数字化档案信息资源开发利用路径探析

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

结合国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，我国档案数字化建设通过“十二五”的发展，取得了一定的成果，形成了以互联网、局域网为平台，档案信息管理系统为支撑，数据库、档案运用平台等为基础的档案数字化体系。企业在国家政策推动下逐渐重视档案资源数字化建设，形成了以新信息化促进档案数字化建设的格局，而档案利用也从传统的实体档案藩篱中脱离开来。重视企业数字化档案开发利用，将档案效应融合到企业生产经营和转型升级战略中，是新时期企业高质量发展的助推器。因此，通过深入研究新时代档案资源开发与管理策略，对提升档案资源的利用实效性具有重要意义。

一、企业数字化档案信息资源概述

就企业档案数字化而言，指的是通过各类信息收集设备把不同载体形式的档案转变成数字内容的一个过程。而企业纸质档案数字化则是指运用扫描采集设备，将原件中涉及的图文信息划分成多个点阵式信息元，然后在计算机内将光信号转换成电信号，进而得到数字图像文件的过程。把传统纸质档案转换到计算机中，一般包含以下方式：其一，通过对纸质档案的扫描，将其转化成图像方式进行存储，抑或是运用OCR字符识别将其转变成文本文件；其二，通过已有缩微胶片影像开展数字化转换，或运用数码相机拍摄。两种方式相比之下，直接扫描成本更低，且迅速便捷。所以，纸质档案的数字化转换通常运用扫描的方式将其转化为电子图像文件进行存储，然后立足于标引信息来构建数据库，进而对档案电子影像文件迅速予以检索运用。

在社会高质量发展形势下，对企业档案进行开发利用的需求增加，利用者希望无论何时何地均能够便捷地获取有利于自身独特需求的相关信息。特别是互联网技术的飞速发展，企业用户在信息需求层次方面得到了提升，提高了个性化方面的要求。同时，就个性化信息服务而言，属于人类社会生产力发展到某个程度之后，信息服务领域表现出来的信息服务发展方向，而企业数字化档案信息能够夯实个性化服务的基础。就信息服务机构而言，是否可以提供通过筛选、优化以及整合之后的个性化服务，属于对信息服务水平进行辨别的主要指标，实现档案信息数字化能够为信息服务机构服务水平的提高提供保障，对档案利用互动之中的各个主体形成正面的影响，并提高档案利用效率。

现阶段，企业档案数字化建设在查询、借阅以及归还等相关方面已十分先进，构建了企业多媒体学习共享空间，通过科学的阅读工具可提供形式多样的视听服务。企业数字化档案室的建设，推动了企业服务空间范围的拓展，并增强了服务质量。

二、数字化档案信息资源开发利用的重要性

就数字化档案管理系统而言，需要将其所具备的优势充分展现出来，进而推动单位数字化档案管理效果的提升。数字化档案信息资源开发利用对企业档案管理和企业发展有着重要的意义。

（一）有利于推动现代档案观的发展。数字化档案信息的开发与利用不仅是推动企业内部档案管理现代化发展的重要手段，更是企业档案管理促进企业发展的基础。从宏观层面上来讲，企业的档案利用环境和档案利用对象是非常固定的，但是在实际工作和档案利用中，只是单纯关注档案利用中自己业务相关部分，很多关联信息和企业环境信息被忽视。从档案管理和档案服务微观领域层面上来讲，数字化背景下的档案信息开发和利用将开辟新的档案管理方法，为统筹企业生产和档案奠定基础，通过数字化资源分析和利用，将企业档案服务对象需求融合起来，实现精准服务的目的。从而推动现代档案观在企业中普及，从档案管理层面推动企业高质量发展。

（二）有利于促进企业档案管理现代化。档案数字化管理可以推动档案管理工作现代化发展，利用多种档案管理手段推动档案服务和档案管理工作的发展。数字化档案工作相比传统的档案工作有着重要的意义。在智慧企业或者企业信息化建设背景下，推动企业内部档案信息化发展，将“大智移云”数据运用到企业的发展中，发挥档案资源的优势。推动档案管理数字化和信息化发展，可以有效规避传统档案管理中的弊端。同时还能促进企业档案管理现代化发展。由于数字化档案信息资源开发利用传输速度加快，需要及时处理的档案信息资源庞大，数字化有效避免了冗沉档案资源利用，借助大数据技术推动档案服务工作精准化发展，将企业档案管理和档案服务协同起来，提高企业档案的利用效率。重要的是在大数据技术支撑下，可以促进档案管理结构化发展，推动数据内容和数据结构兼容，进而增强电子文件的管理效率。

