浅谈新形势下如何做好档案征集工作

文/菏泽市郓城县档案馆 刘淑环

档案征集与接收是各级综合档案馆的重要职能，档案馆在扩大馆藏资源数量、优化档案资源结构和丰富档案资源内容方面，都需要广泛做好征集与接收工作，而档案征集则是档案接收工作的有效补充，是各级综合档案馆关注的重点工作。但是，当前各级综合档案馆因为各种原因，在档案征集工作中做得远远不够，一些有价值的珍贵档案散落在民间各地，也有一部分则被个人收藏。因此，唯有各级综合档案馆都加强档案征集工作，才能最大化丰富馆藏资源，更好地服务于社会发展大局。

一、加强档案征集工作的重要性和必要性

（一）档案征集工作是档案资源建设的重要途径。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出“档案资源多样化”的发展目标，并指出要“有效推进档案资源体系建设”，要想实现档案资源的多样化，加强档案资源体系建设，仅仅依靠档案接收是不够的，接收的档案大多数是单位内部形成的档案，具有单一性，价值具有特定性。因此，只有将档案征集工作有声有色开展好，才能丰富档案馆藏资源，使馆藏档案种类和数量得到有效补充，因此，征集工作是加强档案资源建设的重要途径。

（二）档案征集工作是对珍贵档案资源的有效保护。档案真实记录了社会的发展、历史的变迁，档案中有深厚的历史文化，是珍贵的社会财富，也是历史文化遗产的载体。当前，由于各种原因导致散落在社会上的珍贵档案数量有很多，但是由于受限于档案收藏条件，一些珍贵档案得不到妥善的保存，极容易出现档案损伤或丢失现象，这部分档案急需进入档案馆接受专业的保存和保护。此外，随着社会的快速发展，社会面貌日新月异，尤其是城市化进程的加快，越来越多散落民间的珍贵档案因为得不到有效保护而面临被破坏甚至消失的风险。因此，加强档案征集工作，将这部分面临危险的珍贵档案资源征集进馆是一种最为有效的保护方式和途径。

（三）档案征集工作是满足人民群众生产生活需要的重要手段。随着社会群众档案意识的提高，各级综合档案馆档案资源的查阅利用频率逐年攀升，越来越多的群众在遇到难题时，到档案馆寻求帮助成了一种有效途径。人民群众生产生活涉及方方面面，现有的档案大多数是接收的机关或企事业单位工作过程中形成的档案，以文书、会计凭证和资料为主，与群众生产生活相关的档案相对较少。因此，加强对涉及民生档案的征集工作，构建覆盖广大人民群众需求的档案资源体系，才能够满足人民群众的生产生活需要，发挥档案馆为人民服务的宗旨。

（四）档案征集工作有利于地域特色档案形成。我们常说，一方水土有一方水土的特色，一座城市有一座城市的灵魂。无论是在哪个地方，都有长期存在和发展而形成的独特记忆和历史，尤其是当地的一些历史事件、历史人物、风土民俗、文化遗迹等，当然也包括当地的自然资源和自然景观。这都是在长期的历史进程中形成的，但是随着社会现代化进程的加快，而又面临消逝。因此，加强这类档案的征集工作，充分对地域特色进行挖掘，形成特色档案，有利于对历史和文化进行传承，使中华文明得以永续发展。

二、档案征集工作面临的问题

（一）缺乏对档案征集工作的认识。一是各级综合档案馆的领导在统筹档案馆工作时，对档案征集工作不够重视，认为档案征集工作难度大，投入跟收获不成正比，没能从工作大局上加以安排和部署；二是综合档案馆具体工作人员，对档案征集工作认识不到位，没能充分认识征集工作的重要性，往往只重视任务相对较轻的档案接收工作；三是社会大众，他们对档案征集工作认识不清楚，片面以为档案被征集就丧失了档案的所有权，错误地认为档案馆要征集的档案价值就会非常大，对征集工作人员漫天要价，导致征集工作无法顺利开展。

（二）档案征集工作机制不健全。根据国家档案局发布的《档案馆工作通则》，其中第十条“档案馆要加强对历史档案、资料的征集。省级以上档案馆应设立专门机构或配备专职人员进行征集工作。”可以看出，国家档案局对市县级档案馆的征集工作没有给出专门的要求，这就直接导致市县档案馆在征集工作中缺乏有效的运行管理机制，没有形成有效的约束作用。在内设机构设置时，一般与编辑研究工作合并，或者与保管利用工作合并，没有专门的科室单独负责该项工作，这给档案征集工作带来极为不利的影响。

（三）缺乏足够的财政资金支持。县级档案馆工作经费相对较少，没有充足的资金用于档案征集工作。然而，在征集工作中，对于一些相对珍贵、有重大价值的档案，则需要给予一定的象征性奖励。而且，在遇到比较珍贵的档案时，档案所有人想取得符合档案价值的资金补偿，但是限于征集专项资金有限，征集工作难以开展。

