强化发电厂档案的管理信息化建筑的方法

2021-11-24吕新艳

商品与质量 2021年15期

关键词：发电厂纸质管理工作

吕新艳

山东南山铝业股份有限公司山东龙口 265713

在发电厂发展中，档案管理工作发挥着举足轻重的地位，因此管理人员要朝着信息化建设方向努力，使档案管理工作健康发展。在日常档案管理工作中，要着重提升工作人员综合水平，充分发挥信息技术的优势，细致划分档案管理工作，从根本上提升发电厂经济收入。

1 发电厂档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 对信息化建设工作缺乏重视

目前，我国大部分发电厂对档案管理工作缺乏重视，还有一些发电厂实施扁平化管理方式，通过收缩档案机构，分流档案管理人员来减低管理成本，这种操作模式会给档案信息管理工作带来诸多负面影响。

1.2 档案管理设施落后

发电厂在开展档案管理工作中要想实现现代化，需要先进的软件和硬件设备的支持。但是部分发电厂的实力有限，它们将资金用于市场的开拓和新产品的研发中，忽视了档案管理工作。现阶段，部分发电厂对档案管理工作的认可度较低，严重缺乏硬件设施，投入的资金量较少，这阻碍了档案信息化管理工作的顺利开展。

1.3 技术投入力度较小

互联网技术是发电厂档案信息化管理的重要基础，传统的纸质资料虽然存放的时间较长，但是管理方法严重缺乏专业性，导致档案信息不够健全和完善。如果使用人工查询的方式，会耗费大量的时间和精力，不仅需要技术支撑，而且需要大量资金支持和专业人员的指导。很多发电厂没有高度重视档案信息化管理工作，导致档案管理信息化管理进程缓慢。

1.4 在整体规划上缺乏指导力度

我国部分发电厂在档案管理信息化建设中，没有做好信息部门与其他部门的沟通和交流工作，这导致信息化处理系统仅仅流于形式，无法充分发挥其真正作用，更无法体现其功能的强大性。

2 强化发电厂档案的管理信息化建设的策略

2.1 增强工作人员档案管理信息化意识

发电厂在档案管理中，要以自身发展情况为基础，提升员工的档案管理信息化意识，提升工作人员对档案管理信息化建设重视程度[1]。在具体管理过程中，要做好档案信息化宣传工作，让每一位员工充分认知和了解档案信息化知识点，掌握档案管理信息化意义。除此之外，领导人员要发挥自身的积极作用，了解档案的价值，制定完善的管理规划，促进发电厂健康长远发展，提升发电厂的核心竞争力。发电厂要定期开展工作人员培训工作，不断增强工作人员专业素质。

2.2 优化和升级档案信息化管理平台

纸质文件管理工作比较繁琐、复杂，需要耗费大量的时间和精力，严重降低了档案信息化管理质量和效率[2]。为了有效解决这一问题，发电厂要做好档案信息化管理平台的升级和优化工作，在实际的档案管理工作中有效整合工作流程，使用整合管理方法，有效提升档案信息化管理效率。档案管理人员要使用先进的计算机技术搜索和收集相关文件，优化收集流程，简化档案管理，从根本上提升管理效率。除此之外，在具体档案管理工作中，要利用计算机科学整理档案，然后做好归档工作，这样不仅提升档案收集工作的有效性，而且可以节省大量的人力资源，降低人工成本支出。

2.3 及时更新使用的设备

在档案信息化管理中，需要先进硬件设备的支撑，这与纸质档案管理工作相比具有较大差异性[3]。通过调查和分析我们会发现，发电厂信息化管理设备情况与档案管理工作有着密切联系，为此要保证使用的信息化设备跟上时代发展步伐。首先，要发电厂档案管理部门提供先进的硬件设备，比如计算机、打印机等等。其次，要严格遵循高效、节约、实用的原则，积极优化和升级发电厂的软件设备，提升设备的安全性。最后，做好档案管理信息化建设工作的总结工作，收集各种数据和信息，扩大信息化工作覆盖范围，做好相关软件的引入工作。

2.4 加强管理部门人才建设工作

任何一项工作的顺利开展都需要专业人才的支持，因此发电厂在档案信息化管理工作开展中，需要具备现代化能力人才的支持。首先，发电厂要提升对工作人员的审核标准，丰富他们基础知识，加强计算机操作技术培训，为档案信息化管理工作的开展奠定基础。同时发电厂要积极建立完善的考核制度，从多个方面考察工作人员的专业能力，合理安排员工的工作岗位和工资。