关于基层巡察档案资料管理的思考

2021-11-24四川省德阳市第二人民医院尚柏江

办公室业务 2021年20期

文/四川省德阳市第二人民医院尚柏江

巡察工作作为巡视工作的延伸，是落实从严治党的重要途径，在实际工作当中，应当加强巡察资料管理工作，并且将巡察过程中产生的各种文书档案资料进行合理收集、分类和管理，以便于在后续的工作中通过有序的档案管理展现巡察工作的全过程。随着全国各地巡察工作的不断开展，所产生的巡察档案数量越来越多，价值越来越高，通过巡察档案的记载，完整展现巡察工作的全过程，对后续的工作具有参考借鉴价值。

一、基层巡察档案资料管理存在的问题

（一）档案管理意识淡薄。在以往的工作生活当中，人们对档案并没有足够的重视，这就导致档案在留存过程中出现破损，从而导致后续工作开展困难，甚至有的管理人员在工作时，对档案管理工作具有错误的认知，认为档案仅仅是一项简单记录工作，对当地的经济和社会发展没有较大的作用，因此，在面对这项工作时，往往存在敷衍的态度。除了管理人员以外，还有一些领导同样存在这种心态。因此，在安排档案管理工作时，往往缺少正确的态度，导致档案管理工作处于被忽视的境地，很多档案在留存的过程中破损。

（二）档案管理制度不健全。正是因为人们对档案的认知不正确，对巡察档案工作的重要性有所忽视，因此，在巡察档案管理工作中，往往没有切实可靠的制度约束管理人员，管理人员在工作时，对自身工作内容和职责缺少正确的认识，在管理巡察档案时，没有科学有效的工作流程，从而导致档案出现缺失、损毁等问题。甚至有的人利用档案管理制度的漏洞，随意篡改巡察档案资料，致使档案文件缺乏真实有效性。而在档案管理人员工作过程中，对巡察档案管理工作缺少制度约束，导致工作人员缺少法律意识。工作过程中，没有科学有效的工作流程，最终导致巡察档案管理工作的失误，在后续对档案的应用中，影响了社会和巡察工作的有效开展。

（三）档案管理设备落后。现如今，人们对巡察档案管理工作没有足够的认识，导致管理人员和领导者没有对管理工作投入大量资金，档案管理工作中所涉及的各项基础设施落后。因为政府的投资较少，导致巡察档案管理工作没有足够的资金构建信息化管理体系，各类档案信息无法通过先进的手段管理，从而导致以往各种纸质档案出现受潮破损等问题，这不仅仅是档案资料的损失，同时也导致巡察工作因缺乏档案资料，无法为后续工作提供借鉴。

（四）档案管理人员综合素质不高。在现如今人们的认知当中，对巡察档案工作没有足够的重视，一些高素质人才更青睐于社会认可度高的职业。档案管理工作人员，大多数职业技能和综合素质较低，造成这一现象的原因主要是人们对档案管理工作的认识不到位，在配置档案管理人员时，随意安排，管理人员在档案管理工作中无法投入大量精力，效率低下，出现管理方式不科学等问题，档案室工作人员流动较大，很多人刚刚接手档案管理工作，就被分配到其他岗位，导致档案管理工作杂乱无章，无法有效开展。

二、提高基层巡察档案资料管理工作的策略

（一）提高巡察管理人员的档案意识。在巡察工作中，由于巡察组工作人员往往分布在不同的单位，从而出现分组、分任务的现象，因此，在巡察工作时，往往会出现资料分散的情况。然而，在以往的巡察工作中，对巡察档案资料不够重视，因此对于巡察过程中产生的资料没有统一的管理标准，想要更好地加强巡察档案资料的管理，首先应当加强巡察专员的档案管理意识。从巡察工作开始时，应要求巡察专员将各项档案资料按照巡察档案收集标准进行收集和整理，并将当天所产生的各种资料按统一的分类方法分类，以强硬的制度使巡察专员养成妥善收集保管巡察资料的习惯。在不同的巡察小组当中，还应当配备专门的档案管理人员，在巡察工作中，对该组产生的各项档案资料收集并整理。在巡察准备阶段，将当地各级组织、部门所获取的各项资料作为依据整理；在进驻阶段，将巡察组专员发现的各项资料进行收集；在了解阶段，将巡察专员调研谈话等材料进行整理；在报告阶段，将当地的汇报和报告等材料进行收集；在最后的移交阶段，将之前工作中所收集和整理的各项材料整理分类交给档案部门。档案工作人员在进行档案材料交接时，还应注意登记工作的重要性，将签收登记表作为资料移交的证明材料，确保巡察档案资料在传递的过程中安全可靠。除了养成良好的资料收集和整理习惯以外，还应强化巡察专员的保密意识，档案作为涉及私密的文件材料，在整理收集以及后续的保存工作中都应对材料内容保密，并且向巡察办移交资料时，将不予归档的材料集中销毁，确保资料不会外泄。

