浅析高校毕业生档案管理工作现状及切入点

文/济宁市人力资源市场配置服务中心 王兵

近几年，高校毕业生待业情况持续高升，特别是受新冠疫情影响的2020年，被称为“史上最难就业年”。出国留学、准备攻读更高学位、未尝试找工作、尝试找但未找到理想的工作、频繁更换工作等情况造成了高校毕业生档案管理工作的新困境。新形势下，提升高校毕业生档案管理效能任重道远。

一、高校毕业生档案管理的意义

高校毕业生档案管理是毕业生就业工作的重要组成部分。完整、准确、系统的高校毕业生档案在记录学生个人基础信息等成长经历的同时，能综合、客观地反映出学生在校期间德育、智育、体育、生活表现和素质能力，具有极高的可信性和可追溯性。尤其是学生在校期间的奖、惩情况，能从侧面客观反映学生部分真实面貌，促使用人单位认真审核、判断学生的个人素养情况，是高校毕业生就业的重要依据。

人事代理人员档案管理服务工作的开展和被代理人原始档案材料完整性、准确性密切相关，特别体现在劳动关系签订、解除、终止、工资调整、发展规划、人才素质测评、岗位技能培训、社会保险代办、职称评审等就业延伸工作方面。因此，对高校毕业生档案管理工作提出了明确要求。

二、高校毕业生档案管理现状分析

（一）对原始档案的追溯性重视度不够。现阶段，高校对学生学籍档案的重视度逐年提升。高校在学生入校时，会对学生原始材料、前置学历进行核查，对录取通知书、身份证、户口迁移证、准考证等材料与考生纸质档案、录取名册、电子档案逐一核查，严格比对新生照片和关键信息，严防冒名顶替。对学生身份信息与省级招生部门录取信息（姓名、性别、身份证号等）严格核对，保障学生原始学籍的真实性。但对学生档案里的原始材料，如：高中纸质档案材料、团员材料、入校前各种奖惩材料等纸质材料重视度不够，很多缺、漏材料没有要求学生及时补齐，使原始档案材料具有更强、更可靠的可追溯性。

（二）对纸质档案管理认识度不高。高校在校生档案一般由学生对应的辅导员、班主任直接负责管理。学生入校前，考生档案会由其所在高中以邮寄的方式寄送高校。高校辅导员会在学生入校资格审核之后，将纸质档案归放到一处，但通常不会进行详细归档整理，造成部分学生毕业时原始档案出现丢失、不全；或者原始档案材料和原始档案封皮目录不相符的混乱现象。

（三）对档案管理责任心不强。高校学生入校后，原始档案材料里学生每学期获得的奖、惩情况等综合素养方面的内容，会逐学期、逐年发生改变。档案管理人员由于身兼数职，事务性工作繁杂，一般不能及时录入、补充、更改、替换原始档案信息；也有在学生毕业离校前，统一集中录入学生在校几年信息的情况；更有档案管理人员做“甩手掌柜”，委托其他学生帮忙集中录入增减奖、惩的现象，这些情况造成了原始档案材料的及时性、真实性、可靠性不可推敲的复杂局面。

（四）考生档案没有按机要或指定渠道邮寄。个别考生考入高校，但因各种原因选择不入校就学；原高中所在学校将档案邮寄到考入高校，而考生因个人原因没有及时取回档案；考生认为暂时用不着或者今后用不着档案的现象，造成考生原始档案丢失。

（五）个人对档案材料不重视。高校毕业生离校后，由于高校院、系档案管理部门和管理人员经验不足、没有广泛宣传档案和档案管理的重要性等原因，导致毕业生忽视个人档案材料，甚至不知道、不了解个人档案材料去向，出现报到证遗失等情况。还有部分毕业生由于自主择业、频繁更换工作、工作单位及个人对档案材料不重视等原因，使高校毕业生大量出现弃档、失档，造成人事代理单位档案管理困局。

三、高校毕业生档案管理解决思路

（一）落实高校毕业生档案管理机制。高校毕业生档案管理是一个周期长、工作量大的系统工作，高校应明确制度、具体分工、责任到人，发挥“老带新”“传帮带”的优势，做好档案管理人员学习培训工作。能在学生入校审核原始档案时，梳理出问题，查找出缺、漏的材料，本着能找尽找、能补必补，找不到、补不了必须提交相应证明材料的原则，充实原始档案，使学生档案相对完整、有可追溯性，最大化避免错失重要档案信息。

（二）提升高校毕业生档案管理意识。档案管理制度规范化、制度化，在学生入校后，整理学生原始档案，汇总成电子、书面两种模式归档。保障档案材料管理系统、完善，真正发挥出档案管理的服务性和准确性，梳理隐患，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素、减轻影响。

（三）保证高校毕业生档案管理的透明性。以学期为单位，以学年为节点，指定专人在每学期结束后，及时公示学生奖、惩情况及档案增、减情况的原始数据，并按要求录入学生纸质、电子学籍档案，使档案材料真实、有效，使就业用人单位能够更好地审查学生在校情况，为毕业生就业增加优势。

（四）加强高校毕业生档案管理的力度。改变延用固有的人事代理模式，缺乏有效沟通的局面。加强宣传力度和广度，送政策进高校服务，人事代理单位工作应具有前瞻性，将工作重心前移。认真梳理工作流程，和高校就业部门建立联系，以学生入校、职业规划、毕业指导、考研考编、就业动态等几个时间节点为切入点，制定简洁易懂的服务指南，分批次分阶段进行政策宣讲、管理发动、调研跟踪、档案去向等普及培训和教育，让学生充分了解档案材料对个人的重要性和意义。

（五）改变高校学生档案固有模式。以职业发展与规划为基础，根据企、事业用人单位对人才需要的侧重点和方向不同，把档案材料和求职材料相结合，打破单一模式，汇总成形，给毕业生提供多角度展示的平台。把企、事业用人单位的实际需求作为档案形式最大化展现的重要依据，将学生专业特长、就业优势，获得职业技能资格证书、职业期望等说明学生能力的证明材料补充到个人档案信息中，完善个人档案材料，根据时代要求加强信息化建设，顺应市场化、职业化发展方向，拓宽毕业生就业创业渠道。

四、结语

高校毕业生人事代理单位、地方档案管理部门工作前伸、具备前瞻性。重视高校毕业生档案管理各个环节的切入点，和高校稳步合作，以档案管理为抓手、以人才培养为目标、以就业创业为导向，力求档案管理的可靠性、可追溯性的完整呈现，是人事代理人员可享受各种社会待遇的有力凭据，是解决潜在劳动纠纷的重要依据，也是保障人事代理人员切身利益的关键。高校毕业生档案管理实效化、市场化、细节化，能解决人事代理单位、地方档案管理部门难点；增强人才和岗位匹配精准度，提升双向选择优势；促进毕业生继续攻读学业与就业工作有序衔接，明确职业生涯和规划，提高就业创业的比率。