“信息化+公共卫生”背景下医院档案管理现状及优化策略分析

文/成都医学院第二附属医院（核工业四一六医院） 张晓蓉

随着信息技术不断创新突破，数字化、网络化、智能化深入发展，信息革命正从技术产业革命向经济社会变革加速演变，站在“十三五”与“十四五”规划的交汇点上，新一轮科技革命和产业变革带来的影响前所未有，信息化发展面临重大机遇，加速步入智能互联、融合创新、全域赋能阶段，引领创新、驱动转型、助推高质量发展的主导作用更加凸显。在公共卫生领域，以人工智能、工业互联网、物联网、5G网络、数据中心为支撑的“信息化+公共卫生”将成为“十四五”时期推动公共卫生及信息化建设的核心。在此背景下，医院档案管理的难度增加，医院档案管理工作中必须运用现代化技术，使档案管理水平得以提升，为医院各部门提供更高质量的档案服务。

一、“信息化+公共卫生”背景下医院档案管理的特点

（一）检索更为便捷。在“信息化+公共卫生”背景下，优化提升档案管理系统技术，借助常规检索、工作检索、检索平台、检索类别构成独特的检索架构存储和呈现档案，可以让用户突破时间与环境的限制，更便捷、更快速、更准确、更高效的检索利用档案，极大提升工作效率和工作质量，为医院整体管理水平的提升提供有力支撑。

（二）内容更为多元。逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，可以采取多种形式开展，包括医疗、科研、财务、基建档案在内的多种门类档案的收集、存储、加工。在确保档案内容完整、准确、齐全的前提下，也收集存储到更加多样、实用的档案材料，使档案内容更加丰富多元，档案资源体系更加完善。

（三）服务更为个性。数字化、网络化、智能化技术的应用，不仅能提升档案利用的效率，也能不断拓展档案服务的广度和深度。通过深入挖掘档案资源，创新档案服务形式，可以实现档案信息资源共享，充分发挥档案资源的现实效用，为用户提供更加个性化的档案服务，助力医院各项业务的综合发展，从而提升档案服务的质量与效率。

（四）载体更为多样。在广泛收集、有序整理的基础上，经过整合的档案信息资源可以用于形式多样的载体，借助除传统介质之外的数字媒介、多媒体进行展现，促进档案以现实需求为导向，延伸利用的外圆半径，使档案资源得以科学高效的开发利用，精细化融入医院各项管理实践之中。

二、“信息化+公共卫生”视角下医院档案管理现状

（一）档案信息建设有待完善。虽然近年来医院档案管理水平有明显提升，但精细化的档案信息管理还处于探索阶段。医院对于档案管理信息化建设重视程度不足，也尚未设置相应的规范体系，档案管理工作与医院信息化建设有机地结合起来，极大地影响了医院档资源开发利用及相关个性化、智能化服务工作的开展。

（二）信息管理基础有待夯实。在实际工作中，一方面，多数医院档案管理人员工作重心仍停留在传统的档案收集、整编等环节上，在信息化处理及深入应用信息工具方面的能力有待提升；另一方面，医院信息系统（HIS）建设滞后，信息化管理水平参差不齐，信息化管理在硬件系统与软件操作层面的缺失，导致信息管理根基不牢，难以充分提升其管理效率。

（三）档案编研水平有待提升。“信息化+公共卫生”背景下的档案编研，不仅是在数字化背景下针对实体档案开展的编研工作，同时也包括对数字环境中所产生的电子档案开展的编研工作。传统数据挖掘技术在非结构的医疗数据中难以确保非结构化的精确性，会造成数据中隐含信息的丢失，传统档案编研方式和手段在对海量数据进行处理分析、筛选整合时亦存在明显的短板和不足。

（四）档案管理安全有待强化。信息化时代的档案存储与保管会大量存储于计算机硬盘等介质中，若在管理过程中发生设备故障、失窃或操作不当，造成档案数据或编研成果的丢失。与此同时，由于网络空间本身存在一定的不确定性，安全技术壁垒一旦被突破，随之而来的数据损失会非常巨大，例如防火墙、网络安全漏洞、程序错误都是管理过程中存在的安全隐患。

