论企业电子档案管理信息化的发展

2021-11-24张志红

经营者 2021年19期

张志红

（中工国际工程股份有限公司，北京 100085）

一、电子档案信息化建设的价值体现

企业的档案是在研发、制造、服务、运营和管理等行为中产生的不同种类和载体的记录。它是企业发展和成长过程的体现，也是企业经营管理中的重要资产和信息资源，对管控企业业务活动、维护员工权益、规避市场风险、提高经济效益，以及实现企业的健康发展都有积极的作用。企业档案管理主要涉及两方面的内容，分别是实体安全和信息安全。档案管理主要包括八个方面的内容，分别是收集、审核、梳理、保存、检索、编制、应用和统计。相较于纸质档案管理模式，电子档案始终贯彻全过程管理、前端控制和全面管理的标准。档案的审核主要体现在接受环节。电子档案质量主要体现在四个方面，即安全性、适用性、完整性和准确性，统计工作通常在保存过程中同步完成，检索和编制工作主要在开发和利用环节中开展［1］。

加强企业档案管理的信息化建设可以有效提高档案管理的利用率，方便企业领导更好地决策，提高档案管理人员的工作效率和质量，保证企业稳定高效发展。企业结合内部实际情况制定信息化档案管理方案，将传统的纸质档案变为电子档案，改变传统的手动搜索模式，可以有效解决传统档案管理档案数量较大、保管条件较差、查找利用率低、工作人员工作量大等问题，为企业的发展提供更好的数据支持和借鉴参考。

二、电子档案信息化原则

（一）全面统筹管理

在进行电子档案信息化建设工作时，需从企业层面出发做好统筹规划，明确电子档案信息化建设目标，并结合企业需求、实际情况制定建设方案。同时建立健全相关管理制度，规范管理流程，将责任落实到位，高效开展信息整合、搜集以及转移等工作，减少企业内部资源浪费。对不同类型的档案依照先后顺序进行合理划分，多线并行，以最快的速度推进电子档案信息化建设工作，尽可能减少过程中员工使用档案资料不便的状况，更好地推进新旧档案管理方法、制度等的过渡，从而防控档案信息化管理风险。

（二）技术适用性

电子档案信息化以信息共享为前提，应统一数据编码原则、标准等，采用适合企业自身档案管理实际状况的信息化平台以及管理系统，准备具有较强兼容性的拓展接口。在保证企业现有文书档案、电子文档等的适用性的基础上，充分考虑未来可能出现的新架构以及新技术，避免在未来实现系统升级及功能优化时，出现原信息转移存在问题的状况。同时在电子档案信息化建设过程中，还应当避免操作失误导致功能设置限制条件规范性不足，如产生归档时间设置区间错误等。

（三）需求引领

在信息化环境下，推进电子档案信息化建设不仅能提高企业档案管理效率，还能为信息需求者提供有针对性的数据信息，保证其可以获得全面、及时、有效的信息。此外，还应当保证电子档案信息管理系统简便、易学、好上手，便于档案管理人员准确操作，从而简化工作流程，更好地推进电子档案信息化进程。因此在用户界面以及页面结构上，可以积极参考企业内部其他系统网页界面，帮助使用者更好地熟悉电子档案信息化管理系统，切实提升工作效率及质量，为企业各项工作的开展及时提供所需数据。

（四）保密及安全原则

在推进电子档案管理信息化建设过程中，应当时刻注意信息保密及安全工作，一切信息活动的开展都应当遵循各项制度规定，在层层保密的要求之下，规范员工行为，明确涉密人员自身权利及义务，确保电子档案管理信息化建设能够助力企业发展，而不会带来较大经营风险。

（五）档案资料舍弃原则

大部分企业内部档案资料存储处于多进少出、只建不废状态。很多企业对档案的留存规定不够严谨，档案库里充斥着大量的无用数据信息，导致人员在搜集信息时需要耗费大量时间，也使得管理与利用难度加大。以电子档案管理信息化建设为契机，对现有档案进行重新归档，实现管理流程的优化，对无用的数据信息当断则断、当舍则舍。对于没有留存价值的档案资料，应按规处理，按照实际状况选择作废，或进行电子文件转化。根据电子档案管理信息化新管理流程及方式对档案信息进行管理，摒弃不符合当前管理需求的传统管理模式。

