新形势下人才服务中心人事档案管理工作分析

文/滨州市沾化区人才服务促进中心 张忠鹏

人才工作管理服务中心作为区政府直属事业单位，为人们提供人事档案查询，人事档案记录学习、生活、工作经历等重要数据，能够真实地体现出个人实际情况，也关系到在社会中参与就业，是用人单位聘请人才非常关键的依据。由此可见，人才服务中心的人事档案管理非常必要。此外，人才服务中心连接了人才与用人单位，是两者之间非常重要的连接载体，因此必须要保证人事档案内容完整性与真实性。一方面能够为人才提供专业化服务，另一方面能够使用人单位了解到更加详细的人才数据。现阶段，实施人事档案管理在新形势环境下难免会出现一些问题，下面以滨州市沾化区人才工作管理服务中心为例，围绕人事档案管理工作展开讨论。

一、新形势下人才服务中心人事档案管理背景

人事档案在我国有相对久远的发展历史，在一直以来的实践中逐渐形成相对成熟的思维模式与管理体系。新形势下人才服务中心内部人事档案管理工作，在市场经济、大数据技术等多项因素影响下，逐渐体现出数字化、智能化的特点。为此，人才服务中心也必须要结合周围环境做出改变，创新人事档案管理模式。与此同时，考虑到人事档案管理工作的重要性，人才服务中心在实施该项工作时，务必要将重点放在档案管理方法的创新上，积极采用大数据技术实现档案信息在线共享，可以更加高效地查询所需要的数据，为人才服务中心工作提供便利。

二、人才服务中心人事档案管理问题

结合滨州市沾化区人才工作管理服务中心现状，总结人事档案管理存在的问题，表现在档案管理数字化转型、人档分离、管理方法以及档案管理人员数量这四个方面。

（一）档案管理数字化转型缺乏正确认知。进入到大数据环境之后，人才服务中心的人事档案管理必须要积极引进大数据技术，但个别管理人员对于数字化转型缺乏充分认识，认为人才服务中心只需要暂时保管人事档案即可，导致其他管理并没有得到深入展开。例如，档案数字化管理人数较少，掌握大数据技术的操作不够熟练，对今后档案管理深入实施造成阻碍。

（二）依然面临人档分离问题。人才服务中心内部人事档案管理经常面临的问题，即为人档分离，该问题主要出现在毕业大学生群体中。当学生离开学校之后，其个人档案会寄存在人才服务中心，如果毕业生所参与的工作缺乏稳定性或者更换工作岗位频率较高，那么这一部分群体档案便会在人才服务中心滞留。面对长期无人过问的档案，人才服务中心在档案信息更新这一方面也会滞后，从而出现人档分离问题。

（三）档案管理模式需要创新。新形势对人才服务中心管理提出新要求，实施人事档案管理，必然要朝着信息化、数字化的方向转变。虽然现阶段人事档案管理已经全面实现了信息化建设，但在大数据、人工智能等先进技术层面还有很大的提升空间。

（四）人事档案管理人员数量缺失。人才服务中心作为基层单位，主要负责人事档案管理的各项工作。但随着工作环境与社会形式的变化，人才服务中心内部人事档案管理工作也发生极大的转变，工作内容更加细化，人事档案管理工作岗位也逐渐增多，面临技术与信息化管理理念等多方面要求。但是在人才配备方面依然不足，例如档案管理人员专业性以及人数较少，甚至存在一人兼任多岗的现象。

三、人才服务中心人事档案管理工作的优化建议

（一）正确认识人事档案管理。人才服务中心在新形势下开展人事档案管理，务必要对该项工作有一个正确的认识，特别是人才服务中心的管理者，要分别从人员编制、人事档案管理、基础设施培训等多个方面给予重视，并且增加成本投入，能够在新形势环境下了解人事档案管理要求，明确个人承担的职责，从而提升档案管理的专业性。面对大数据等先进技术在人事档案管理工作中的融入，需要建立全新的人事档案观，这就需要加强宣传，明确人事档案的重要性，创新档案管理方法与理念，真正体现出人事档案的实际应用价值。另外，人才服务中心必须要做好人力资源开发，凸显人事档案利用价值，作为管理人员也要明确个人对于档案管理的重要意义，特别是档案对应的“人”。通过人事档案记录的政治面貌、工作经历等重要数据，可以帮助用人单位筛选需要的人才。

