新时期城市排水设施档案管理研究

文/上海市排水管理处 黄旖旎

随着我国经济的快速发展，档案管理工作对于事业单位来说越来越重要。档案能如实反映城市排水工程和城市建设情况工作进展，要及时准确做好信息的传达，为以后的工作开展作参考。大数据时代，城市排水设施档案管理工作挑战和机遇并存，若固守原有工作模式，很难在新形势下站稳脚跟，甚至钳制事业单位快速发展。

一、新时期城市排水设施档案管理的重要性

（一）提高事业单位的管理水平。在激烈的社会行业市场竞争中，事业单位通过对排水项目档案资源进行有效的控制管理，对事业单位的安全、效益、信任度等方面有促进作用，展现事业单位的管理水平，保证事业单位满足市场经济的发展需求，并为不断壮大奠定坚实的基础。

（二）完善事业单位质量管理体系。档案所采集的信息资源靠管理人员分类进行存放，在市政排水规划设计、实施过程中能起到指导作用，达到工作的最优效率。城市排水设施档案管理具有很高的系统性，加强事业单位档案内部控制管理制度，完善事业单位管理体系，对事业单位的快速发展起到积极作用。如果有人不能将工作落实到细节，档案资料的形成、积累、收集以及归档不能做到实处，对事业单位的整体管理会有抑制作用，甚至造成事业单位管理混乱，使制度浮于表面，不能起到应有的效果。因此，在城市排水设施日常工作中，做好档案管理的登记、存储、调用等各方面的工作记录，对于事业单位来说非常重要。通过档案管理工作，能完善事业单位质量管理体系，加强各部门间的协作沟通，提升工作效率，促进事业单位的发展。

（三）优化事业单位档案结构资源。档案资源中含有事业单位各类信息，可为事业单位的经济发展、领导决策和事业单位创新等提供依据，通过优化城市排水设施档案管理工作能提升事业单位文化建设，挖掘出档案资源中有用的信息，维护事业单位和人员的利益，监管各领域的建档工作。在大数据时代，将事业单位自身的管理结构内容和体系进行优化，创新档案管理模式，使档案管理达到精细化，推动事业单位档案结构资源优化。

二、新时期城市排水设施档案管理的现状

（一）管理规章制度不完善，落实不到位。在城市排水档案管理中，个别工作人员对制度的重视程度不高，导致工作落实不具体，不能起到应有的作用。加强城市排水设施档案管理制度的完善程度，转变人员的主观思想意识，利用先进的科技手段，约束人们的主观行为，达到排水设施档案资源的优化配置及存取，使档案管理达到精细化。

（二）档案管理滞后性明显，缺乏创新。在城市排水设施档案管理中，对档案管理工作不够重视，使档案管理工作处于忽略的状态，不能充分利用信息化将档案管理工作进行更新，工作效率比较低，不能真正显现出档案管理工作的价值和存在的意义。在新时期，档案管理工作人员固守老旧思想和工作方式，不能在大数据时代进行变革，势必会制约城市排水设施档案的信息化发展和数字化建设。

（三）档案编制不规范，资料存取不便。档案资料管理工作的重要任务，是及时准确做好城市排水设施相关资料的保存，保障好各方面工作的开展。第一，事业单位城市排水设施编制档案管理时，存在档号不规范，没有统一的目录号，经常出现一卷多册现象。第二，档案的案卷标题不规范，虽然有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，甚至许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。第三，部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索，难以利用。第四，组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的、还有按文种组卷的，导致档案取用时效率较低。第五，由于城市排水设施档案管理工作涉及的面多、线长，与一般档案管理工作有很大的差别，若有人工作责任意识差，不能按照既定的制度进行档案的归档，在细节中不能达成统一，不但会影响档案存取工作效率，还使得档案管理体系不完整，限制事业单位的快速发展。

（四）不重视档案管理工作。档案资料涵盖了城市排水项目所有相关信息，档案管理工作能对资料进行有效的获取和存储，对于城市排水设施管理来说有很大的意义。但在实际工作中，个别事业单位领导对档案信息管理工作不够重视，而排水设施档案管理工作面多、线长，与一般管理工作有很大的差别。个别管理人员工作懒散或者责任意识差，无法按照统一的标准进行工作，工作效率较低，跟不上事业单位的发展速度。在新时期，需要按照统一的指导性标准和规范，要求工作人员按照统一标准逐一落实细节，及时建立新时期的档案管理体系。

