基于信息化手段的高校政府采购管理模式分析

2021-11-24广东创新科技职业学院刘寿彭

办公室业务 2021年20期

文/广东创新科技职业学院刘寿彭

高校政府采购工作包含的内容很多，包括教学必要设备、配件等；经费来源渠道很广，经费的利用要经过各部门审核、管理；售后服务要求非常高，各部门相关人员要相互合作。所以，对于高校来说，政府采购工作的科学化、合理化十分重要。在信息化背景下，为了全面落实采购管理工作，需要借助信息化技术构建完善的管理系统，以使采购管理工作高效进行。

一、目前高校政府采购工作存在的问题

（一）采购方案不科学。采购方案是编制预算、执行采购的前提。高校采购计划不科学体现如下：第一，采购计划缺少完整、科学的依据。因为缺少各种需求论证，导致采购的设备闲置很长时间未被使用，资源浪费严重。第二，采购方案的制定和学校的实情不符。学校采购部、资产管控部等各个部门缺少沟通、交流，采购预算和方案中的规定不符，采购资金的应用不合理。第三，在采购中未能严格依据采购方案和预算要求进行调整。采购范围、数量不科学，采购预算和整个采购执行过程不适应，无法达到教学需求。因为采购方案不合理，延长了采购的时间，还引发了重复购置、不科学购置等问题，浪费了资源，资金利用率低，采购效果不理想。第四，政府采购价和高校期望值有差距。因为政府采购一般都是批量采购，公开投标是最主要的手段之一，采用该种手段价格相对优惠，但对大多数专用设备而言，政府采购并不具有优势。政府采购通常都会选择信誉好、资质好的供应商。加之，相应的政府采购委托代理部门还会收取一些服务费，导致采购成本提高。所以，所采购的物资价格和高校期望值有差距。

（二）招投标缺乏规范性。第一，分散采购效率不高。因为用于采购的资金都是来源于不同的渠道，高校政府采购大多数不是由同个部门完成的，可能是同时由几个部门来采购，所采购的内容也不尽相同。这时，政府采购部主导采购的全过程，其他部门负责该部门安排的各项采购工作。虽然这种采购模式能够满足采购需求，但是因采购工作分散于多个部门，很容易产生不规范的问题，采购效率难以得到保障。第二，未按照要求挑选采购方式。政府采购方式比较多，不同的采购方式所要遵循的采购标准、要求也是不同的。但有些高校出于对采购便捷性的考虑，并未按照要求挑选采购方式，从而在具体执行过程中出现偏差。

（三）合同把关不严。虽然有些高校合同审核过程很多，但是，依然存在把关不严的问题，具体体现在：对合同法不了解，合同意识不足；审核不严，合同没有通过审批就签订，合同中的不稳定因素很多，存在的风险比较大；合同中关于双方的责任并未详细划分，存在不平等的问题，从而导致各种矛盾冲突问题发生。

（四）监管不到位。在高校政府采购工作中，关于采购方式的选取、验收等各个环节监管不力，特别是当上一个环节的决策不准确时，就会对下一个环节带来影响，从而影响采购质量。因为监管工作不到位，缺乏科学的监督机制，从而引发了许多采购方面的问题。

二、高校政府采购工作的流程和延伸

（一）前期审批。在政府采购工作中，最关键的环节就是项目的审批，这是采购预算金额制定的关键。现如今，在高校政府采购工作中最为突出的问题是“盲目实施”“需求不清”。近些年，随着政府部门对教育投入力度的加强，高校用于教育的资金也较为宽松。在这种情况下，出现了有些未得到论证、审批的项目立马开始实施的问题，为政府采购工作的顺利进行带来了影响。在此条件下，即使政府采购工作完成得再好，都会存在瑕疵。另外，在政府采购环节，对项目需求不清楚也会影响采购工作，如果在采购过程中并未对市场状况做科学、全面的调查，一旦前期审批不严格，必然会使后期的采购工作受到影响。

（二）后期评价反馈。现在，有些高校并未全面认识到采购评价反馈工作。评价反馈需要对供应商、审批部等加以科学评价，并对评价结果做出客观分析，将结果反馈给审批部、采购部，为其工作的顺利开展提供参考依据。

三、高校政府采购管理模式的构建

（一）信息化手段下高校政府采购管理的特点。1.业务流程更为完善、严密。基于信息化的采购管理工作，将监管工作贯穿到采购审批、验收等各个环节，并构成一个系统的采购信息化系统，可以有效避免各类安全隐患的发生。如，以前的政府采购常常存在“先斩后奏”的现象，当存在这种现象时，采购主管部门仅仅是提醒或者告诫，并未采取有效的措施来解决。而采购管理工作的信息化，必须要将上一环节的任务完成，才能够开始下一环节任务，杜绝了违规操作行为的发生。2.全面提升了管理效能。信息化技术手段的应用完善了采购工作流程，将各类资源进行优化组合，并实现信息的共享，全面提升工作的效率，提高监管的质量和水平。3.将廉政建设和业务管理有效融合起来。在采购信息化管理系统中，有效借助各类技术手段，尤其是信息技术的程序性等各项功能，在信息系统中将各部门或人员的权责进行明确划分，并确定了决策执行、监管责任和方式，对各项工作加以全面监督和管理，以此提升了学校防治腐败工作的能力和水平。4.采购的整个过程都留下了“痕迹”。在采购信息化管理系统中，每个环节都是相互联系、相互影响的，无论是哪个环节出现问题都会对后续环节造成影响。各个责任部或相关人员只能依据标准制度、要求来完成工作，行使权力，既不可以走过场，也不能以权谋私。因为是借助信息化技术手段的，采购管理的各个环节都留下了操作“痕迹”，这为日后追责提供了客观依据。

（二）高校政府采购管理信息化系统设计。采购管理信息化系统主要是由三个模块组成的，即预算审批、采购执行、评价反馈，监管这几个模块相互影响，相互作用，并由纪检等各个部门全过程监管的信息化平台（见图1）。第一，预算审批。该模块是依据不同的经费来源渠道、金额，由各部门、人员分别把控、审核的管理流程。其中，预算管理是管理工作的重要一环，是政府采购行为顺利实施的关键，是实施政府采购管理的前提，所有的政府采购项目都需要融入预算管理工作中。第二，采购执行。是由采购管控部依据审批结果、要求，按规定执行采购的过程。第三，评价反馈。也就是对采购部采购工作加以评价，对采购物资利用情况加以评价及对供应商服务加以评价。第四，监督。在信息系统的监管模块中，拥有登录权限的人能进入系统对各模块内容加以浏览，以保证监管工作的有效性，规避风险问题发生。

（三）系统开发、技术的应用。系统集成开发环境是Eclipse，利用B/S模式来开发，辅之JavaEE技术。