浅谈信息时代运用体系思维进行项目施工资料管理

余佳慧 中交四航局第一工程有限公司

现今，在项目施工管理过程中，第一手资料对于施工企业而言尤为重要，所以在项目施工资料管理方面需要加强注意。资料管理是一项比较繁琐的工作，往往在资料管理过程中也会出现一些共性问题。在信息化时代，施工企业要根据自身情况，不断更新进步，对项目施工资料实施全面科学化、体系化、精细化的管理，使其能够在指导业务工作方面发挥巨大的作用，并为档案移交打下良好的基础。

1.工程概况

本项目为中交第四航务工程局有限公司城中村污水治理工程和供水管网工程勘察设计施工总承包项目（EPC），是广州市“城中村治污工作”及“自来水供水设施改造工作”的重要组成部分。项目采用EPC合同模式（设计－采购－施工）。工程主要内容包括：排水立管雨污分流改造；钢筋混凝土管安装；检查井安装；化粪池修复；供水管道施工；混凝土路面、沥青路面开挖与修复等。

由于项目模式的特点，EPC项目竣工资料面临内容多、数量大、格式严、种类杂的挑战。项目竣工资料是项目实施过程中的真实记载，需具备完整性、准确性和有效性。

2.EPC施工项目资料管理的现状分析

2.1 规范责任意识薄弱，未建立健全竣工文件机制

由于建筑工程比较庞杂，项目竣工文件涉及面广，通常会由指定部门专职负责相关工作。项目未建立适用自己的职责及竣工文件领导小组，很可能出现各部门人员不清楚自己的岗位职责及部门职责等情况。资料人员对竣工文件规范意识不强，缺乏责任意识，且缺少实时查阅的方式方法，会导致文件丢失等事故。

2.2 信息传递及交流不及时

竣工文件涉及专业较多，施工项目各部门不熟悉彼此的业务又未能及时有效地进行信息传递及交流，导致资料工作缺乏持续性或资料不具备充分的逻辑性，甚至出现数据性的错误。对顾客的需求及期望未能做出有效的传达及反馈，导致资料工作滞后等问题。

2.3 文件未动态管理，资料信息无法准确掌握

文件管理、工程管理及资料人员流动性大，在对接过程中未能重点进行交接工作，对文件未能进行动态更新，准确掌握资料信息，导致文件缺乏正确性和有效性，缺乏管理深度。

2.4 未落实定期自查自纠

企业在文件管理过程中未能有效对资料工作进行自查，导致上级单位督查中竣工文件问题整改落实不到位、在竣工结算时常需要重新整理、补做资料等问题，严重影响了竣工验收进度。

3.信息时代运用体系思维进行项目施工资料管理

3.1 构建全新的沟通模式

资料都是出于施工一线，为确保资料的完整性、真实性、准确性与及时性，各部门间人员需加强沟通与协调，保持良好的交流。项目应结合自身实际，制定本项目资料管理措施及各项规章制度，成立领导小组。构建全新的沟通模式。除了传统的线下会议，也可通过信息技术构建完整的线上交流平台，相关人员可以在平台实现交流与互动，同时也可以针对资料的收集情况及工程进展情况开展相关的探讨。做到有问题及时反映，并及时且有效地得到解决。项目领导也能够通过平台及时了解项目竣工资料的进展情况，并对管理工作作出指导。加强项目内部沟通的同时，需与业主、设计、质监站等相关方保持良好沟通，对于资料等包括表格形式及填写内容等要求及时做好确认调整及传达，提高信息传递的质量，对顾客的需求及期望做到有回应有反馈。

