浅析企业档案管理工作标准的贯彻

王 岩

（哈尔滨市艺术研究院，哈尔滨 150001）

在新时代的背景下，档案事业也打开了全新的局面。如何充分发挥强化工作标准贯彻的重要作用，以便推动档案事业的创新与发展，已经成为当前档案事业相关人士普遍关注的重点课题。本文分析贯彻档案工作标准存在的问题与对策，通过对档案工作标准提升的意义与强化工作标准贯彻的策略进行分析，提出了几点关于档案工作标准提升的对策，对于提高档案事业的工作质量，具有十分重要的作用。

一、档案工作标准贯彻的意义

现阶段，中国及其他国家都已进入信息技术高速发展的新时代，充分利用信息技术的便利性，对档案管理工作进行有效的创新，加速档案管理信息化的建设，有助于提高档案工作的自动化水平，提升档案信息传输的效率，从而促进档案事业的可持续发展，以达到迎合新时代发展需求的目的。此外，信息技术的迅猛发展也对人民的工作与生活方式产生了巨大的影响，极大地提高了人们对档案信息进行查询与调阅的效率与准确性。因此，加快档案的信息化建设，提升档案工作的服务质量，对社会主义现代化建设具有十分重要的意义。

二、企业档案管理工作标准的贯彻存在的问题

结合我国档案管理工作的开展现状，可以将档案工作标准的贯彻存在的问题的研究内容总结如下。

（一）未创新发展档案工作理论

部分档案工作人员未树立管理意识的先进化与现代化，未将档案事业的创新与发展作为工作的主要目标，存在“重收藏、轻利用”的错误观念。此外，档案管理人员缺乏强化自身的信息转换意识与效率意识，对档案工作理论应用的忽视，使得工作人员在进行档案资料的查阅和应用的过程中，没有实现档案应用效率的最大化。

（二）未创新发展档案科技水平

部分企业在进行档案管理的过程中未将信息技术引入档案工作的各个环节中，未创新发展档案科技水平，需要长久保存的档案资料，如一些重要的历史资料档案、本单位的重要转折事件等，未实现数字化的转变与存储。在传统的档案管理工作中，无论是整理档案的过程还是检索利用档案的过程，都要经过非常烦冗复杂的手段才能完成，不仅耗时长，而且准确率低，极大地浪费了时间与劳动力。例如，文书立卷的步骤，在传统的档案管理工作中，需要对其进行类型区分、组合，再对案卷的题目进行拟写，并对卷内的文件进行排列与编号，还要将卷内文件的目录进行填写，最后将整理好的档案进行封装，这一系列的程序走下来，极大地降低了工作的效率，也降低了一些档案信息的时效性与准确性。

（三）未创新发展档案管理服务

部分档案部门相关领导，未对档案工作人员的业务能力做好监督与指导工作，未利用完善的奖惩考核制度，无法调动档案工作人员的工作积极性，没有提高档案工作人员的工作能力与水平。档案管理工作人员专业性的匮乏，使得良好的档案管理制度无法全面应用于档案管理工作的整体开展进程中，与此同时，档案管理工作的开展无法实现工作标准的良好贯彻，档案管理工作的整体开展仍然存在着不可忽视的混乱性，不利于档案的有效科学管理及档案信息的有效调动。同时，领导对于档案部门的建设工作开展的忽视，使得档案部门的各项档案管理设备得不到及时的更新与维护，这导致档案管理工作的整体开展水平的提升仍然困难重重。

三、企业档案管理工作标准的贯彻存在的问题的对策

长久以来，档案工作人员通过对档案科技化中的先进理论与成果进行吸收与引进，极大地转变了落后的档案管理模式，推动了档案管理的现代化建设进程。档案信息化建设的加速，预示着档案资源将会被进一步开发与利用，从而使以档案实体为主的管理策略转变为对档案内容管理的战略，促进了档案事业的创新与发展。

