人事档案管理在人力资源管理中的运用

2021-11-24赵海丽

商品与质量 2021年9期

赵海丽

平山县干部信息管理中心河北石家庄 050400

随着社会经济的发展，人力资源管理对于企业发展的作用越来越明显。人力资源管理水平也在经济发展和企业转型升级中不断完善，目前人力资源管理已经是经济时代下的重要资源。人力资源中对人才的管理和配置就是对知识技能的管理，通过这样的方式可以有效弥补传统人事管理的不足，促进人事管理工作发展。

1 人力资源管理和人事档案管理之间的关系

人力资源管理的主要根本和依据便是人事档案，它可以直接反映出人力资源的基础情况，充分体现出人的过往经历与现下状况。基于此，人事档案可以有效帮助企业准确且全面的对员工进行考察和选拔。再者，人事档案管理工作需要高度贴合人资管理的需求和目标，不可以脱离人资管理。简单来说，就是企业要将人事档案的作用充分发挥出来，要将人资管理当中的相应内容及信息准确地记录在人事档案当中[1]。

2 在企业人事档案管理过程中创新的意义

2.1 提高事业单位管理水平

随着经济全球化和“互联网＋”时代的到来，当代各行各业面临的市场环境形势日益严峻，在这个大时代背景下，各组织单位拥有的人才的数量和质量是其最根本的竞争优势。在进行员工培训之前，可以利用员工的人事档案信息，有针对性地开展培训课程，而不是“眉毛胡子一把抓”，降低员工培训的效果。如针对事业单位中年纪较大、工龄较长的员工就不能和刚进工作岗位的员工一起进行技术操作等的培训，而是可以适当开展安全教育、健康保健等各类培训，能够使其感受到的事业单位对自己的关心和关怀，促进员工的积极性。

2.2 提高企业的核心竞争力

人事档案中包含了企业员工的基本个人信息和其各个工作阶段的工作情况信息，如果档案信息出错或出现不完整的现象，就会对员工的自身价值判断出现失误，也就使得人力资源的利用和工作人员的合理分配出现问题，不利于工作人员的个人发展和企业的高效管理。档案管理工作的能力与创新工作息息相关，管理工作能力不高，就会造成企业管理工作的困难，不利于企业核心竞争实力的提升[2]。

2.3 为人力资源开发工作奠定了信息基础

人事档案指的是关于员工个人状况的基本信息，它是反映员工生活状况、职业历程的重要资料。企事业单位往往会对全体员工进行全面调查了解，进而形成完善的职工档案，以此为根据对员工的工作表现、绩效水平加以评估、确定，为其发放同等水平的薪资福利。由此可见，对人事档案进行科学的编制、有效的管理，是做好人力资源管理及资源开发的重要基础。

3 基于现代人力资源管理加强人事档案管理工作的路径

3.1 建立健全人事档案管理制度

促进我国人事档案管理工作的提高，企事业单位要建立健全人事档案管理制度，为人事档案管理做好制度保障。首先企事业单位应根据自身的人事档案管理现状制定科学的管理标准，及时整改人事档案管理前期出现的问题，确保人事档案管理制度有效实行。其次规范人事档案管理具体环节，包括档案的归档和借阅等，要在企业内部形成正确的认知，严禁任何人私自借阅档案。规范人事档案管理各个环节，为企事业单位人员实行人事档案相关行为提供参考，避免人事档案丢失和损毁。通过完善制度确保人事档案安全，提高管理水平。

3.2 提高人事档案管理人员的综合素质

企事业单位应想方设法提高人事档案管理人员的综合素质，打造一支优质、高效的档案管理人员队伍。在人员培训上，单位应引起重视，使员工对人事档案管理工作有正确认识，培训内容应以专业技能与知识为主，让人事档案管理人员的专业水平进一步提高。单位应适当鼓励人事档案管理人员，让其对相关知识和技能展开积极学习，还应选择某一固定时间开展相关教育活动，让所有人事档案管理人员均可充分掌握每个环节。不仅如此，企事业单位在进一步强化培训教育的过程中，还应定期对人事档案管理人员展开知识技能考核，适当奖励考核优秀人员，连续几次考核不合格的人员，应调离岗位或给予相应的惩罚，以使所有人事档案管理人员的综合素质和专业技能得到提高。

3.3 加强人事档案的数字化管理

通过档案数据库进行检索，涵盖员工的学习经历、工作经历、家庭情况、政治面貌等内容，实现资源实时共享，提高人事档案的数字化和信息化，为档案的查找和调阅提供方便，也方便用工单位能够在较短时间内筛选出符合自己需求的人员信息，提高工作效率和质量。

3.4 全面落实责任管理制度

若想提升企业人事档案管理工作的规范性，需要全面实施责任追究制度，将人事档案管理责任落实给个人。例如，在对档案进行分类管理时，若是出现混乱问题，会让人事档案资料无法得到有序阅览，这时就要问责，追究有关责任人的相应责任，并给予处罚。此外，企业还需要设置良好的档案室，确保环境设施满足档案资料存储要求，并设置有关防潮设备、防火设备、防蛀设备以及防光设备等，保证人事档案管理工作的系统性、安全性以及真实性[3]。

3.5 提高对人事档案管理的重视程度

事业单位管理者首先要从思想上重视人力资源管理和人事档案管理，提高领导的思想意识，明确档案管理对于加强事业单位工作的开展有很大的推动力，强调其他各部门员工要积极配合人力资源管理部门的工作，做好在职员工的人事档案归档工作，确保个人资料真实、完整，保证档案管理工作能够高效开展。如员工档案中的绩效考核结果，关乎员工的晋升和薪资待遇；根据员工以往的工作经验，结合事业单位的实际需求，可以有针对性地对在职员工开展培训课程，能够帮助事业单位不断培养高素质、全方位发展的高层次管理人才，适应各岗位的需求，有利于实现事业单位效益最大化。