信息文化背景下医院文书档案管理工作转型探讨

文/福建医科大学附属第二医院 曾红华

随着科技的不断创新和进步，信息技术在各个领域逐渐渗透，在工作和生活中使用信息技术已经比较常见。在医院的发展过程中，技术和工作模式都需要跟上时代的变化，不断创新改进。在医院的整体运营和管理体系中，医院文书档案管理是比较重要的组成部分，其中包括了医院服务情况、教学科研成果、医患人员信息等，信息形式除了文字，还包括图像、视频、表格等，这些记录形式客观展现了医院整体的工作状况和成果。

医院文书档案管理对于医院的管理工作有着举足轻重的作用，档案管理工作的质量决定了医院管理工作水平和质量。信息时代，传统的医院文书档案管理模式已经不符合目前医院管理工作的要求，所以，医院相关管理人员必须跟上时代，改变传统管理理念，学习先进的文书档案管理理念和模式，不断提高医院文书管理的效率和质量，为医院的管理工作夯实基础。

信息文化背景下，医院文书档案管理功能包括以下几个方面：医院党建档案、教学档案、科研档案、财务档案、文化制度档案、后勤档案等。文书档案的作用应该包含增加医疗服务质量、指导医院精准发展、丰富医院文化内涵等作用，只有明确文书管理工作的细节，结合信息文化的渗透，医院文书管理工作才可以有序运行。不过，目前医院文书管理工作还存在一定的问题，所以本文会进一步探讨目前医院文书管理工作出现的问题以及如何进行转型创新。

一、目前信息文化时代背景下医院文书管理工作的现状

（一）文件资料整合不规范。在医院以往的传统档案管理过程中，文件资料的收集整合并不是很规范，特别是医院的档案整理员有些并不是很专业，对于档案管理并没有很强的爱护和珍惜意识。在文书管理过程中发现，文件管理往往容易出现以下问题：第一，档案管理人员在印发医院内部的相关文件时，会出现文件缺漏、文件失真以及文件制作时间不连贯等问题。第二，对于上级领导下发的批复、经费下发、表彰记录等文件的原文件不注重对其采取保护措施。第三，对于档案检查的应付行为。医院的档案管理需要领导的审核和检查。有些时候，医院档案管理工作人员往往为了应付检查，会制作医院内部红头文件，这样反而丧失了档案文件的真实性。当医院需要使用这些资料的时候，会看到缺失的不实的档案文件。

（二）档案文件的管理流程和制度不规范。信息时代的到来，使得网络信息技术的运用也越来越广泛，所以医院档案的管理也可以利用网络技术。随着时间的推移，有些文件的历史比较久远，这要求保存工作必须要落实到位，而且随着文书档案的数量逐渐增多，档案的编修也需要花费大量的时间，但是由于有些档案管理工作并没有制定相关的管理流程和制度，造成档案的管理分类以及使用都遇到了很大的困难。导致每一年的档案整理分类的工作异常繁重，增加了档案管理工作人员的工作强度和工作难度。

（三）档案工作人员专业素质不高。医院在人才培养的过程中，往往只注重对于医护人员的栽培，缺乏对于医院档案人才的挖掘和培养。主要体现在两点：其一，文书档案管理工作的学习和培训，并没有很重视文书专职人员。档案管理人员比例较多的是普通管理人员，所以工作的积极性和细致程度并不是很高，无法保证档案整理和归纳的规范性和完整性。因为不是全职人员，管理人员缺乏一定的耐心和责任心，对于工作中出现的问题不能及时整改，导致档案管理工作会出现细节性失误，从而导致档案管理出现源源不断的问题。其二，医院的档案管理人员人手不足，无法适应庞大的医院档案文件管理强度，而且在大部分都是非专业的档案管理员的情况下，档案的归档和整合无法由专业的方法进行管理，所以就会出现医院档案管理的工作效率低下而且工作强度也很大。

（四）档案管理工作不受重视，缺乏专业设备。在医院的管理过程中，因为医疗业务可以为医院带来源源不断的效益，所以医院更重视医疗业务而忽略档案管理工作的重要性。由于高层领导及管理层不够重视，导致其他部门也会忽略档案管理工作的重要性。另外，档案管理上所投入的资金支持也很缺乏，有关档案管理的设备配置都很落后。比如用于存档查阅的电脑配置，有些已经是非常落后的系统，平时进行整理归档的时候会出现卡机黑屏等现象，或者档案室也没有可以保存纸质文件的保湿器等专业设备，这对文件的保存带来很大的困难。再者除了纸质文件，电子文件的保存设备也很不完善，保存档案文件的硬盘等设备无法有效存放和管理。

