事业单位档案管理工作的优化路径探究

许国萍

枣庄市市中区人力资源服务中心 山东枣庄 277116

现如今档案管理的网络化程度越来越高。信息档案可以通过建立专门的网站进行管理和运营。它可以是由国家或相关政府部门建立的网站，也可以是由管理自己内部档案的机构建立的网站，所有这些都离不开大数据的帮助。因此，无论是建立网站的工作人员还是档案管理人员，都应该具有非常强大的数据思维和信息思维。随着档案管理模式从传统的纸质档案管理模式向现代信息档案管理模式的转变，需要应用网络新技术，这就要求档案工作者具有较强的工作适应能力，能够很好地实现从传统管理模式向信息管理模式的转变。

1 档案管理的概述

档案的重要性是不言而喻的，而如何进行档案管理更是有着重要意义。随着社会的发展，传统的档案管理方式已不再适用。当今社会的主题是创新，各行各业都应树立与时俱进的创新理念。大数据时代，任何行业的工作或多或少都会与互联网、计算机等技术结合在一起，档案管理工作也不例外。在大数据时代，档案管理方法不能再落后地出现在人们的视野中，而是应该随着社会的发展不断进行完善[1]。

2 大数据时代事业单位档案管理存在的问题

2.1 规划比较落后

从现实的实际情况来看，大数据时代机构档案管理规划落后的问题。档案管理工作容易受到档案管理权限不清、档案管理投入不足等诸多因素的影响。这些问题使档案管理方式高度不确定，难以制定统一的解决方案，因此，地方政府和有关机构必须进行自我改革和自我完善。

2.2 档案管理人员的服务意识不强

近些年来，随着第三产业的发展以及国家大力发展服务行业，从领导层到基层都经过服务相关的培训。事业单位里不管是档案管理内部还是外部，高层还是基层的管理人员，都感受到了档案管理信息化的服务，但是这些依然还是存在着一系列的障碍。

3 大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径

3.1 进行相应的资源整合

在大数据时代，事业单位档案管理工作整合了各个部门，有利于对分散的数据和档案信息进行集中、归纳和整理。如果其他部门需要使用文件进行工作，公共部门办公室的文件管理可以使用文件共享来协助其他部门的工作。此外，传统的档案管理部门可以建成数字档案管理部门的网络，但在建设数字档案馆的过程中，必须遵守当地政府的有关规定和要求。地方政府也应根据数字档案管理部门的建立，转变政府职能，更好地与数字档案管理部门相匹配，与时俱进[2]。

3.2 加强事业单位档案管理人员的专业素质培训

在大数据时代，必须强化事业单位档案管理人员的服务意识和服务理念。事业单位档案管理工作不是一项简单的可以省略的工作，事实上，它涉及到各个方面。档案工作者应把档案管理信息化作为国家信息化建设的重要组成部分。有些机密档案只能由个别部门的人员查阅及永久保存。除了那些严格保密的档案外，其他档案也可以扩大服务范围。要充分发挥国家在档案管理信息化建设中投入的人力、物力和财力资源的作用，避免浪费成本，实现经济效益最大化。

3.3 加快事业单位档案管理信息化的进程

要充分认识事业单位档案信息化管理的重要性，认识事业单位档案信息化管理的重要性。信息化档案管理可以大大提高事业单位档案管理的效率和管理水平。事业单位档案工作者必须改变传统的管理思想和观念，充分认识档案管理信息的重要性，对信息技术有一定的认识。事业单位档案工作者还应结合当前的信息化建设，有序地采取多种多样的档案管理形式，对整个事业单位的档案进行监督。

事业单位管理者不仅要树立相关意识，摒弃传统的管理理念，而且其他部门的工作人员也要相应地转变意识，只有这样，事业单位档案管理信息化建设才能更加健康地进行。

3.4 施行一站式的档案管理方式

大数据时代事业单位档案管理就是把以前传统的事业单位档案管理模式进行彻底的革新和改变，摒弃落后的纸张记录信息的方式，依靠互联网和计算机把档案数据录入到电脑上，并对这些数据进行整理、分类[3]。在档案管理过程中，可以采用一站式的方式，把大数据信息的基层档案应用其中。

3.5 加强事业单位档案信息的安全保护

“安全第一”在任何行业都是一个非常重要的概念。在大数据时代，档案信息安全也是事业单位档案管理的重要组成部分。档案信息的安全威胁一方面来自计算机和计算机设备的管理，另一方面来自互联网。因此，要最大限度地提高档案管理机构的安全性，就必须从这些方面入手。首先，要加强事业单位档案管理人员思想意识和安全责任意识的培养[4]。在日常档案管理工作中，经理应定期检查和维护各种设备和机器，及时报告任何问题或隐患。其次，要建立一个安全的网络屏障，利用各种软件建立自己的内部文件管理网络，并且必须保证网络的安全性。

4 结语

档案管理方式的不断创新符合大数据时代发展的趋势，事业单位档案管理的过程中，也应该不断创新自己的档案管理方法，提升档案管理的效率和质量。在大数据时代，很多行业的传统管理模式不是行不通，而是已经无法满足这个快速发展的时代需求，与大数据时代的各方面都无法相匹配和适应了。事业单位档案管理工作也是如此。只有把档案管理和大数据结合在一起，才能够提高事业单位档案管理工作的效率和质量。信息化的档案管理模式还可以更好地保存档案和相关资料，方便管理人员的查阅和利用。