（五）档案信息化建设进程滞后。随着大数据时代的发展，信息化已经在各行各业有所展现，充分表现出方便性、节省人力、数据实时性等多方面的优势。但在排水设施档案管理中，事业单位领导不够重视档案信息化建设工作，投入的经费不足、人才也缺乏，导致信息化发展的速度非常缓慢，面临庞大的档案信息不能有效进行分类存储，查找资料也不方便，不能显现出档案信息化所带来的优势。

三、新时期完善城市排水设施档案管理的措施

（一）激活标准化档案管理机制。在城市排水设施档案管理中，涉及的工作面多、线长、部门多，通过建立统一的标准化管理模式，有利于规范档案管理的发展方向，全面提高档案管理质量以及提升所有人员的工作效率。在新时期，按照统一的指导性标准和规范，完善事业单位档案管理质量体系，使管理人员在细节中能达成完全一致。另外，还可以大数据为基础提升档案管理工作，达到档案管理的规范和标准，使事业单位的整体效能得到全面提升。在日常的档案管理工作中，根据所有人员的工作岗位职责深化管理标准，明确各岗位的责任与义务。在设立标准化管理制度过程中，要不断创新具体的管理措施，使各部门的人员协调整体档案管理工作，最终实现事业单位规划的整体工作目标。

（二）创新档案管理工作方式。传统的档案管理工作方式较单一，限制了档案管理的快速发展，工作人员不能从根本上意识到工作的意义，不能够完成系统性的工作，抓不住工作重点。在新时期，事业单位的档案管理工作内容发生很大的变化，在事业单位管理中所占有的位置有所提高。所以，必须找准位置，在多样经济环境中延伸工作内容和拓展工作领域。在社会快速发展的进程中，实时调整事业单位档案管理人才结构，设立完善的事业单位内部协作机制，应用现代化的管理观念，不断创新工作方式，紧跟时代的步伐，使人力资源的利用达到最大化。

（三）加强档案管理人员的专业化素质。人才的发展是取得胜利的法宝，事业单位的发展离不开各方面的人才发挥出来的价值，事业单位通过建立“唯才是用，唯德重用”的宗旨，加强工作人员培养成本的投入，着重培养新时代管理人才，学习先进信息化技术，提高档案管理人员的综合素质，进而提升业务能力水平，在工作中发挥出模范带头的作用。通过规章制度、公众号和专业讲座等形式不断提高员工的业务能力和思想品质。只有这样，才能在事业单位内部培养出一批优秀的档案管理人才，培养工作人员的责任心和归属感，积极加入事业单位的发展和建设中。

（四）设立奖惩机制提高工作效率。事业单位的发展离不开每个员工的贡献，其工作状态和效率直接影响事业单位的效率。首先，应该制定合理的奖惩制度。对工作积极、业绩突出的干部要奖励，对不遵守纪律、严重拖后腿的人员要给予惩罚。其次，制定明确的任务指标。以各方面细化工作为考核指标，通过压力传递的措施，逐级将任务分配给事业单位档案管理人员，共同完成分配的任务，这样才能发挥团队的力量。最后，加强先进集体和先进个人的宣传。要不断激发每一位管理人员的工作热情，进一步增强“以人为本”的发展理念，与事业单位的发展达成一致。

（五）依托信息化技术加强档案信息建设。将档案数据搜集和存储之后，经过网络传输系统，高速传输档案资源信息数据，尤其是可利用光纤网络、“4G”技术以及“5G”技术的研发，开创档案数据网络远传的新时代。通过将现代信息技术应用于排水设施档案管理工作中，实时采集大量的数据，节省大量的人力和物力，还可实现远距离数据传输，达到对信息的获取、处理及应用，能全局了解城市排水信息的变化状况，使信息查找工作效率得到显著提高，保证与事业单位同步发展。

（六）以事业单位发展推进档案管理。档案资料管理工作在事业单位管理中是信息传输的枢纽，要及时准确做好工作的传达，要保障好城市排水工程和城市建设情况工作的开展。事业单位要想在激烈的社会竞争环境下生存发展下去，需以事业单位发展推进档案管理。

四、结论

总而言之，排水设施档案管理工作对于城市排水有很大的意义。本文通过深入探讨档案管理工作的现状，发现以下问题：规章管理制度不完善、落实不到位；档案管理滞后性明显，缺乏创新；档案编制不规范，档案资料存取不便。针对问题，本文提出激活标准化档案管理机制，创新档案管理工作方式，加强档案管理人员的专业化素质，设立奖惩机制，提高工作效率，依托信息化技术加强档案信息建设，并以事业单位发展推进档案管理，以提升城市排水设施建设的进程和质量，进而在一定程度上提高事业单位精细化管理水平，提升生态环境治理水平，推进上海市水务海洋整体协调可持续发展。