种情况，工作人员要及时发挥自己的作用，保证其他员工及时移交归档，确保资料不遗漏，保证质量。在归档资料时，工作人员要检查文件是否完整、真实，是否符合规律，文字是否清晰、图样是否清楚等，有问题要及时找相关人员进行整改。对档案的移交验收也要以严格的态度面对，不能马虎大意，只有符合验收要求的才能归档，不符合的要返回修改，以此来确保档案的质量。

（四）加强先进技术和设备引进与使用。近年来，我国在设备与技术方面取得很大的成就，专业的科技档案管理设备和技术不断涌现和更新。对此，医院机构必须要及时引进和使用先进设备和技术，确保档案管理的科技化和现代化。另外，档案室要设立灭火系统和监控防盗系统，通过更有效的方式来保证档案的完整和安全。

（五）完善管理制度，强化科技档案管理。为更好地推进科技档案管理工作，医院必须要加大对科技档案管理制度的完善和创新，通过健全档案利用保管制度来为档案现代化管理发展创造条件。比如要规范医院档案借阅、查阅时间，对档案下载、保管等设置多层权限，以此来限制不同等级员工使用，保护档案的完整性。另外，医院还可以设立明确的奖惩制度，对表现突出的员工给予物质和精神方面的奖励，对工作有遗漏、不足的员工给予适当的处罚。不仅如此，医院档案管理部门还要结合实际发展情况，不断调整和完善档案制度，以此来强化档案管理。

（六）加大研发投入，提高科技档案价值。科技档案资料的研究价值极高，是单位发展的无形资产。合理地开发与利用能够更好地指导医院工作与发展，为其创新改革提供有价值参考。在开发科技档案过程中，必须要保证其能更好地指导实践，能为员工提供便捷的搜索方式，发挥档案价值，同时还要确保文档的质量，提高其服务价值。另外，通过信息技术的运用，构建完善的信息系统，提高其信息化水平。