提高事业单位档案管理信息化水平的策略研究

胡 悦

（秦皇岛市山海关区机构编制信息中心，秦皇岛 066200）

引 言

随着科学技术的不断发展，传统的纸质化档案管理方式在许多方面已经表现出了不足，因此进一步加强信息技术在事业单位档案管理工作中的融合，有助于让单位的档案管理更符合社会发展的形势，有助于提升档案管理的效率与质量，有助于促进事业单位的进一步发展。事业单位应从档案管理工作人员、信息化建设投入、规章制度与网络安全建设等多方面入手，推进档案管理信息化建设的进程。

一、档案管理信息化建设的优势概述

（一）环境优势：利于对档案的保存

在过去很长一段时间内，传统的档案管理工作流程十分烦琐，事业单位的档案资料被调阅和查看的频率很大，显著提升了档案资料受到损毁或直接丢失的可能性，为档案管理工作带来了难度。对档案管理信息化建设的推动，有助于实现对档案资料及时录入、长效保存的模式，有助于提升档案资料的安全性，为其提供了可靠的环境保障。

（二）技术优势：利于对档案的利用

相较于传统的档案管理模式，融合了信息技术的事业单位档案管理模式，在档案资料的共享和利用上更具效率，减少了传统档案管理工作中查阅档案信息内容的烦琐流程，极大地降低了工作人员庞大的工作量，使这一工作摆脱了时间、空间的限制，从而对档案资料的利用更加便捷，这在档案管理信息化建设的众多优势中，属于技术优势。

（三）未来优势：利于对档案的联动

在社会经济高速发展的背景下，各行各业的跨界联动都在逐步深入。档案资料已经不再只是一个部门或者一个行业的专属资料。新时期的档案管理工作，本质上还是需要形成一个更具系统性、统一性特点的平台，加强对多部门、多领域、多地区档案资料的跨界联动，逐渐形成联动管理模式，追随知识经济时代的发展方向，充分发挥信息技术的未来优势。

（四）时空优势：利于对档案的管理

在信息技术的助力下，事业单位能够进一步提升档案信息资料的采集、录入效率，能够更加高效地完成对档案资料的采集与收录。特别是对于一些档案资料数量庞大、档案管理工作烦琐的事业单位而言，引入信息化的档案管理模式，能够助力单位完善对数量庞大、管理起来流程烦琐的一线档案资料的管理，这体现了档案资料管理的时空优势。

二、当前事业单位档案管理信息化建设中存在的不足

（一）档案管理人员对信息技术的掌握水平不高

从当前我国事业单位中负责档案管理工作的工作人员群体来看，这些工作人员普遍具有年龄偏大、接受信息技术的速度较慢的特点，在长时间传统档案管理工作模式的影响下，对档案管理工作开展信息化建设的认识不足，为事业单位完善档案信息化建设带来了困难。此外，部分事业单位未重视对专业档案管理工作人员的引入，而将这一工作安排给别的部门的工作人员来兼任完成，导致档案管理工作效率不高。同时，档案管理岗位频繁更换人员，工作交接不及时、不到位，也为档案管理工作带来了混乱，为事业单位的进一步发展带来了极为不利的影响。

（二）事业单位对档案管理信息化建设的投入较少

就当前我国事业单位档案管理信息化建设的情况而言，相较于档案管理工作的实际需求，单位的投入还具有很大的差距，主要表现为对信息化建设的专项资金投入不足、信息设备购买较少，导致许多必要的信息化建设内容无法满足实际工作的需求。特别是在投入资金不足的情况下，单位所开发的档案管理信息系统智能化程度低、缺少部分功能，影响了事业单位档案管理工作的工作效率。

（三）事业单位的档案管理工作制度缺乏完善性

从当前我国许多事业单位开展档案管理信息化建设的实际情况来看，单位的档案管理制度，相较于档案管理的实际需求而言也具有较大的差距。特别是在当前事业单位档案资料的规模、数量都在显著扩大的情况下，传统档案管理制度已经难以满足实际的工作需求。为使信息技术能够更为顺利地融入其中，事业单位应当及时更新档案管理制度中的许多条款，但从实际情况来看，这些制度并未得到及时的更新，这也为档案管理工作的信息化建设带来了不便。

（四）事业单位档案管理网络、设备存在安全问题

提升事业单位档案管理的信息化水平，实际上面临着各种明处与暗处的安全隐患。例如，事业单位的部分文件具有私密性，这就需要工作人员在管理的过程中应严守文件安全。但目前，我国的档案管理信息化技术还处在发展的过程中，尚缺乏足够严谨的系统体系，可能存在一些漏洞，会对档案文件的安全带来威胁，而档案文件信息一旦泄漏，就会带来不堪设想的后果。同时，档案管理信息化建设，进一步提升了档案管理设备的技术含量，事业单位需要聘请专业的高素质人才，完成对电子设备的维护，而一旦维护不周，发生安全事故，就会为单位的正常运营带来威胁。