（四）征集工作专业力量不足。县档案馆一般编制相对较少，而且空编较多，本身工作人员不能满足工作开展需要，大都是身兼数职，因此无法安排专门的档案征集工作人员。而且，现有的工作人员档案专业出身的非常少，学历参差不齐，很难满足档案征集工作的需要。此外，被安排兼职从事征集工作的人员，大都没有接受过正规的培训，没有相关工作经验，导致缺乏主动征集意识，对征集工作热衷度不高，导致征集工作难以向好发展。

（五）缺少必要的征集工作技术支撑。当前，散落在社会上的档案种类繁杂，材质多样，年代不同，给征集工作带来很大难度。因此，对于档案征集工作而言，不仅需要有专门的工作队伍，而且工作人员还要具备专业的档案鉴定等技术。在征集工作中，鉴定档案的真伪是首要条件，只有真的档案才有征集的价值；要对档案的价值作出判断，合理预估档案的价值。

（六）对征集的档案缺乏规范管理。征集档案是为了更好地保管档案，发挥档案的价值，但是对于部分珍贵的档案，县级档案馆因资金短缺而无法提供完善的档案保存条件，很难实现对征集档案的规范管理，给档案安全保管带来隐患。尤其是一些需要进行托裱、修复、去污等技术处理的，有时难以实现，甚至可能带来二次损伤的风险。

三、做好档案征集工作的对策

（一）加强档案征集工作宣传力度。通过加大宣传，提高社会大众的档案意识。作为县级档案馆，要利用多种形式、多种渠道对档案的相关法律法规进行宣传，尤其是在“6·9国际档案日”，举办多位一体的宣传活动，广泛向社会宣传档案知识，提高社会大众的档案意识，宣传档案征集工作的重要性，让社会大众了解档案征集工作不仅对档案是一种保护，对于个人来说也是为国家作贡献，对历史负责。

（二）构建和完善档案征集工作机制。有效的工作机制有利于工作的开展。作为县级档案馆，要建议有关部门进一步完善相关法律法规，从制度层面对征集工作予以规范，从而有利于征集工作的开展。同时，将档案征集工作列为档案馆重要工作内容，在市县档案馆也成立专门的工作机构，安排专人负责，并纳入日常考核监督，确保征集工作受到重视，得以顺利开展，为征集散落重要档案作出应有贡献。

（三）加大征集专项资金投入力度。对于县档案馆来说，购买具有重要价值的档案是征集工作的一种有效手段，也是扩大社会征集工作的渠道。然而县档案馆作为普通事业单位，每年的行政经费相对较少，无法在征集工作上投入较大资金，这就需要地方政府加强对档案征集工作的重视，为各级综合档案馆设立征集专项资金，提供强有力的财政保障，让档案馆放手开展征集工作，丰富档案馆藏种类，发挥档案馆为国守史的宗旨。

（四）建立档案征集工作专业队伍。县档案馆要想做好档案征集工作，必须要有专业征集人才队伍。首先，各级综合档案馆要根据自身实际，挑选政治素质高、具备专业知识的人员组成专业的征集工作队伍，确保征集工作有专人负责。其次，档案馆要安排征集工作人员到高校或相关机构学习档案鉴定技术和档案保护技术，确保他们具备档案征集工作需要的能力和水平。同时，工作人员自身要加强业务知识学习，积极学习鉴定、保护等各项知识，不断丰富自身知识储备。此外，征集工作人员要提高综合素质，保持良好的敬业精神和工作作风，热爱征集工作，潜心投入征集工作中，踏踏实实做好工作。只有这样，才能避免在工作中出现不必要的麻烦。最后，档案馆要注重培养和引进征集人才，招录具备专业知识的工作人员，为他们提供良好的发展空间，确保留得住人才，将征集工作队伍逐步壮大，促进征集工作顺利开展。

（五）规范管理征集的档案资源。档案征集是为更好地保护档案资源，因此，在征集到档案之后，要做好如下几点：首先，要做好登记，妥善保管，坚决防止人为丢失；其次，要按照档案的标准进行托裱、修复、去污等技术处理，为更好地保管好档案打下基础；最后，要合理利用档案，对于涉及民生的档案，要及时做好鉴定开放，让其服务于社会大众，对于有社会价值的档案，通过举办展览、出版编研成果等形式，向社会推介宣传，发挥档案的价值，并以此鼓励更多的人投入征集工作中。

总之，档案征集工作是一项重要的工作，无论是县档案馆还是社会大众，都要认识到征集工作的重要性，积极投入到档案征集工作中，采取切实可行的举措，做好征集工作，在不断丰富档案馆藏资源的同时，让档案价值得以体现。