风电企业档案管理工作困境及改进探析

文/华润电力投资有限公司西南分公司 张利锋

档案是一个企业的无形资产，对企业生产经营起着至关重要的作用，是企业质量保障的证明书，也是企业发展过程的一个缩影，可以起到追本溯源的作用。随着企业的改革、信息化的应用及档案管理工作要求的提高，档案管理人员也必须与时俱进、创新工作、提高专业能力、提升管理水平。齐全、完整、准确、系统及规范地收集档案，企业需要档案充分发挥它的作用，通过档案工作者的管理和研究，使档案成为启迪企业文化的基石，帮助企业不断前行、不断进步。通过创新管理思路、提升业务能力做好档案管理工作成了档案工作者不断探索的课题。只有不断提升综合能力才能在企业更好地实现自我价值。

一、档案管理工作现状

（一）重工程建设、轻档案管理。由于风电建设项目建设时间紧、任务重，并且需要克服天气影响等因素，因此项目部会抢抓建设窗口期，全力以赴完成并网目标。于是就出现了重工程建设、轻档案管理的思想，导致各阶段档案资料未能按时移交或者移交资料不全。同时项目建设过程中档案管理工作助力并网效果不明显，并且大多数人认为工程资料最后完成编制不会有什么影响，所以导致项目负责人、各专业工程师都将主要精力投入工程建设上，忽视档案工作管理。从目前相关风电建设项目档案管理现状来看，部分项目负责人对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对项目工程质量的保障作用。

（二）工程档案编制与项目建设未同步。从实际情况来看，部分风电企业对档案管理的重视程度不足，导致工程档案编制与项目建设不同步，影响到了档案资料的真实性与全面性。首先，风电项目的建设具有参建单位多、人员变动大以及工期长等特点，这加大了工程档案编制的难度，导致工程档案编制落后于项目建设。其次，部分档案管理人员的积极性与主动性较低，没有及时收集资料，各个参建单位也没有及时整理资料，导致档案资料无法被按时整理归档。此外，一些企业在完成项目建设之后才开始收集档案资料，降低了档案资料的全面性、完整性与真实性，也造成了建设项目的工程质量无法得到充分的保障。

（三）业务人员知识水平薄弱。风电企业的人力资源配置不够科学，导致档案管理工作缺乏人才。首先，部分风电企业的档案管理工作缺乏专人管理。一些风电企业为了降低成本，会安排行政等方面的人员兼职档案管理工作，但这些人员并不具备专业的档案管理知识，档案管理能力也比较差，无法有效开展档案管理工作。也有一些风电企业没有设置档案分管领导、档案主管部门，将档案管理工作划分给其他部门兼管，缺乏从全局统筹规划、监督管理企业档案管理工作，导致档案工作得不到有效监督落实，无法发挥档案价值。

（四）管理方法不科学，监督考核未能有效落地。由于风电企业不够重视档案管理工作，导致风电企业的档案管理理念仍然停留在过去，采用的管理方法效率太低，且没有进行严格监督与考核。在信息技术快速发展的过程中，一些风电企业认识到了信息技术的重要性，也引进了一些信息技术，但是引进的技术较少且技术的利用率较低。信息技术的应用对管理人员的要求较高，但是一些管理人员的思想较为落后，没有跟上时代发展的步伐，甚至有些管理人员无法接受新兴技术，所以无法科学应用信息技术，信息技术成为摆设。

二、风电企业档案管理工作的改进策略

（一）加强对档案管理的重视程度。风电企业需要从思想上意识到档案管理工作的重要性，摒弃档案管理不能创造价值的思想，积极开展档案管理工作。风电企业的管理者需要明确档案管理的价值与意义，在注重工程质量的同时注重档案管理工作。另外，风电建设档案不仅是工程建设管理文件，也是风电工程达标投产的考核指标，更是投资后评价、审计、生产经营活动所需的重要凭证，所以企业管理者需要加大宣传力度，让各部门以及各项目参建单位都意识到档案资料的重要性，做好档案的收集与整理工作。此外，风电企业需要树立先进的档案管理理念。风电企业要树立数据化意识，将档案管理重点放在档案中的数据信息上，积极挖掘档案数据信息的价值。