（二）拓宽人事档案管理的宣传范围。针对人档分离这一问题，需要通过宣传使全社会认识到档案的使用价值。人才服务中心可以到所在城市的社区、企业、高校中进行宣传，特别是高校学生群体，通过人事档案使用价值的宣传，可以了解档案、明确档案流转过程、毕业后档案管理作用，从而能够采取合理的方式处理个人档案，这也为人才服务中心人事档案管理提供了便利。同时，人才服务中心利用传统媒介与新媒体拓宽宣传途径，最大限度地杜绝人档分离和弃档等现象，尽可能地提高人才服务中心内部档案资源的使用价值。

（三）创新人事档案管理模式。新形势下，人事档案管理工作的实施要积极创新管理模式，全方位展开档案管理信息化建设与引用大数据技术。人才服务中心作为连接用人单位和人才的载体，在大数据时代深入推进档案管理转型非常必要，需要在软硬件设备升级、档案管理基础设施更新等方面增加投入，通过信息技术、大数据技术等，全方位提升人事档案管理效率。除此之外，人才服务中心还应该保证储存档案信息的安全性，避免重要档案信息流失，给广大服务对象带来损失。基于新形势对人事档案管理的要求，人才服务中心需要采用全新的管理模式，重点突出档案管理的开放性，这是当前市场经济环境下的一种新型模式，是以传统人事档案管理模式为基础进行补充与调整。人才服务中心内部储存人事档案向全社会开放，所有人都能够了解档案内容，通过开放性档案管理模式，无论是个人还是用人单位都能够享受到专业服务，满足档案使用需求。

（四）创建人事档案管理团队。人才服务中心要想保证人事档案管理质量与专业性，就必须要创建专业管理团队，由专业人员负责人事档案管理工作。例如在人才服务中心内部，根据档案管理要求明确相应数量的编制，聘请专业水平高、经验丰富的档案管理工作人员，分别从公开招考、人才引进这两个方面加大力度，双管齐下，引进大量有专业素养和管理能力的人事档案管理人员，切实提高管理团队专业水平。所有档案管理人员进入工作岗位前必须要接受培训，如果人才服务中心条件允许，也可以为其提供外出培训的机会，或者聘请档案管理行业领域的专家现场授课，帮助档案管理人员了解更为丰富的专业知识与技能。实施人事档案管理工作要在实践管理过程中总结经验，完善档案管理制度，通过切实可行的档案管理制度调动所有工作人员的积极性，能够为人事档案管理提供专业服务。

为了提高档案管理人员的业务水平，人才服务中心中的人事档案要在各个时间段呈现出独特性，要由管理人员了解对应使用时间政策规范与变动，这就需要加强对档案管理人员专业水平的重视，从人事档案材料的采集、审核、使用等方面着手予以完善。除此之外，作为人事档案管理人员，还应该开展跨专业学习，了解与人事档案管理相关的其他行业领域知识，通过管理团队内部交流丰富个人的管理经验，将管理经验、管理技术充分融合，在新形势下推动人才服务中心人事档案管理发展。一方面能够切实提升档案管理人员的专业水平；另一方面也可以为今后档案管理人员培训积累切实可行的经验。特别是档案交接环节，交接双方除了要重视档案数量、内容等这些基础项目，还要了解档案材料有关政策变动，确保后续个性工作能够有序展开，以免因为档案管理人员变更信息或者信息断层，致使前期档案遗留问题无法及时得到解决。

四、结语

综上所述，人才服务中心作为人事档案集中管理主体，面对新形势提出要求，需要分别从档案管理方法、理念等方面进行创新，使所有人都能够认识到档案的重要性，杜绝弃档与人档分离等现象。今后人才服务中心进行档案管理工作，也应该将各项工作和周围环境结合，创新人事档案管理理念，正确认识到大数据、人工智能等先进技术对于人事档案管理的重要意义，从而实现人才服务中心管理模式的创新。