3.2 确保资料的有效性、完整性

体系思维的重点在于文件控制，要达到文件控制的目标需做好两点：一个是文件的有效性，一个是作废文件的保留与处置。项目文件包括图纸、规范、规章制度均需要做好控制手续。新文件的发放需全面覆盖旧文件回收，对不再使用的作废文件需及时删除或销毁，对需保留的作废文件给予标识以免误用。竣工文件管理人员应加强自身责任感，多听多学多接触，强大自己的专业对工作负责，系统性把握整体做到全面管理。对管理工作进行分析，从源头抓起。施工台账作为施工资料编制的基础，需承担确保施工资料准确性的重要责任。因此需要通过加强施工台账的管理，提高施工资料的质量，确保施工资料工作的顺利进行。管理人员可以应用信息化技术模式进行工作，最终使其能够追踪溯源，准确掌握施工资料的动态信息，保存好电子及纸质资料，从而避免资料遗失等问题。

3.3 实时跟踪并定期自查自纠

在整个施工过程中会产生各种资料，因此资料的管理也需要深入工程的各个环节，全面地了解工程进展。项目开展包含施工前、施工中、竣工后几个阶段，施工资料也需要根据阶段做好收集。例如在项目施工之前，需要对开工报告及施工许可等予以备份；有一些可能会出现的设计变更要加以核对；对于勘察等方面的数据资料要及时收集。在施工过程中需要对检验施工的资料以及影像资料等做好保存。在拍摄照片时，要保证其具有代表性，利用照片资料记录隐蔽工程或拍摄地形、现场地形地貌，更加直观地体现施工情况，并合理地补充文字，保证可追溯性。本项目采用EPC边设计边施工的模式，因此，竣工资料相关管理人员应对图纸等重要文件动态更新进行实时跟踪并及时反馈，保持图纸、现场及资料满足完整性要求。项目施工过程中，需根据要求文件及竣工验收资料清单定期对内部资料进行自查，及时做好检查记录，将发现的问题行程整改一览表，确认责任人，认真做好整改工作。竣工资料领导小组对措施的贯彻落实做好跟进检查，并定期更新实施记录。

3.4 强化信息化建设

体系思维具有动态性、立体性、结构性、整体性、综合性等特点，在应用体系思维时，需要首先确定明确的目标，同时要合理规划项目施工资料管理步骤，然后在具体管理过程中，根据实际情况，具体分析资料管理方式。项目施工资料设计内容比较多，同时涵括的范围非常广。因此要通过信息技术不断增强管理水平，强化信息化建设，利用软件及信息技术强化管理水平，挖掘档案的实际效能，发挥其实用价值。在本项目施工资料管理过程中，也可以应用自动化网络系统，确保查询信息能够具备及时性的特点，达到信息资源共享的目的，提高工程项目施工资料的利用效率。同时在后期需要查考时，也能够很方便地查阅。施工企业要不断优化资料管理方面的信息化建设水平，逐步构建电子档案，借助最先进的数字化技术，更加合理地开展电子档案数据管理工作。通过网络传输技术的应用，可以更加全面地共享信息，保障信息的实时传输。标准化、数字化的信息资料能够为查阅提供更大的便利，加强信息化管理效果与水平，让施工企业能够享受可靠的信息化档案服务。施工企业应当构建数字化查询系统，形成相关方面的数据库，准确地查询施工资料，增强资源利用率。

4.结语

综上所述，在本项目施工过程中，项目施工资料管理具有特殊性与重要性，能够保障项目竣工验收工作的顺利开展。施工资料管理是否得当也会影响施工的成效，关系到施工合理地开展。但在项目施工过程中往往会出现轻视管理、重视施工等问题，缺乏对项目施工资料管理的统筹，从而导致出现文件损毁或丢失的问题，文件缺乏完整性、有效性，直接影响竣工文件的编制和工程验收工作，不利于业内形象与企业的可持续发展。鉴于此，提倡施工企业在资料管理方面应用体系思维，制定可执行且高效的体系思维管理模式，使管理工作更加精细化、系统化。在资料管理过程中，需要做好管理步骤的设计，并借助当前的信息化手段，实现系统的资料管理，提升资料管理成效。