（二）健全档案管理体系。第一，风电企业需要完善档案管理制度，为档案管理工作的顺利开展提供保障。风电企业在进行档案管理制度的建设时需要综合考虑档案管理的需求以及风电工程的特点优化制度，制定统一的档案归档范围及分类方案，确保档案管理人员在开展档案管理工作时有章可循。第二，风电企业需要完善责任制度。风电项目的建设需要勘察、设计、监理、施工、设备等单位及相关部门的参与，因此需要通过完善的责任制度落实各个参建方以及管理人员的职责，充分发挥制度的约束作用，确保制度的贯彻落实。第三，需要完善人员考核制度，定期对档案管理人员进行理论及实践两方面的严格考核，增强管理人员的职责意识。同时，完善评价制度和奖惩制度，以此来激发管理人员的工作热情。第四，需要完善监督机制，对档案的收集、整理、归档、利用等全过程进行严格监督。

（三）平衡工程技术资料编制与项目建设。做好项目建设的技术资料编制工作至关重要，所以风电企业不仅需要提高对档案管理工作的重视程度，还需要平衡工程技术资料编制与项目建设这两项工作，保证二者同步进行。由于参建方较多且档案管理人员缺乏积极性，所以风电企业应当做好参建方的协调工作，让所有的参建方都安排一名档案管理人员负责协调管理项目部工程技术资料的编制工作，及时提交档案资料，定期对档案进行归档处理。另外，风电企业需要完善项目建设的档案编制流程，在进行项目建设的同时实施技术资料编制，不要等到项目竣工后再开始突击补充技术资料，以免影响档案资料的完整性、全面性与真实性。

（四）提高业务人员的专业素养。提高档案管理质量需要加大对档案管理人员的培养力度，这需要大家的共同努力。首先，风电企业需要提高档案管理人员的招聘门槛，优化档案管理人员的配置，避免出现身兼多职的情况。同时，风电企业也需要多对档案管理人员进行技术培训，丰富档案管理人员的专业知识，提高其业务水平，并通过专业的考核判断档案管理人员的专业能力。风电企业可以邀请档案管理专家开设讲座，也可以定期安排部分档案管理人员进修，从而在丰富其管理经验的同时提高其智能化技术的应用能力，增强档案管理的实时性。其次，相关部门应该呼吁各大高校培养专业的档案管理人才，让更多的人才投入到风电企业的档案工作当中，推动风电企业的发展。

（五）利用信息技术创新档案管理方法。信息技术的发展为档案管理工作的改进提供了机遇，所以风电企业需要与时俱进，积极利用信息技术创新档案管理方法，完善信息化档案管理系统，从而提高档案管理的效率。第一，风电企业应该通过扫描仪、摄像机等设备将纸质档案转变为数字资料，构建档案数据库，并加大局域网的建设力度，通过局域网将各个部门联系起来，实现各个部门之间的信息共享、动态对接。即先构建一个档案中心，将重要的文件、材料等档案都纳入档案中心当中，之后再将档案中心设置成内部开放平台，保证各个部门的人可以及时了解各种信息，提高档案利用率。第二，风电企业可以利用人工智能技术构建无人档案馆，增强档案管理的创新性，即利用机器学习、自然语言处理等方式实现档案数字化与档案的智能分类。风电企业也可以利用神经网络技术对档案进行开放鉴定，通过神经网络技术构建网络系统，实现信息的识别与传递。第三，风电企业需要增强档案管理的安全性。信息技术虽然可以提高档案管理的效率，但是黑客攻击等因素也会导致档案丢失，所以风电企业需要利用有效手段做好档案管理的保护措施。例如，风电企业可以构建人工智能化管理系统数据库安全平台，自动设置等级限制，并通过面部识别、指纹识别、语音识别、静置密码识别等智能化技术对获取信息的人员进行识别与控制，避免信息被篡改或被盗取。

三、结语

重视程度不足、工程档案编制与项目建设不同步、业务人员知识水平薄弱等问题严重影响了风电企业档案管理工作的实效性，导致档案管理流于形式，为此风电企业应当提高对档案管理的重视程度、树立信息化档案管理理念、同步进行项目建设与工程档案编制工作、提高档案管理人员的综合素养并利用信息技术优化档案管理方法，提高档案管理效率。