（一）创新发展档案工作理论

创新发展档案工作理论，要从创新档案管理的思想观念入手。档案工作人员必须树立先进化与现代化的管理意识，并将档案事业的创新与发展作为工作的主要目标，从而转变“重收藏、轻利用”的错误观念。此外，档案管理人员还应强化自身的信息转换意识与效率意识。首先，档案资料库的内容涵盖甚广、数据庞大，但这些信息通常是以零散的形式存在于各个独立的档案中的。这就需要档案人员应根据本单位的实际需要，将这些相互存在关联的信息进行系统的总结与归纳，并分门别类地整理成集合形式，这有助于提升档案工作人员的信息转换水平，促进档案资料的深入开发与利用。其次，档案工作人员应充分认识到档案工作的重要意义是对档案信息资料的有效利用，从而保证档案资料信息的时效性、准确性与真实性，有助于提高档案资料的利用率，实现档案信息的重要价值，有利于提升档案工作人员的效率意识。最后，档案工作人员应加强对档案信息化的建设，深入探究档案有纸化向档案无纸化发展的趋势，从而处理好档案工作的继承与创新的关系。档案工作人员应对传统档案管理理论取其精华、去其糟粕，既要重视新的理论知识的学习，又要善于借鉴传统档案工作中的优质经验，从而对档案工作理论进行有效的创新与发展。在“三个代表”的思想下，对档案工作进行有效创新，是实践“三个代表”的根本要求，将那些难以迎合时代发展的工作模式或思想，通过科学的办法对其进行改革与创新，从而以新的理念解决新时期的工作矛盾与冲突，有助于“三个代表”思想理念的实现。利用信息化的技术对档案信息进行整理工作，不仅能够省略这些烦冗复杂的工作流程，而且能够节约档案资料的存储空间、提高档案信息的检索速度、提高档案资料的准确度。因此，档案事业的创新与发展，对于实现“三个代表”重要思想，具有十分重要的意义。

（二）创新发展档案科技水平

科学技术是第一生产力，档案事业的创新与发展也离不开先进的科学技术。随着信息技术的迅猛发展，构建档案工作的信息化已经成为当前档案事业发展的主要趋势。将信息技术引入档案工作的各个环节中，并利用相应的信息技术设备，将档案信息等资源转变为数据形式，存储于电子设备中，有助于档案工作科技水平的创新与发展。首先，创新发展档案科技水平，应先将需要长久保存的档案资料进行数字化的转变与存储，如一些重要的历史资料档案、本单位的重要转折事件等。其次，应强化对档案资料信息的安全保护建设，对一些历史悠久的纸质档案、音频档案、视频档案及图片档案等，应加强技术手段，使用更进一层的信息技术来对其进行加强保护。最后，相关人员应加强对档案信息水平的开发与提高，从而为档案事业的信息化建设奠定坚实的基础，并将不涉及机密的档案通过互联网建设成资源共享库，从而促进档案信息的交流与共享，有助于档案资源的深度利用。

（三）创新发展档案管理服务

第一，应对档案管理制度加大力度，提高档案工作的指导、接收与征集水平，并对馆藏结构进行合理化建设，有助于打造良好的文献信息服务基础；第二，应对档案信息资料进行网络化管理，如加强档案部门的内网建设，实现档案部门的网络化管理；第三，应根据自身的馆藏与服务水平，建立完善的档案数据库，有助于充分发挥档案信息资料的重要价值；第四，档案部门应转变落后的思想理念，提升自身的服务水平，有助于满足档案调阅者的需求；第五，档案部门相关领导，应对档案工作人员的业务能力做好监督与指导工作，并利用完善的考核制度调动档案工作人员的工作积极性，提高档案工作人员的工作能力与水平。此外，有关领导还应该加强档案部门的基础设施投入，建设专门的档案资料阅览中心、档案资料寄存服务中心及档案信息事物查询中心等，有助于拓宽档案部门的服务领域，凸显档案工作的多样化与现代化。

档案工作标准是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。按照标准的性质可分为管理标准和技术标准，按照标准的实际法定效力可分为强制性标准和推荐性标准，按照标准的相关程度可分为正式标准和参照标准，等等。档案工作标准的属性是工作程序有专门规定、有固定的代号、在一定条件下具有法律效力、时效性较强、内容相对专一、具有较强的可操作性、多数属于推荐性标准。档案工作标准的形式为简化、统一化（一定范围的统一、一定程度的统一、一定级别的统一、一定水平的统一、一定时间内的统一、一定合理多数的统一）、系列化、通用化、典型化、格式化。档案工作标准的作用为协调作用、简化作用、统一与优选作用。随着信息技术的蓬勃发展，信息技术在各个行业都得到了普遍的应用，档案管理工作也步入了新的阶段。

结 语

通过本文的分析与研究，充分发挥强化工作标准贯彻的重要作用，有助于推动档案工作标准的提升。本文提出了几点相应的对策：创新发展档案工作理论、创新发展档案科技水平、创新发展档案管理服务等。文中所提的几点对策，对于充分发挥强化工作标准贯彻的有效性，具有积极的促进意义，有助于提高档案工作的效率与质量，推动我国档案事业的创新与发展。