数据化在事业单位人事档案管理中的实践

文/阜新市传媒中心（集团） 赵越

事业单位人事档案是完整记录、反映、检验事业单位人力资源调配、晋升、任免等工作开展情况、效益与成效的载体，其中包含着丰富的成果，能够为事业单位人力资源管理工作的开展提供指导。同时，人事档案还可以作为人员培训的资料，促进事业单位人才队伍高质量发展。此外，系统性的人事档案信息能够为单位内部信息使用者提供便利，提升事业单位人事档案使用效率与使用价值。由此可见，人事档案管理数据化对于事业单位人力资源管理工作开展、专业队伍培养、长期持续发展具有重要意义。

一、事业单位人事档案管理数据化面临的困境

（一）事业单位人事档案管理意识不足。虽然当前事业单位人事档案管理人员已经认识到档案管理数据化的重要性，但其缺乏互联网与大数据思维，将人事档案资料看作静态的、被动式的信息，过于偏重成果，忽视对事业单位人力资源管理过程中资料的整合与系统性的归档。实质上，事业单位人力资源管理过程中的数据对于单位及人事档案管理决策具有极强的支撑作用，如管理过程数据反映出管理环节冗余，那么在下一次工作开展时就可剔除此冗余环节，以提升管理质效。但管理人员此类意识薄弱，数据及资料收集不全面，严重阻碍人事档案的后续利用。与此同时，事业单位人事档案资源丰富，人事档案内容繁琐，结构复杂，人事档案管理工作量大。目前，事业单位虽然在探索人事档案管理工作与现代信息技术的有效融合方式，但由于信息技术应用范围狭窄以及管理人员信息素质水平较低，导致人事档案管理工作数据化程度不足，影响人事档案管理的效率。

（二）事业单位人事档案管理数据化缺乏软硬件条件。事业单位人事档案管理数据化建设的条件主要包括硬性条件与软性条件。其中硬性条件为数据化管理基础设施，如人事档案管理信息系统，其应当与系统建立数据链接，保证管理人员能够实时获取研究过程数据，但当前部分事业单位融合性信息系统缺失，导致管理缺乏协同性。软性条件是指人事档案规范化管理长效机制，主要包括责任机制，即明确部门在人事档案管理中的职责。当前部分事业单位责任机制不完善，一旦人事档案资料丢失或收集不全面，将陷入“违章难究”的境地。

（三）事业单位人事档案管理方式陈旧。事业单位人事档案管理工作的内容主要集中在人事档案文件收集与归档中。但在人事档案生成的实际过程中，人事档案文件需要经历编制—提交—审核—收集—整理—归档的一系列过程。目前事业单位人事档案管理的方式主要为“被动提交、被动收集”，各部门接收到人事档案相关文件的编制通知，在规定期间内提交人事档案，人事档案管理部门在时限内接收人事档案并进行归档。这种机械式的衔接方式致使人事档案质量难以把控，严重影响人事档案作用的发挥。

（四）事业单位人事档案管理数据化缺乏制度保障。事业单位人事档案形成周期长、理论与实践价值很高，要想保证信息的全面归档，需要制定行之有效的制度。但当前事业单位人事档案管理制度不完善，并没有明确规定资料的分类标准、资料的整合与提交时间、提交的格式与方式等，管理人员在指导并协助人员整理资料时“无章可依”。同时，事业单位工作综合性较强，协作项目较多，信息的呈现方式具有多样性，如何保证各部门达成携手合作的共识、如何实现各部门人事信息的完美衔接等问题的解决，需要完善的相关制度提供保障。除此之外，当前事业单位管理数据化缺乏标准、规范的制度。首先，在人员任职方面，人事档案管理人员的流动性较大，综合素质参差不齐，导致人事档案管理制度难以落实；其次，在工作流程方面，没有固定、清晰的工作标准；再次，在责任划分方面，人事档案管理人员既要“管理”，又要“监督”，不兼容职责的重叠则会导致责任界定缺失，严重阻碍了人事档案管理工作的实施。

（五）事业单位人事档案管理人员综合素质有待提升。事业单位人事档案管理看似简单，但需要管理人员具备高尚的职业道德、严谨的工作态度、强烈的责任心。当前部分事业单位人事档案管理人员对人事档案的重要性认识程度不足，因此在工作中存在应付等心理。同时，人事档案的管理需要各部门的协作，工作内容多、任务重，部分人员在未能认识人事档案管理全员性的情况下，可能存在不愿主动配合人事档案管理部门提交资料、资料编辑不规范等情况，严重影响人事档案格式以及归档时间的数据化程度。

