基于SAP系统数据共享的库存管理方法思考

余红梅

（泸州老窖股份有限公司，四川 泸州 646000）

库存管理是企业供应链上必不可少的存在，良好的库存管理可以对企业的生产经营活动产生积极的影响。在我国经济体制改革进一步深化和全球经济一体化进程加快的形势下，如果企业依然使用传统的库存管理方式，那么必将降低自身的供应链竞争能力。只有对库存管理进行创新和优化，才能增加自身的供应链竞争优势，为企业经济效益的进一步提升提供保障。SAP系统是一款专门用于ERP（企业资源计划）管理的软件，是ERP解决方案的先驱，有着较强的集成性、灵活性、功能性及开放性，已经在很多企业中得到了广泛应用。然而，其在企业库存管理中的应用还存在各种各样的问题，只有对这些问题进行详细分析，并制定相应的解决策略，才能加强企业库存管理，为企业的稳定发展提供保障。

一、基于SAP数据共享的库存管理流程

利用SAP系统，企业可以直接借助先进的网络技术和计算机技术对库存进行高效管理。利用SAP系统进行企业库存管理主要涉及以下两方面内容：第一，实际库存的处理；第二，各仓库物资的控制与管理，包含物资的收/退料、收料检验、验收/验退、领料/退料、入库/退制、借用/归还、物料的调拨、物料的报废及物料的盘点等等。

二、基于SAP数据共享的库存管理意义

（一）增强了物资采购的规范性

企业物资采购环节经常出现贪腐行为，而利用SAP系统对物资进行集中式采购和重点控制，则可以增强物资采购过程的规范性，防止贪腐行为的产生。在SAP系统的运行过程中，任何一个采购环节都会得到实时的信息跟踪记录，任何一笔资金的去向及材料的采购都有迹可循。这样一来，任何人有违法乱纪行为都会被发现［1］。

（二）加强了对采购成本的控制

在新的时代背景下，企业要想提升自身的经济效益，就必须加强成本控制，优化配置企业的财务资源。借助SAP系统，企业可以直接发挥信息网络的优势，对市场中的各种材料进行分析，收集不同采购企业的成本信息，进而结合企业自身的规模进行采购成本的控制。这样一来，企业的市场竞争力也会得到明显的提升。

（三）提升了企业的精细化管理水平

对于企业来说，只有对库存管理进行精细化管理，妥善处理各个细节内容，才能使企业内部的物资得到最优分配。例如，在进行物资采购时，可以利用SAP系统对相应的计划申报过程、供应商确认过程、物资验收过程及物资发放过程进行精准的记录，这样一来，当某个环节出现问题时，SAP系统可以随时锁定问题环节，并通过针对性的查看与分析处理并解决问题。另外，对物资采购环节进行严格把控，可以将更精准、可靠的财务信息提供给财务人员，进而帮助财务人员更好地进行收发结算及成本控制［2］。

（四）增加了企业的信息化优势

目前，信息技术已经渗透到各行各业中，在企业的发展中发挥着不可替代的作用。信息技术的应用不仅提高了企业的经营管理效率，还降低了企业的生产经营成本。利用SAP系统则可以进一步降低企业的用人成本，可以精简企业部门，提升企业的深度管理能力。另外，SAP系统还可以渗透到企业的库龄分析、货物管理、验收发货、存货减值、周转率变动等方面，可以提升这些方面的数据化管理水平。这样一来，企业的信息化优势就得到了充分的发挥［3］。

（五）降低了企业资金的占用率

借助SAP系统，企业可以实现对所有物资信息的整合、分析及共享。首先，企业可以对库存材料进行准确的库龄分析，借助网络将某些限制资源的数据信息共享给企业各部门，进而对这些资源进行调剂利用。其次，如果在系统中发现某些物资已经过期，则可以直接对这些材料进行处理。总体而言，在企业中应用SAP系统，增强了物资处理的灵活性，为资金占用率的降低提供了支持。

三、基于SAP数据共享的库存管理常见问题

（一）管理人员的专业素养有待提升

SAP系统是一种非常先进的信息化管理系统，具有一定的复杂性、集成性，对管理人员专业素养及应用技巧的要求较高。管理人员只有掌握了系统的理论知识，并具有一定的系统操作经验，才能充分发挥SAP系统的应用优势。然而，实际情况是，绝大多数管理人员的专业素养还有所欠缺。首先，部分管理人员自身的素质有限，不是专业知识与管理技能兼具的复合型人才，无法对SAP系统进行熟练的操作，无法将SAP系统的功能优势发挥出来，经常出现数据录入错误的情况。其次，一些管理人员对SAP系统的内在运行原理没有深入的了解，只能进行机械式操作，无法结合实际情况进行灵活调整，经常出现计划与实际情况不相符的情况，而这必然会对企业的正常运营产生影响。

（二）数据的准确性与时效性无法保证

在企业库存管理中应用SAP系统，对数据的准确性与时效性提出了较高的要求。然而，受各种因素的影响，部分企业无法保证数据的准确性与时效性。首先，部分企业没有较高的管理能力，对库存监管与人员考核不够重视。其次，进行库存管理的员工责任意识与严谨性较差，经常出现不应出现的操作失误。最后，企业的信息传递过程不顺畅，部门与部门之间缺乏高效的沟通渠道，很多业务数据没有在第一时间被录入SAP系统，在传递信息的过程中还存在信息失真的问题［4］。

四、基于SAP数据共享的库存管理方法

（一）提高管理人员的专业素养

在应用SAP系统的过程中，要想解决企业库存管理存在的各种问题，提升企业的库存管理质量，就要提高管理人员的专业素养，从源头上减少人为因素造成的损失。首先，企业要加强对管理人员的专业培训，使其掌握SAP系统的运行原理及操作方法，确保其可以对SAP系统进行灵活的操作。其次，管理人员要积极主动地提升自身的SAP系统操作能力，充分熟悉自己的业务及权限，熟悉业务流程，进而通过自己的亲身示范对基层员工产生积极影响，实现企业员工职业能力的提升。最后，企业还要对基层员工进行系统的培训，让其充分意识到在库存管理中应用SAP系统的重要性，了解SAP经营理念，进而积极配合管理人员的管理措施，提升工作效率与工作质量［5］。

（二）完善相应的配套管理机制

在SAP系统的运行过程中，要想解决企业库存管理中存在的各种问题，提升企业库存管理的质量，还需要完善相应的配套管理机制。首先，企业要制定有针对性的工作标准和绩效考核制度，对数据录入进行规范，保证数据录入的及时性与可靠性。其次，企业要对SAP系统的应用进行严格的管理，并通过相应的奖惩机制强化工作人员的责任意识，避免出现补录、错录等情况。再次，相关部门要向上级部门定期进行工作汇报，通过上情下达与下情上达的充分结合加强对基层员工工作的管理，避免上级安排得不到落实。最后，企业要对现有的数据共享平台进行完善，通过优化信息传递路径保证各部门之间的有效沟通交流，避免出现信息传递失真等问题［6］。

五、结语

SAP系统的应用在企业库存管理中发挥着十分重要的作用，但其在企业库存管理中的应用成功率非常低，还存在着各种各样的问题。要想有效解决这些问题，提升企业的库存管理质量，就必须提高SAP操作员和SAP管理员的专业素养，完善相应的配套管理机制，对库存结构进行优化。只有这样，才能将SAP系统的优势发挥出来，保障企业的可持续发展。