二、医院文书档案管理工作的转型策略

（一）转变文书档案工作理念，丰富档案信息资源。医院文书档案工作的真正意义在于不断服务广大的群众。在医院信息资源的结构调整中应该不断优化升级，保证其可以随时随地为医院所有人群以及广大人民群众作出贡献。因此，在档案管理的过程中，应该利用先进的网络信息技术不断丰富医院档案信息内容，优化档案信息结构，使其可以顺应医院发展的需求和人民群众的实际需要。信息化背景下，医院应该注重档案管理的重要性，让档案管理可以在技术的支持下得到全方位的运用。档案文件的整理和归纳应该规范化、科学化，医院应该制定相关的档案管理制度和流程，保证档案文件可以顺利地保存和运用。同时也要保证档案文件的完整性和真实性。在此基础上，医院可以研究和开发更加先进的档案管理技术和设备，为医院提供简捷快速的搜索查询条件，从而提高医院和人民群众的使用满意度。

（二）转变档案服务方式，加强档案工作人员的专业素质。大数据和信息文化时代背景下，很多领域都使用了云计算等先进的网络技术，这些都为医院档案管理工作转型提供了便利的技术支持。首先，医院内部要不断提升服务质量，从医院内部角度来说，部门之间的联合管理可以节约不少时间，后勤、人事、财务、教学等部门进行统一管理之后，在收集相关部门的档案文件时，工作效率会有很大的提高。并且除了医院内部的联系之外，医院和医院之间也可以通过这样的手段实现档案分享和资源整合，为医院之间的共同发展提供有效基础。

另外，从档案管理工作人员的角度来说，信息技术的不断发展意味着管理人员需要不断更新和学习档案管理工作的知识，因此医院应该注重对档案管理人员的挖掘和培养，成立一个专业的档案管理小组，对其进行不定期的培训和学习，同时也要加强档案管理工作人员的奖惩机制，丰富其工作福利待遇。这样档案管理工作人员的工作积极性和能动性会有很大的提高。

（三）转变档案管理模式，为档案管理工作提供充分的设备资源。在医院档案的管理过程中，除了以上两点以外，最重要的就是要规范档案管理的制度和模式，使其可以适应医院的发展和大众的需求。在符合国家法律法规的基础上，要对档案规范化和标准化进行及时的改正和修订，完善档案工作制度和文件归档方案，健全档案标准体系，从而确保档案文件的完整性和真实性。另外，档案的存档方式也应该从传统的纸质存档过渡到现代的电子存档阅档模式，从而适应医院和大众对于文件档案的阅览需求。

医院也要注重档案电子化建设进程，要参考医院本身的实际需求，引进合适的技术设备和电子档案使用设备，比如高速扫描机器、光盘刻录机等先进设备，同时也可以使用和购买一些必要的档案整理软件、杀毒软件和加密软件等，建立一个安全的档案系统。同时可以结合云管理，提高档案管理的效率和质量。此外，档案管理工作人员还要整理出年份久远的纸质档案，通过电子化技术进行扫描，让其可以保存在电脑里，防止其丢失和毁坏。并且对不同的文件类型进行分类，这样对于查询者来说是非常方便的。所以医院也要建立安全有效的档案数据管理模型，为以后医院有效地展开各项工作提供保障，也可以为医院其他部门提供方便快捷的档案查询条件。总之，医院要在医院整体发展水平的基础上，积极建立健全档案信息管理工作体系，为医院快速发展提供良好的资源支持。

三、结语

综上所述，目前很多医院在档案管理工作过程中还存在各种不足，而且随着近年来医院规模的扩大、医院患者数量的不断增加，医院的工作压力也在不断上升，而对于档案资源需求也日益增加。然而，传统的档案管理体系已经不能满足医院的发展要求，很多医院的档案工作还存在不规范、不科学、不真实的情况，医院要想得到快速发展，必须要转型创新对档案工作的管理体系。因此，信息化背景下，档案管理人员以及医院高层管理人员必须重视档案管理规范化、科学化的必要性。同时还要努力提高档案管理工作人员的职业素质和专业素养，只有建立规范的医院档案管理机制，优化医院文书档案管理模式，才能在信息化时代不断发展壮大我国的医疗卫生事业。