三、数字化档案信息资源开发利用的路径

高质量社会发展背景下，企业档案管理部门应该不断进行创新，积极学习当前国内外企业档案资源的开发与管理经验，强化档案资源的开发与管理实效性。笔者结合自身经验，探讨了数字化档案信息资源开发利用的路径。

（一）人才路径：人才队伍建设与理念转变同行。企业必须坚持档案人才建设观，通过多种方式来促进档案工作人员综合素质的提升，进而让工作质量得到增强。针对现有档案管理人员来讲，不熟悉现代化办公设备技术属于眼前最大的一个障碍，所以企业需定期组织员工进行培训，促进其工作技能的提升。除了需要对工作人员开展相关培训之外，还应对服务工作进行适当的培训，促进其服务意识的提升，并加强服务工作水平，进而建立起和谐、融洽的企业档案管理人才队伍。对专业性人才进行培养的过程中，需要让参与培训的工作人员意识到数字化档案管理工作的重要性，并对传统观念进行转变，形成对管理方式进行转变的思想，增强对先进经验以及技术的学习，掌握档案管理知识，优化数字化档案管理工作。在新时期档案资源的开发与管理过程中，为了有效提升档案资源的利用效率，需要树立起正确的档案资源开发与管理理念。通过对以往档案资源的开发与管理工作进行全面总结，找出档案资源开发与管理存在的不足点，以便为企业档案资源的开发工作提供准确的资源依据。积极开展新时期档案资源的开发与管理试推行工作，不断学习其他企业在档案管理方面的成功经验，促使档案资源开发与管理工作能够更加有序地开展。

（二）基础路径：完善企业档案管理基础设施。要想推动企业档案管理工作向着数字化的方向进行转变，基础是要具备一定的现代化办公设备，所以各企业需要开展全面调研，收集专家和企业职工意见，在企业工作中引入现代化办公设备。同时，企业在经费使用方面需要开展科学的预算，让资金能够展现出最大的效用，并尽可能引入高质量设备，进而推动企业实现持续发展的目标。企业还需建立部门之间的良好合作，建立档案联动效应，推动企业档案管理的正常发展。采取现代化的档案资源管理模式。通过建立企业档案资源管理中心，并充分发挥档案资源管理中心的载体作用，全面统一管理档案资源。积极打造企业一站式的档案资源开发与管理平台，以搜集、查询和利用等多项功能来提升档案资源的利用效率。同时，还需要与现代社会发展过程中企业各个部门结构进行横向联合，整合社会资源，建立完善的档案资源数据库，让现代社会的档案资源充分得到开发。设计完善档案室网页、微博和微信公众号等，以便让企业档案需求者快速获取所需要的信息资源。

（三）技术路径：协同档案管理与企业业务系统。将增强数字化档案建设作为立足点，需要加强企业各业务系统与档案管理间的链接效果，在对方案进行设计的过程中，可增加资料查询功能，进而对企业资源管理持续优化。同时，根据数字化档案的具体状况，对企业数字化管理制度进行更新，确保档案管理系统能够维持在科学、稳定的运行状态之中，主要涉及文档一体化、文件保密、网络安全管理制度等，进而促进企业档案管理效率的全面提升。就企业来讲，档案存在着特殊性以及保密性等相关要求，需通过科学的措施对资源予以保护与管理。在对数字化档案硬件进行管理的过程中，需要尽量延长设备载体控制时长，并设置专门人员开展数字化档案硬件管理，减轻外界温湿度产生的负面作用。在软件控制方面，需要考虑密码以及权限管理等相关策略，促进档案保密效果的提升，并降低管理系统受到外部攻击以及恶意篡改的几率，确保数据的安全性和完整性。