浅谈烟草企业如何加强招标采购风险管理

2021-11-24张睿盈

商品与质量 2021年9期

张睿盈

江西省烟草公司吉安市公司江西吉安 343009

竞价投标体现了公平、公开和公正的特点，是从众多潜在投标人中选择最佳投标人的有效途径。在投标过程中，投标人可以通过预先宣布的方法和程序收集最多的投标人参加最激烈的竞争，因此投标人可以以最合适的价格选择所需的项目，从而可以获得更完整的出价。因此，越来越多的公司正在采用这种采购方式，这已成为烟草业物流服务的主要形式[1]。

1 烟草企业招标采购风险

1.1 招标采购过程中的质量风险

在烟草企业招标采购的过程中还容易出现质量风险。这主要表现在两个方面：第一就是投标人供给烟草企业的商品质量不达标，这样会直接给企业经济造成损失。第二就是投标人员经过使用低价方式投标之后，通过降低施工质量来控制成本，导致招标采购的企业本身蒙受损失。

1.2 不合理的招标采购流程

烟草公司的招标采购环节是非常复杂的，因为它要经历很多阶段才能达到这一目的。随着投标人数量的增加，投标和采购过程变得更加复杂。在这种情况下，更难以使投标和采购更有效率和准确性。招标和采购的各个环节之间有着密切的关系。如果投标和采购过程不合理，则某些环节可能会出现问题，从而间接影响其他环节的运行，并显着提高投标和采购过程的风险。大多数建筑单位也是非常重视投标和采购，但是对于具体的流程确实很少关注。因此这种情况通常会发生不合理和不完整的情况，导致无法完全满足相关过程的标准和要求。事实证明，毫无根据的招标和采购过程是当前存在的重要问题，并且是导致招标和采购风险的重要诱因。

2 烟草企业招标采购的有效控制措施

2.1 完善组织架构，确保招标顺利进行

该公司已经成立了一个委员会来控制材料、工程和服务的采购。该委员会包括公司的所有高管，相关部门的关键人物以及员工代表。制定了“材料，工程和服务管理委员会的工作规则”和“材料，工程和服务管理委员会的实施内容”。采购管理委员会是主要的投标小组，负责审查公司的投标项目创建，采购方法和重大项目的投标计划。审查并批准“集中采购目录”。解决重大采购纠纷，消除违规行为等。

公司已经建立了一个由负责纪律和监督，在招标过程中可以监管采购是否符合法律要求，保证招标顺利进行。保证法规和公平性方面的法规遵从情况。相关部门要对采购过程进行再次审核，审核结果合格才能够使招标结果有效。

2.2 在招标过程中适当防范法律风险，提高风险意识

选择专业的招标代理机构是明智的。公司正在逐步评估招标和采购业务。但是，无论从专业还是从监管的角度来看，招标和采购都面临一些挑战。没有足够的专业人才，公司必须利用外部力量进行竞标和采购。选择具有强大业务能力和丰富经验的投标机构是降低和管理投标风险的前提。

在准备投标文件时，招标人一定要检查仔细，不可遗漏各种细节，因为这关系到后续的公司利润。如果检查不仔细，就会造成公司大量损失。不仅如此，准备投标文件一定要有水平，不可过于随意，否则在投标现场就会闹成笑话，影响公司形象。再有就是，制造商都应注意以下问题：招标文件要合理，内容最好要详细。招标文件要符合法律的规定，才能获得法律的保护。政府或行业特定的法规（例如投标法和投标法）旨在最大限度地提高公司利润。

培训投标管理人员和投标评估员，以改善标准化的投标评估过程管理。投标管理者系统地审查投标法律法规，参加政府投标人专家审查，参加各种促销和教育活动，并保持投标人员的业务技能和法律意识。建议改进和加强培训。专业培训以评估建议。这是因为提案的评估者不仅需要广泛的专业知识和经验，而且还需要遵守法律，承诺，客观和公正的良好行为[2]。

2.3 招标文件范本标准化

招标文件具有法律性质，是投标人准备招标文件并由投标评估委员会评估的主要依据。招标文件的制作水平决定了招标和采购活动的成败。创建投标文件时，无论投标文件是否标准化，详细且准确，制造商都应注意以下问题：招标文件的内容和结构必须符合适用的法律法规。必须明确说明投标人必须具备的资格。投标评估方法应基于项目的特征。依据政府或行业特定的法规（例如投标法），最大限度地提高公司利润。

2.4 采购根据项目实际情况选择采购方式

采购方法的适用性与采购项目的顺利实施有关。执行部门必须将公开招标作为《烟草商业采购法规》的主要采购方法，但必须根据采购项目的实际情况选择其余四种采购方法之一。实际上，我认为可以通过综合考虑购买价格的大小，购买的紧迫性和潜在的市场参与者来决定选择哪种购买方式。公开招标是耗时，昂贵且多样化的，但是对于高购置项目，通常会超过15 万元人民币。如果我们只有一个供应商，则需要使用公共采购方法来增加公共资金，采购监督。招标时间短，无忧且成本低。如果我们的资金预算较少且竞标者很少，则可以选择邀请的采购方式。但是，在选择投标人时，我们需要注意如何选择以及如何进行。我们鼓励扩大候选人池并邀请参赛者，或直接邀请所有合格的潜在参赛者。这样一来就可以节省时间，更加有效率的选择最合适的投标人。如果我们没有主题的特定术语或总成本，则可以使用竞争性采购方法。在竞争性谈判中，我们需要注意谈判的技巧，深度和范围，避免判断，忽略“谈判”并选择最合适的投标人[3]。