（二）把控档案质量，确保收集范围。在巡察工作中，由于个别巡察专员对档案的认识不够，很多工作没有做到具体规范，因此导致收集工作材料时没有清晰准确的认知，为避免遗漏，各类材料都收集，导致巡察专员工作量增加。因此，在开展巡察档案资料管理时，应当明确档案资料归档范围，通过对归档范围的划分，有目的地收集材料，避免工作人员收集过程中花费大量时间，用于不必要的资料的保存，通过对档案资料归档范围的划分，能够有效减少工作人员的压力。因此，巡察专员在材料收集前，应当明确档案收集的范围。除此之外，应向巡察专员明确，向巡察办移交档案时应当提交哪些内容，比如巡察党组织领导班子的成员名单、会议材料情况报告、谈话记录等材料，巡察专员应明确这些范围，在巡察工作中，有目的地开展资料收集，并且在巡察前期，根据组内人员和工作范围进行专人划分，以便于工作效率得到提升。除此之外，巡察专员还应在开展收集工作时，明确收集的要求，比如在收集资料时单纯收集纸质资料，还是同时收集电子资料；纸质资料在收集的过程中，是否必须是红头文件，电子资料需要以何种形式保存等等，以上需要在收集工作开展前有明确的要求，以确保在后期档案资料移交时，符合移交要求。尤其是随着科学技术手段的提升，我国档案收集管理工作逐渐信息化，收集电子文档时，应当严格按照我国现如今实行的管理规范统一，将电子文档储存为通用格式，确保文档在移交后可读。

（三）做好重点档案的整理。在巡察过程中所产生的档案资料，根据工作性质和内容的不同划分为不同的档案材料，而巡察底稿材料是巡察报告在写作和证明当中最重要的材料，而专题报告和线索报告则主要反映了巡察当中发现的各种问题，这三样材料都是巡察过程中所产生的重点材料，在档案资料整理和收集的过程中，应当对这三类材料加以重视。根据如今执行的各种档案资料移交规定，巡察工作人员在移交档案时，应严格按照规定对档案材料进行整理和收集，尤其是底稿，底稿材料在收集整理的过程中，具有重要地位，因此，在收集底稿材料时要注重对资料的阐述和说明，并根据问题的不同进行归类，以便于在最终报告形成的过程中，能以合适的方式进行组卷。巡察档案管理人员在对档案材料分类整理归档时，应严格按照规章制度对材料进行排列，比如在材料排列过程中，一般为正件在前、附件在后，批复在前、请示在后等排列规则，通过对关键资料的整理和排列，严格把控资料的审核关口，做好巡察档案整理和归档工作。

（四）建立完善的档案管理制度和先进的档案基础设施。巡察工作人员想要更好地进行基层巡察档案资料管理，应当建立完善的档案管理制度，通过严苛的规章制度约束巡察人员的工作，并通过完善的制度建设促使档案管理工作及各项工作流程更加科学有效。开展标准化的管理流程，从根源上解决因巡察档案管理过程中所存在的各种混乱造成的档案资料缺失，通过完善的档案管理制度，使巡察档案管理人员在档案管理过程中，以更加科学有效的管理措施规范档案管理流程，同时确保档案材料安全。对一些需要保密的重要文件管理的过程中，应当采取不同层次的保密措施，强化对档案材料的监督工作，确保档案的安全。除了建立巡察档案管理制度以外，还应改善档案管理工作的基础设施，通过加大资金投入，引进先进的信息化技术，建立更加完善的信息化工作制度和设备，提高巡察档案管理工作人员的工作效率，确保档案的保密性。