中小民营企业存货管理存在的问题及改进

2021-11-24李文婷

大众投资指南 2021年22期

李文婷

（莱州市德丰粮食产业有限公司，山东莱州 261400）

近年来，中小民营企业发展迅速，随着企业的快速发展，竞争也日益激烈，如何在激烈的竞争环境中立于不败之地，存货管理发挥了重要的作用。由于存货占用了大量的企业资金，存货的流转速度影响了企业的发展速度。而高质量的存货管理水平能够降低企业的存货成本，提高生产率及企业资金使用效率，使企业能够健康稳定的发展。但是很多中小民营企业并不重视存货的管理，认为存货的管理只是确保存货的安全性，没有注重存货的运转效率，进而导致了企业一系列问题的出现，影响企业的发展。

一、存货管理概述

存货是企业为正常的生产经营活动而准备的原材料、耗用物资以及生产过程中的半成品、仓库中的产成品、在途准备出售的库存商品等。存货是企业的一种重要物资，能够保证企业正常运转。它的特点是具有较快的变现能力和较强的流动性、具有时效性以及发生潜在损失的可能性。

存货管理是指为了使企业正常生产经营、降低成本而对企业存货进行的管理控制。达到存货管理的最终目的是保持合理的库存水平，保证企业的资金得到合理的使用，提高经济效益。存货管理是现代企业管理的重要组成部分，是企业内部控制的重要环节。高水平的存货管理能够加速存货转换为货币资产或者其他资产，而长期不能耗用的存货就有可能变成积压物品甚至是废品，给企业造成一定的损失。

二、中小民营企业存货管理存在的问题

（一）缺乏科学完善的采购计划

很多中小民营企业没有完善的采购计划，采购管理粗糙，库存管理混乱，采购人员主观性强，没有根据一定的数据计算制定采购计划，只凭着经验跟着感觉走，对资金的使用及采购量没进行系统的预算。采购量过大，不能及时出库，就会造成存货大量囤积，不但会增加保管费用、人员成本，还会占用大量的企业资金，长期累计，就会产生很多无效、过期库存，浪费大量企业资源，影响企业的整体运营。采购量不够又会影响生产环节跟销售环节，原材料的短缺会造成生产停滞、严重者会造成订单合同难以完成，担负违约责任，以致客流损失，收入减少。

（二）存货管理重视程度不够，管理机制不健全

大多数民营企业领导并不重视存货管理，他们更重视企业的生产环节、销售环节，他们认为只有保证产品质量、降低成本、做好销售才会给企业带来利润。殊不知，存货管理水平提高了，存货流转速度加快了，既加速了资金的周转速度，又降低了企业的采购成本、仓储成本，同样能增加企业利润。由于缺乏对存货管理的认识，存货管理配套机制必然也不健全。有些企业为了节省人力成本，往往一人身兼数职，采购、入库验收、出库都掌控在一个人手里，职权划分不清，监督检查不到位，容易出现私用物品、贪私舞弊问题，而且出现问题不能够被及时发现，因为很多企业没有完善的库存盘点制度，并不能定期进行库存盘点，等到发现时，已经给企业产生了很大的损失。所谓没有规矩不成方圆，没有制度约束，员工在工作中无章可循，没有奖惩机制，工作就缺乏动力。有的企业即使有相关制度，但缺乏严格的内部管控，制度形同虚设，难以落实和执行。

（三）存货管理技术、信息化建设落后

随着大数据时代的来临，信息化建设在企业发展中的作用日益明显。而大多数中小民营企业信息化建设比较落后，仅依靠计算机系统，使用简单的EXCEL、WORD等办公软件进行采购、入库、出库统计，这种无异于手工记账的方式容易出现输入错误，信息不真实，导致账实不符、账账不符。存货是连接采购、生产、销售的纽带，存货管理信息化落后，会导致各部门之间信息不能共享，不能为企业决策者提供及时准确的信息，不利于采购计划、生产计划及销售计划的制定，对于企业的采购及生产销售都会产生不利影响。由于传统的存货管理模式对人工的依赖性比较强，很多事情都必须依靠人工操作才能完成，这无疑增加了劳动成本。传统存货管理模式下，对仓库货品品种数量的掌握不够详尽、不够清楚，容易造成废旧过时产品的积压，这无疑又增加了企业的仓储成本及资源浪费。