三、提高事业单位档案管理信息化水平的策略

（一）全面增强事业单位内部从事档案管理的工作人员的素质水平

事业单位应当从招聘、培训、团队建设三个方面入手。

首先，在档案管理工作人员的招聘方面，由于当前加强档案管理工作信息化建设已经成为事业单位重要的发展方向之一，因此事业单位应结合实际需求，在招聘时制定出科学合理且详尽的专业、学历、年龄要求，同时还应当加强对应聘人员的档案管理理论、实际操作水平的检验，达到相应标准之后，才能够将其录用并负责档案管理工作。

其次，事业单位应当从培训入手，强化档案管理工作人员本身的理论知识、实践水平。具体的培训可从对新员工的入职培训，以及对老员工的在职培训两方面开展。针对新招聘的工作人员，单位应当结合实际工作需求，制订科学合理的培训计划，让新入职的工作人员能够更快地适应岗位，将各项信息技术顺利地应用到档案管理工作之中。同时，针对当前在事业单位中任职了较长时间、对信息技术掌握较差的人员，单位还应当制定具有针对性的在职培训策略，从定期培训与不定期培训两个方面入手，制定完善的信息化培训政策。此外，在实际的培训过程中，单位应遵循理论结合实践的原则，在保证工作人员理论丰富的基础上，强化其对操作技能的掌握，这对于保证档案管理工作信息化建设效用的正常发挥至关重要。

最后，事业单位还应当完善档案管理部门的团队建设，让档案管理部门的工作人员得以更好地优势互补，提升团队的契合性，增强团队工作的深度并拓宽团队工作的广度，让工作覆盖面更为广泛，构建更具系统性的工作网，提升档案管理信息化建设的水平。同时，事业单位还应做好对档案管理工作人员的岗位安排，尽可能将能力薄弱的工作人员放在次要工作位置上，将更具能力的人员放在主要工作位置上，让其得以在档案管理工作中充分发挥自身的才干，以此逐步提升档案管理信息化建设的水平。

（二）增强对事业单位档案管理信息化建设的投入力度

针对当前我国事业单位档案管理信息化建设开展水平落后的情况，单位应当从资金、人才、设施等多个方面入手，为档案管理信息化建设提供更为可靠的支持。在具体实施中，单位应当认识到，加强提升档案管理信息化水平在信息时代下具有刻不容缓的紧迫性，同时这也是推动单位自身向着更加智能化、信息化方向发展的必由之路。单位应设置专项资金，同时也应当加强与社会上一些优秀的IT公司的合作，不断将社会上的先进人才、技术资源吸纳到档案管理工作中，逐步提升档案管理信息化建设的水平。

（三）构建完善的档案管理规章制度

由于当前信息技术在档案管理工作中的应用范围存在不断扩大的趋势，同时事业单位档案管理的数量也不断增多，因此单位应从制度建设入手，从源头上为档案管理信息化建设夯实基础。在具体实施中，单位应当做好对先前规章制度的分析，把握在制度建设中对推进档案管理信息化建设不利的地方，不断地完善、修订规章制度。同时，就信息技术在档案管理工作中的实际融合，单位还应当以动态的眼光，对规章制度实施管理，保证这些规章制度能够长效、持续地服务于档案管理信息化建设工作。

（四）加强对档案管理软硬件的优化升级

事业单位应当从完善档案管理信息化设备入手，增加对信息化档案管理设备的投入，特别是采购更为先进的一体化扫描系统，购买高质量的网络服务器，让档案管理工作人员运用更为先进的设备，在更为稳定的网络环境中完成信息化档案管理工作，强化档案管理工作人员的安全管理能力；事业单位应当加强对档案管理信息化平台、系统的建设，以完善的平台建设，为档案管理信息化建设提供支持；事业单位应当加强对档案管理工作新方法的研讨与培训，对档案管理中积累的优秀经验进行不断的总结，对未知的档案管理方法实施集中讨论，让软硬件完美契合、内外兼顾；事业单位还应当做好对档案管理信息化系统的日常运维，以及对网络漏洞的排查，保障网络系统安全，维护档案资料的安全性。事业单位可以成立专门的网络安全部门来落实这一工作，通过网络安全部门，实现对档案管理信息化平台更为可靠的保护。

结 语

综上所述，在信息时代高速发展的背景下，加强提升事业单位档案管理信息化水平，有利于强化事业单位档案管理的工作效率与工作效果。但诸多因素的影响也使得事业单位档案管理的信息化建设面临着不少突出的问题。因此，在具体工作中，事业单位应当仔细分析档案管理工作的实情，结合实际需求，有针对性地采取措施，提升档案管理信息化水平，推动事业单位的进一步发展。