疫情防控过程中医院档案部门如何加强作为

2021-11-24海南医学院第一附属医院何和智

办公室业务 2021年20期

文/海南医学院第一附属医院何和智

2020年初暴发的新冠肺炎疫情，是新中国成立以来传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的重大突发公共卫生事件。而国内的防控工作成效一定程度上体现了我国制度优势和治理效能。作为抗击疫情的重要主体单位，医院在这场无硝烟的战斗中发挥了重要作用，在这场战斗中，许多医院的档案部门快速响应、主动作为，科学应对，为疫情防控工作的有效开展赢得了宝贵时间，这体现了医院档案部门的重要作用。因此，有必要对这次战“疫”档案实践进行及时总结，研究其在疫情防控中如何高效作为，以期助力医院应急管理能力乃至医院治理体系和治理能力得到提升。

一、疫情防控中医院档案部门的职责分析

医院的档案部门作为医院的重要组成部分，承担着记录历史、管理好档案信息财富、利用好档案信息资源、整理信息情报提供决策参考的重要职责。与综合档案馆、档案行政管理部门相比，在突发重大公共卫生事件发生时，医院的档案部门能够最先接触到与事件相关的各类材料，是疫情防控工作中最直接的记录者；保管并能够提供与事件相似或相关的档案资料，是资政参考资料和医学研究资料最有力的提供者。当疫情发生时，如能第一时间将档案室保存的此类事件的档案信息资源整理出来，汇总分析，就能为医院乃至政府部门的科学决策应对提供参考，从而缩短响应时间，提高决策的科学性和应对的精准性，提升救治率和防控效能。因此，在疫情防控工作中，医院的档案部门要履行好为应急决策提供信息保障、组织好疫情防控档案的收集与归档、做好档案资料的研究和开发利用三个方面的职责。

（一）主动为应急决策提供信息保障。以往类似疫情防控工作中形成的档案资料中蕴含着大量的经验教训，而当前收集的档案信息资源又能够消除因信息不对称、不准确给应急决策带来的不利影响。因此，相关档案在医院应对突发重大公共卫生事件期间能够发挥决策信息参考的重要作用，能够帮助医院决策者在最短的时间内做出科学的应急决策，从而降低决策失误风险。因而，主动为应急决策者提供信息保障是疫情防控工作中档案部门的首要职责，同时还要加强部门配合，为业务科室做好基于档案资源的查询服务，满足防控工作中对档案资源的需求。

（二）组织好疫情防控档案的收集与归档。疫情防控工作中，形成的各类档案资料是宝贵的财富，对于历史的还原、诊疗救治、病案研究以及在今后重大公共卫生事件中，医院的快速反应、精准施策等都有重要价值。因此，必须组织和配合医务、门诊、急诊、护理、疾控、呼吸等职能和业务科室做好事件处置过程中相关档案材料的收集与归档工作。

（三）做好档案资料的研究和开发利用。做好或协助业务部门做好档案资料的研究和开发利用，如做好宣传教育和舆论引导、为医学研究提供信息资料等工作。

二、疫情防控中医院档案部门的工作原则分析

突发重大公共卫生事件具有突发性、复杂性、不同寻常性、持续性和处置时间的紧迫性等共性特征，医院档案部门要想在疫情防控中加强作为，多作贡献，需要把握好突发重大公共卫生事件发展的规律，把握好“应急优先、全程参与、靠前服务”三大原则。

（一）应急优先。重大公共卫生事件的突发性、危害的严重性和处置时间的紧迫性，要求事件发生时医院立即采取行动，这种应对往往是需要打乱日常工作的非常规快速应对。因此，在事件发生时，医院的档案部门应本着应急优先的原则，紧紧围绕“应急管理”这一中心展开工作，将工作的重心迅速及时转移到服务好事件应急处置这一大局中来。需要我们从日常抓起，建立医院突发公共卫生事件档案管理制度，以制度明确责任、规范工作、指导行动，从制度层面全面提升档案应急管理能力；同时要加强日常培训，培养档案人员良好的政治意识、大局意识和应急管理能力。

（二）全程参与。与2003年“非典”疫情相比，本次疫情也呈现出持续时间长的特征，这要求医疗机构做好打疫情防控持久战的准备，而防控工作的持续性也决定了防控档案工作的持续性，要求将档案收集管理和服务工作贯穿于疫情防控全过程，做到全程参与、全程服务，从而确保档案资料的连续性和完整性。

（三）靠前服务。医院重大公共卫生事件档案的收集归档和利用存在着档案内容的多样性、来源的广泛性、收集的非程序性、工作的复杂性和管理的专业性等共性特征，这要求医院的档案部门工作人员既当好“战士”，加强和各业务部门的联系与合作，深入一线掌握第一手资料，又要当好“服务员”“指挥官”和“监军”，靠前服务，主动作为，为业务部门及时提供以往疫情处置的相关档案材料，为兼职档案人员提供档案收集归档指导，科学组织好防控档案各项工作。

三、疫情防控不同阶段的医院档案工作重点

突发事件应急管理包括预防、准备、响应和恢复4个阶段。本文根据此次疫情防控的实际情况，重点探讨响应和恢复期两个阶段的防控档案管理工作，并将其细分为疫情暴发初期、处理期和平息期三个阶段。