三、企业存货管理的改进方法

（一）制定科学的采购计划，完善采购流程

采购并不是简单的买与卖，采购质量的好坏直接影响了生产环节，决定了企业产品质量的高低。而完善的采购计划，是高质量采购成功的第一步。采购计划要合理科学、要符合实际，不可凭主观思想任意制定。采购要根据需求而定，避免过多或过少采购，这就需要采购部门跟生产、销售、财务各部门做到有效沟通。采购也不能只看眼前需求，要有长远的打算。采购计划必须与企业的生产计划、未来销售计划挂钩，这就需要将整个采购过程精细化。从原材料请购开始，将计划、比价、合同制定、追踪、供应商管理、资金管理系统化。采购同样也要考虑市场因素，市场瞬息万变，采购人员要有敏锐的市场嗅觉，对于市场的变化能及时做出反应。

（二）加强存货管理的理念

企业的管理层要从企业发展的角度看待存货管理问题。应加强存货管理的理念并将这种理念灌输给公司的每位员工。在存货管理人员的选择上，企业要选择品德好，经验足的人员来担任。存货管理人员如果品质不好，很容易出现问题。同时，企业要注重员工培训，定期组织员工进行存货管理方面的学习，提高存货管理人员的业务水平。同时，企业也要不定期对员工进行职业技能测验，并制定相应的奖惩机制。对各方面表现优秀的员工一定要给予重点培养，使员工对企业有归属感，防止人才流失。人才是企业的一项重要资源，中小民营企业通常规模不大，在薪酬方面很难满足优秀员工的期望值，造成人员流动频繁，管理下降，如此循环往复，形成恶性循环，所以企业不能仅注重眼前利益，必须要从长远的角度看待这一问题。

（三）建立健全存货管理制度，加强内部管控

每个企业的存货管理制度都有自己的特点，存货管理制度的制定要视企业情况而定。从企业的采购入库、仓储、领用出库等流程都要做出详细规定，要从制度上保证存货管理的操作规范。企业应制定采购、验收、出入库、存储、清查盘点控制制度。采购人员根据企业需求提交请购单，经主管部门审核批准后签订采购合同，供应商的选择尽量货比三家，防止采购员与供应商暗箱操作，收受回扣。货物入库前要进行严格检查，符合标准后由仓库保管员填写入库单，出库时同样要开具出库单，出入库单要及时报给财务入账，核算成本。每月月末进行盘点，核对实物库存账与财务资金账，出现盘亏或者盘盈，都要及时分析，查找原因。如果是正常的仓储损耗，比如粮食企业，在仓储过程中受水分影响较大，往往会出现短库或溢库现象，这些正常损耗可以报财务进行财务处理，如果是管理不善造成的损耗，要责任到人，一追到底。制度的贯彻执行需要监督做保证，所以企业必须加强内部管控，比如通过内部审计、财务监督等进行多角度监督控制。企业要明确划分职责，明确仓管人员的职务与权限，杜绝一人身兼数职现象，确保不相容职责相分离。要建立健全内部管控制度，使相关部门相关人员之间相互制约、相互监督。

（四）加强信息化建设，引进先进的存货管理模式

随着企业不断发展壮大，企业的存货管理日期复杂，传统的存货管理模式已经不能适应企业的发展，这就要求企业必须与时俱进、加强信息化建设并引进先进的存货管理模式。

1．ERP系统的使用

ERP系统是一个将采购、生产、销售等各部门资源融于一体的系统软件，各部门在统一的信息资源下工作，所有资源数据只需要在某一个系统中输入一次，整个系统的人员都能使用，保证了数据的一致性与准确性。企业应根据自身情况建立适合自己的ERP系统，ERP系统的使用可以有效提高工作率，员工只需按部就班执行计划，而不是忙于应付各种意外情况。通过ERP系统，企业可以均衡安排生产，自动管理资金、业务、人员、信息等资源，自动监控每一个环节，这样不但能了解顾客需求的变化，还能了解实时的库存及领用情况，及时计算出库存成本，提高了信息的实效性，减少了人员的工作量，简化了工作流程，降低了人工成本。ERP系统不但能够简化成本核算，同时还能加强各部门之间交流合作，加快各部门之间的信息传递，提高工作效率。

2．采用ABC分类管理法

对于存货种类比较多的企业，ABC库存分类管理方法非常适用。ABC库存分类管理法是指将库存物品按品种和重要程度进行分类，分为A、B、C三个等级，A为特别重要的库存，B为一般重要的库存，C类是不重要的库存，然后针对不同的等级选择不同的管理与控制方法。对于少数品种少、价值较高的物品重点管理，每月进行存货的全面盘查、清点，严格控制库存量，避免存货积压。价值较低的物品做一般管理。这样的分类管理方法可以压缩库存总量、减少资源浪费、释放占压资金、使库存合理化，采用ABC管理方法还能够简化工作，节约管理投入，提高企业的工作效率。