（五）档案利用渠道有待拓展。在目前的医院档案利用过程中，由于缺乏对用户需求的深入挖掘和梳理，导致在工作中形成的具有保存、利用价值的档案资源仅能被动地提供利用，没有积极主动地实现将档案管理平台与医院信息系统（HIS）中的其他信息平台有机互联，尚未做到以用户需求为导向，在档案的利用方式、时间、媒介方面提供精准和个性化的服务。

（六）人才队伍建设有待加强。信息化进程带来的技术方面的突飞猛进，使得档案管理行业愈加趋近于人才密集型和技术密集型行业，人才队伍建设对于档案管理水平的提升尤为重要。但由于受到档案工作的收入水平及职业发展的限制，难以招募具有较高信息技术水准的专业档案管理技术人员，而能力较为突出的档案管理人员又容易向其他管理部门流动，专业人才队伍匮乏。

三、“信息化+公共卫生”要求下医院档案管理优化策略

（一）抓软、硬件提升，夯实信息化管理基础。软硬件的支撑与保障是提升医院档案信息化管理水平的必要前提，需通过增强医院信息化管理基础设备设施建设和网络资源共享，强化信息化管理技能的提升，建立覆盖内容广、实用性强的档案管理信息系统，实现档案管理系统与各网络平台资源的互联互通。规范档案信息化建设的程序、内容和方式，深入挖掘、开发优质档案信息资源，为医院精细化管理提供有效的数据支撑。

（二）抓制度规范建设，建立健全制度管理体系。根据“信息化+公共卫生”背景下医院档案管理工作实际，结合国家关于医院档案管理的相关法律法规，进一步完善医院档案管理工作规章制度和标准规范体系，根据医院管理实际的变化和信息化发展修订完善相关管理制度，对医院档案信息化建设提供有针对性并且具有可行性的规范指引，确保形成档案管理工作科学、高效、合理运转的格局。

（三）抓管理提质增效，不断丰富档案信息资源。医院档案管理要力求做到管理科学规范化，档案利用高效化，制定业务系统的接口规范，积极探索大数据、区块链等技术与档案管理的结合，借助信息技术工作，在对档案资源进行多层次挖掘、多角度分析的基础上，将医院档案工作由传统的档案管理向现代的信息管理方向扩展，在前端控制、实时归档等环节即实行全过程管理，充分有效收集、整合各个门类的档案数字资源。

（四）抓基础数据积累，充分发挥档案资源效用。基础数据的积累是开展医院档案信息化工作的基本前提，在信息化建设过程中，需要根据利用者需求来建设档案资源体系，在深入开展档案资源收集、归档的基础上，还需要不断借助数据挖掘技术、云计算技术等对医院档案数据进行深度挖掘和二次利用，从而最大限度发挥出档案信息资源的作用，并以需求为导向，借助信息技术工作，通过全面利用数据分析和高效的检索工具，充分发挥档案资源的现实效用。

（五）抓信息安全管控，保障档案信息资源安全。针对“信息化+公共卫生”背景下新的管理特性，通过设置防火墙、应用加密技术、远程备份、设立保密设备及网络的方式，构筑档案信息资源安全防御体系。同时也要加强对档案管理工作人员及用户的保密安全教育，防止发生因人的原因出现的失密泄密、病毒入侵等安全风险，最大限度地减少医院档案数据丢失、损坏、泄露等现象。

（六）抓人才队伍建设，优化档案人才培养体系。1.对档案人员队伍合理布局。结合实际工作需要，积极引进各层次、多类型的人才，完善档案队伍的年龄、知识、能力结构。2.在企业内部管理层面，推动企业档案人员在职称评定、专业进修、评优评奖方面享受合理待遇。3.加大培训培养力度。畅通档案人员对内对外交流渠道，在提升专业技术水平的同时，也促进档案工作人员同业界从业人员互相学习交流，增强队伍活力。

四、结语

一个以病人信息为核心，与管理和医疗信息融合、贯通，实现便捷、高效的医疗信息管理体系，包括电子健康档案、医学影像系统、医疗专科信息系统等网络化和多媒体化的国际性大趋势正在形成。在此背景下，“信息化+公共卫生”在为医院档案工作带来新的发展机遇的同时，也使传统的档案管理工作面临了新的挑战。虽有挑战，但医院档案工作源于实践、服务于实践的根本目标不会改变，只有充分认知信息化对档案管理工作带来的重大改变和重要意义，才能真正做到将信息技术发展成果融入档案管理工作，切实凸显档案工作在医院持久发展中发挥的现实效用。