（一）疫情暴发初期。与“非典”疫情相似，新冠肺炎疫情暴发初期也呈现出传播速度快、流行范围广、不确定性强等新发传染病暴发初期的共性特征，需要医疗机构第一时间启动应急响应，作出科学部署、及时应对。此时，尽可能占有相关资料对于科学决策尤为重要。可以说，应对举措的紧急性决定了对档案利用的紧急性和需求的迫切性，因此，在疫情暴发初期，医院的档案部门要本着“应急为先”的原则，优先做好基于档案资源的应急决策信息保障工作，重点是在最短的时间内梳理好历次相似疫情防控工作的经验资料，收集汇总好当前上级部门下发的关于疫情防控的各类文件，供医院防控领导小组决策参考。例如，新冠肺炎疫情暴发初期，包括海南医学院第一附属医院、扬州市苏北人民医院在内的多家医院的防疫工作的开展参照了2003年SARS疫情的防控经验，以严格的管控手段应对疫情，取得了良好的效果。如果档案人员在其他省份发现新发传染病时，能敏锐地意识到疫情暴发的潜在可能而及早谋划、着手梳理相关档案资料，将为医院决策层部署防控工作赢得宝贵时间，为工作的开展奠定坚实基础。另外，要在第一时间启动疫情防控档案收集工作。一方面，要在医院疫情防控工作启动时同步启动疫情防控档案收集管理应急预案，成立由综合档案室和各科室的专兼职档案员组成的防疫档案工作小组，明确各相关职能科室和业务科室及专兼职档案员的责任和任务，明确归档范围和要求，全面启动防控档案相关工作；另一方面，要启动档案资料的征集，以医院的名义向全院发布征集抗击疫情防控工作档案资料的通知。

（二）疫情处理期。疫情处理期是指疫情暴发之后的控制处置阶段，这一阶段依然处于应急响应阶段，通常历时较长，防控方案需要根据实际不断优化，诊疗方案需要根据对疫情的了解程度不断优化调整，相关的医学研究和药物研发也全面启动。该阶段工作对于时效的要求依然较强，各项工作需要快速而有序推进，档案工作也不例外。因此，在疫情处理期，需要结合本单位的防控实际，重点组织好防控档案的收集、归档，并及时整理最新的档案资料为决策层完善决策、业务部门优化防控举措和开展科学研究提供信息支撑，协助疫情防控工作顺利开展。在组织收集过程中，要尽可能深入一线，靠前指导，跟进收集，建立收集清单（包括纸质、音像、电子和实物等各种形式的载体），开展业务集中培训，通过线上线下多种形式指导和帮助各相关科室及外派医疗队兼职档案员有效收集疫情防控档案，为规范归档奠定坚实基础。此外，还要加大对防控档案收集的宣传动员力度，通过海报、小视频、微信、美篇等多种载体和形式有针对性地向防控一线的医护人员开展宣教，提高医患的档案意识，加大防控档案尤其是音像、实物档案资料的收集。

（三）疫情平息期。疫情平息期是指疫情得到有效控制后进入的生产生活恢复阶段。这一阶段，事件得到平息，应急状态解除，防控经验相对丰富，并进入常态化防控阶段，医院可以提供正常的卫生医疗服务，其档案管理工作也开始回归常态。此时，疫情防控档案工作的重点在于收集归档、查漏补缺和资源利用，服务医院长远发展。主要包括以下方面：一是继续做好防控档案的收集和整理归档工作，要求各相关科室和兼职档案员按照标准规范继续全面收集、初步整理并有序移交疫情防控过程中形成的各类档案（包括纸质、电子、音像、实物等各类载体档案材料），努力做到“应收尽收，应归尽归”。二是建设或更新医院疫情防控档案专题数据库，对已收集的档案进行整理、编研，编制公共卫生事件应急处置专题资料汇编手册、应对指南、医院战“疫”大事记等，积极总结防控经验，协助完善各类预案，建立健全包括重大突发公共卫生事件在内的各类突发卫生事件的应对策略和应急预案，补齐短板，为今后应对同类事件做充足准备。三是利用收集的各类疫情防控档案资料布置举办小型战“疫”档案展，展现医院抗“疫”历程，宣传防控典型人物和事迹，加强档案宣传，助力医院文化建设，凝聚医院发展精神力量。四是为相关科室和个人提供基于防控档案的查询利用服务。

四、加强作为的保障机制和措施

医院领导对档案工作高度重视是战“役”档案工作得以顺利开展的有力保证，而科学合理的应急档案管理制度是医院档案部门得以加强作为的重要前提，高质量的人才队伍和完善的档案工作网络是应急档案工作得以高效开展的重要基础。

（一）建章立制。工作的规范开展离不开科学的制度和高效的运行机制保障。档案工作是应急工作的重要组成部分，医院应制定专门的《档案工作应急管理办法》，并在建立重大公共卫生事件应急预案相关制度时，将公共卫生事件档案工作应急预案纳入其中，明确应急状态下的组织分工和运行机制，形成工作指南，一旦发生重大公共卫生事件，启动应急预案时，档案工作应急机制同步启动，各相关部门的专、兼职档案人员根据预案第一时间响应，快速、有序开展工作。有了制度的保障，医院档案部门的工作人员就可以将精力集中到重点工作中，确保工作高效开展。如果缺乏制度的保障，则工作难以在应急状态下有序、高效开展，加强作为也就无从谈起。例如，在本次战“疫”实践中，个别基层医疗机构因为应急预案的不完善导致了档案工作的被动。

（二）建强队伍。人才是第一资源。一支高素质、高质量的人才队伍是医院档案部门在疫情防控中能够作为、有所作为的关键。养兵千日用兵一时，要想加强在疫情防控中的作为，就要从日常抓起，重视医院档案管理专业知识培训，加强考核激励，全方位建设一支数量稳、业务精、素质高、人员分布合理的专兼职档案管理人才队伍，在重大公共卫生事件发生时，拉得出、打得响、战得胜。