二、数据化在事业单位人事档案管理中的实践

（一）树立以知识经验为核心的人事档案管理理念。当前，我国大部分事业单位建立了自动办公信息系统，人事档案管理人员能够实时掌握各部门对人事档案的浏览、参考情况。人事档案管理人员可以利用数据分析、统计分析方法了解各部门人员对人事档案的需求，以彰显人事档案管理的服务性，增强各部门对人事档案管理的信任感与依赖程度，不仅可提升事业单位人事档案管理的地位，还可以促进人事档案管理部门与各部门的交流。事业单位人事档案管理数据化程度不足会降低人事档案管理工作的效率，但是全面数据化管理是否可行则需要商榷。如果实行全面的数据化管理，需要做到如下两方面：一方面，需要引进设备与技术，在很大程度上增加人事档案管理成本；另一方面，需要对人事档案管理相关人员进行信息技术培训，培训周期较长，培训内容繁多，在此期间人事档案管理工作如何开展则难以界定。基于此，人事档案管理人员可以利用大数据、云计算、数据挖掘等技术，基于数据驱动信息化决策。

（二）建立以共享为基础的人事档案管理模式。知识经济时代，人事档案管理的最大价值在于促进人事档案信息在事业单位内良性流通，为事业单位发展以及人力资源管理奠定坚实的信息基础。以人事档案中事业单位的人员晋升文件为例，人事档案管理人员需要建立以共享为基础的人事档案管理模式。首先，整合事业单位人员晋升工作会议报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等相关文件资料，利用关键词检索、关联等技术分析各个文件资料内容的关联性、重要性等；其次，在上述第一步骤分析的基础上提炼出对事业单位人力资源管理各项工作的指示，并分类标出；最后，以图文方式呈现关键信息，将其录入人事档案管理系统中，为各部门人员晋升工作的开展提供依据。

（三）采用以技术为支撑的人事档案管理方法。事业单位需要打通人事档案管理系统与事业单位办公系统之间的数据链，人事档案管理人员能及时获取各部门开展会议或相关人力资源管理活动的时间、地点、方式等信息，有助于管理人员制定具有前瞻性的人事档案管理方案。同时，人事档案管理人员根据国家及事业单位的相关标准制作人事档案资料编制规范，如格式规范、内容规范、标题规范等，并制作资料编辑模板，有助于实现资料的标准化。此外，各部门人员可通过办公系统及时将人事档案所需的资料上传给管理人员，模板化的管理方式、互联互通的信息传递模式既降低了各部门人员编辑文件的时间与工作量，又能保证资料的规范性。

（四）建立健全人事档案分类管理制度。事业单位人事档案管理工作的基础为复合型管理人才。首先，事业单位需要建立人事档案管理人员招聘制度，充分重视人事档案管理工作。在人员能力上，要求人员不仅应具备专业的人事档案管理能力，还需要具有较高的职业素养，先进的管理思维。此外要考察人员的信息技术应用能力，保证人员与人事档案管理工作的适应性。其次，事业单位需要建立规范化、标准化的人事档案分类管理制度。随着事业单位部门的精细化，人事档案类别逐渐丰富。人事档案分类管理不仅需要更加科学精细，还需要在整体上保证人事档案的价值。因此，人事档案分类管理制度中要对分类标准（如分年度、分级别、分保管期限）、工作流程（如文件装订、排列、编号、编制目录等）、归档范围的确定（如将具备参考价值的文件归档等）、保管年限等进行明确规定，保证人事档案管理工作有序开展。同时要落实责任制度，明确划分人事档案管理人员的责任，并设置监督职位对管理人员行为进行约束。

（五）建设以素养为重心的人事档案管理队伍。事业单位人事档案管理数据化的理念、模式、方法创新需要以现代信息技术为驱动、以专业性人才为支撑。为此需要建立以信息素养、职业素养、道德素养为重点的人事档案管理队伍。其一，加大对技术、设施及人才的引进。一方面，人才需要具备专业的人事档案管理技能与知识；另一方面，人才要具备较高的信息素养，能够从人事档案内容中挖掘出具有决策支持等各方面价值的信息，继而充分发挥人事档案管理的作用。其二，加强思政教育。提高管理人员思想觉悟与政治素养，使其秉承与事业单位共同发展的理念投身人事档案管理工作中，积极主动、创造性地完成人事档案管理工作。

三、结语

事业单位人事档案管理的数据化是一项长期性、系统性与复杂性的工作。首先，要实现理念上的转变，不仅要求管理人员重视人事档案管理，而且需要各部门达成携手共进的共识。其次，要创新管理方法，积极运用现代信息技术提升管理质效。此外要完善管理制度，为人事档案管理提供保障。最后，要加强管理队伍建设，促成人事档案管理的转型与升级。