（六）有效推进原则

企业内部电子档案管理信息化建设工作并不能一蹴而就，它是一项长期且系统的工程。档案资料本身的特殊性，决定了电子档案管理信息化建设的主要作用是为企业生产经营提供支撑，因此其无法直接产生经济效益。为了推动电子档案管理信息化建设工作的有序推进，企业应当制定各阶段目标任务，并对其进行细化分解，分段总结，以此提升员工工作积极性，确保电子档案管理信息化建设工作稳定有序地推进。与此同时，根据利用方式、利用频率对企业现有档案资料进行分析，作出合理的排序，以便更好地体现信息化价值，推动信息化工作的开展。

三、企业电子档案管理信息化建设中存在的难题

（一）档案接收时仍然存在增量电子化难鉴定问题

存量电子化和增量电子化是信息化档案使用的基础。当前，许多企业都开始了档案信息化工作，然而增量电子化工作进展缓慢，主要面临的问题是电子档案在内容、范围等方面很难界定和保障。

（二）引入的档案信息系统直接影响后续档案安全管理成本

企业档案管理人员需要进行海量的电子档案和数字化文件的收集、整理和保管工作，怎样完成数量巨大的信息整理工作，是企业实现档案信息化管理的核心问题。当前企业应用的信息化系统种类繁多，如何依据企业自身情况选择合适的系统是企业面临的巨大难题。如果系统适用性较差，会导致档案管理工作进展不顺利，进而增加企业在系统投资、维修养护等方面的成本。

（三）电子档案存储和保密工作存在丢失、泄露风险

部分企业电子档案在保存和移交的过程中，没有通过物理隔断手段对涉及公司机密的电子文件进行保管和备份，造成档案丢失和泄密风险。与纸质档案相比，电子档案由于保存介质是移动硬盘、光盘等，具有不稳定性，容易出现损坏和丢失等风险。同时，档案系统本身存在的漏洞也会引发潜在的风险问题［2］。

（四）企业电子档案被利用风险未解决

企业电子档案不管是初始数据还是数据开发，其目的都是为企业经营提供支撑，然而档案自身保密属性和开发应用之间的矛盾始终存在，怎样保证信息化文件的应用能够被追溯，如何对电子档案的损毁和泄密进行责任追究，是企业急需解决的难题。

（五）档案管理人员能力不满足需求

当前企业档案管理缺乏专业人才，现有档案管理人员欠缺信息化管理的专业素质和工作能力，呈现老龄化趋势，信息化意识有待增强。同时，企业缺乏对管理人员技能的培训，使得工作队伍知识结构不够完善，部分管理人员对电子档案信息化管理缺乏正确的认知，仍然以传统的管理模式、方法展开工作，对工作中存在的不足不能及时改进，影响了档案管理工作的质量。

四、企业电子档案管理信息化建设下一步发展方向

（一）优化电子档案管理规章制度

为了保证企业电子档案的安全性、完整性和真实性，提高文件管理的效率和质量，企业需要建立严格的规章制度，对电子档案和文件在管理和存档方面的具体工作进行细化，对员工的责任和权利进行明确。首先，企业档案管理部门主要管理电子档案和存档相应的电子资料，所以应接受统一的培训，保证其可以高效地完成文件的归置、编目和接收等工作。制定严格的档案管理制度对实际的工作过程进行规范，加大相关部门的工作执行力度，监督企业档案管理的规范化程度，及时整理档案，保证档案按期归档，实现信息化背景下档案管理工作的科学化。其次，负责资料电子化的部门要做好相应的工作，包括文件的入档移交、文件目录的整理以及文件的收集等。再次，相关员工要根据制定的信息化系统标准，保证系统各相关功能可以正常使用，为企业档案管理信息化提供支持［3］。最后，企业要加快启动档案管理的数字化工程，持续推进纸质档案电子化，电子档案数据库化，对相关的数据资料进行存储。档案管理人员将档案扫描上传，将信息纳入系统，并编写相关报告，便于各部门员工对企业现有办公系统的工作流程有一个更全面、清晰的认知，灵活使用财务电子档案上报、查询等功能，从而实现档案管理的规范化和标准化。

（二）选择适宜的档案信息系统

档案信息管理跟企业信息技术管理有着密切的关联，在实际应用档案信息系统时，操作人员应当加强与企业信息技术员工的交流和沟通，找到最优的档案资料存储方案。小型企业可以利用移动硬盘、只读光盘或者服务器进行资料的备份；中型企业可以选择蓝光光盘、云服务器进行备份；条件较好的企业可以利用COLD或者COM进行存储备份。值得注意的是COM-COLD双套存储需要利用相同的作业设备开展，应当使用相同的数据，如果无法同时开展两个过程，要首先对COM进行处理，数据资料库的类型应当支持COM设备，否则经过转换以后，还需将DOC、PDF等格式转变成TIFF格式的数字图像。

企业在档案管理信息化建设过程中，要根据国家信息化管理的相关规定，结合企业自身发展的需求和特点，制定相应的内部管理标准体系，并在实践过程中加以优化与完善。同时，建立规范化和标准化的信息化档案系统，便于管理人员操作，制定标准化的数据库软硬件文档格式和数据规范，方便管理人员共享数据，增强档案资料检索的快捷性和有效性。加强对档案的安全性管理，科学开展档案电子数据库的构建、使用以及日常管理，在保证数据获取便捷的同时，减少资料遗失和泄露的发生概率。

（三）健全档案信息等级保护机制

企业档案信息在验收完成以后，单机版软件能够脱机使用，并且使用员工只有一人，因此可以安装加密狗，以保证系统使用的安全性。多数大型企业采用网络版和手机端共同使用的模式，为了避免资料泄露，可以利用第三方信息登记保护机制，依据等级要求进行调整。同时，档案管理人员要加强与信息技术部门的交流，全面了解信息系统的各项功能模块，减少人为失误带来的信息风险，同时应对系统预警机制、应急功能板块等也有一定的了解，在日常操作中一旦出现问题，要能够及时采取措施，避免风险扩散。当然，企业也应加强对档案管理人员的管控，规范档案信息化管理流程，约束人员行为，减少内部人员因素带来的信息泄露、数据篡改风险。对于使用电子档案的部门，要建立严格的授权审批制度，减少信息化档案系统非法采访的发生概率，保证数据的安全。企业要安排专业人员对网络环境进行实时监控和保护，采用专业的防火墙技术，保证网络不会受到黑客的恶意攻击，避免企业涉密被篡改、偷取，影响企业业务活动的开展。

（四）完善电子档案使用权限和追溯功能设置

随着大数据时代的来临，电子档案的使用已经成为必然的发展趋势。对于企业来说，电子档案的二次传播在可控性方面不够理想；从档案管理员工的角度来看，需要在档案系统建设过程中，对身份信息进行严格的认证，设置权限，避免档案内容的扩散，还可以通过动态水印功能实现系统的追溯。企业要建立访问记录机制，对登录信息化档案系统的用户进行全面记录，包括登陆的时间、地点、设备号以及进行的操作等，保证档案管理人员能够进行事后追踪。条件较好的企业可以设置让电子文件在预定期限内完成自毁，避免关键数据信息被泄露。

（五）加强档案管理队伍的建设

管理人员能力水平也关乎企业档案信息化建设的效率以及后期能否落实运行。针对当前企业档案管理人员综合能力不强、人员配置不合理等问题，企业必须加大人员培养力度，组织开展档案文化学习、档案信息化建设等培训，帮助管理人员掌握信息化技术，熟悉档案业务和档案管理的相关知识，认清互联网时代档案管理的发展方向。同时，建立健全人才引进机制，引入综合型人才，全面提升档案管理队伍的综合素质水平。档案管理模式和手段的变化对档案安全管理提出了新的要求，现有档案管理人员应积极主动地参与档案信息化和数字化知识培训，做好企业档案管理制度和信息化系统的更新与完善工作。