新形势下事业单位文书档案管理研究

2021-11-24国家广播电视总局二二二台张燕

办公室业务 2021年9期

文/国家广播电视总局二〇二二台张燕

一直以来，文书档案管理工作都是事业单位日常工作中的重点，优化文书档案管理工作可以更好地提高事业单位内部管理工作的水平，并拓宽事业单位文书档案管理工作的途径。在新形势下，由于信息化技术的不断发展，导致事业单位文书档案管理工作还存在着一定的问题，影响了事业单位的内部管理质量。

一、优化事业单位文书档案管理工作的必要性

（一）提高事业单位文书档案管理工作水平。在当前互联网技术和信息化技术高速发展的形势下，事业单位文书档案管理工作也随之发生了很大的变化，若想更好地提升事业单位的文书档案管理水平，需要将文书档案管理工作与信息技术进行深度融合。因此，在新形势下，要优化事业单位的文书档案管理工作，确保事业单位通过信息技术手段进一步提高自身文书档案管理工作水平。同时，大大提升了事业单位的文书档案管理工作效率，这不仅为事业单位建立了专门的文书档案管理系统和平台，还能实现数据信息的查询功能，进一步提高文书档案管理工作质量。

（二）拓宽事业单位文书档案管理工作的途径。在社会不断进步的背景下，事业单位的文书档案管理工作也应该趋于现代化，因此，利用信息化技术来进行文书档案管理工作，是事业单位内部管理的新途径。事业单位在进行文书档案管理工作时，要增加现代化的工作设备，以便于工作人员对文书档案进行归纳、整理、保存和查找等工作；同时，在网络平台上进行文书档案管理工作，大大提升了事业单位文书档案管理工作的效率，并且在一定程度上创新了事业单位文书档案的管理方式。除此之外，随着事业单位文书档案管理工作信息化水平的不断提升，工作人员应用现代化设备的技术也在不断提高，有效提升了事业单位文书档案管理工作效率和质量。

二、事业单位文书档案管理工作中存在的问题

（一）对文书档案管理工作的重视程度较低。目前许多事业单位都将主要的关注点放在了中心业务上，忽视了文书档案管理工作的重要性。事业单位的文书档案是用于事业单位的各项公务活动详细的记录，是事业单位内部管理工作中的重要环节，有利于维持事业单位内部秩序，并为规划事业单位的发展目标和发展战略提供关键依据。因此，忽视对文书档案管理工作不仅无法使事业单位顺应新形势的发展，还会导致工作人员在实际的工作过程中常常出现不规范、不严谨的问题，严重影响了事业单位的文书档案管理工作质量。

（二）信息化程度较低。目前有一些事业单位在进行文书档案管理工作时，使用的是纸质档案和人工管理的方式。一方面，纸质文书档案不易保存，很容易在管理的过程中出现丢失、破损等问题，在进行数据信息查找时也十分困难，进而影响事业单位文书档案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常会由于人为因素而造成误差，影响了文书档案信息的准确性，进而降低事业单位文书档案管理工作质量。

（三）工作人员专业能力较差。首先，由于一些工作人员重视对文书档案管理工作，在实际的工作过程中不规范工作流程，降低了事业单位文书档案管理工作的水平。其次，在事业单位文书档案管理工作向现代化方向发展的过程中，许多工作人员信息化能力较低，无法熟练操作信息化设备，使得事业单位的文书档案管理工作停滞不前。

（四）缺乏完善的管理制度。管理制度是开展文书档案管理工作的基础，缺乏完善的管理制度将会导致事业单位文书档案工作无法按照科学、规范的流程来进行。此外，缺乏完善的文书档案管理制度导致无法规范工作人员，造成工作人员工作态度不积极，工作流程不规范，严重影响了事业单位文书档案管理工作的质量，使其难以顺应新形势的发展要求。

（五）文书档案管理环境较差。由于目前大部分事业单位使用的是纸质的文书档案，因此对于管理环境要求非常高。一方面，许多事业单位并不注重文书档案存放的地点和环境，选择了安全性较差的房间，很容易造成文书档案的丢失；另一方面，事业单位没有控制好房间内的温度和湿度，造成文书档案破损。

三、新形势下事业单位文书档案管理工作的优化途径

（一）加强对文书档案管理工作的重视。在新形势的背景下，传统的文书档案管理工作受到了大数据技术和信息化技术的冲击，使得事业单位文书档案管理工作面临很大的挑战。基于此，若想更好地提升事业单位的文书档案管理质量。首先要做的就是提升对文书档案管理工作的重视程度。一方面，事业单位的管理者只有明确了文书档案管理工作的重要性，才能够对后续的管理工作提出正确的决策，进而在新形势下，结合外部环境的发展，不断完善自身文书档案管理工作；另一方面，有关工作人员也应该加强对文书管理工作的重视程度，在实际的工作过程中充分发挥自身的能动性，不仅对事业单位的文书档案进行收集和管理，还要进一步分析、归类和利用等环节，让文书档案管理工作能够在事业单位内部管理工作中发挥出最大价值。

（二）加强信息化建设水平。在当前信息化技术快速发展的背景下，加强文书档案管理工作的信息化水平是提高事业单位文书档案管理工作质量的核心手段。首先，事业单位要利用数字档案全面代替纸质档案，防止纸质档案由于保存难度较大而导致的丢失、破损等问题。同时，在管理和查询文书档案时，也应该建立网络平台，并辅以数字化技术，从而确保文书档案管理工作的准确性。其次，事业单位要采取动态化的文书档案管理方式，例如：基于数字分析方法的文书档案存储方式，对文书档案的数据信息进行快速转移，这不仅可以直接粘贴数据信息，还能通过图文转换的功能来提取文书档案的内容，既提高了事业单位文书档案管理工作的效率，还大大提升了事业单位文书档案管理工作的质量。

（三）提高工作人员的专业能力。在新形势下完善事业单位文书档案管理工作，需要不断提高工作人员的专业能力。一方面，事业单位要定期开展培训工作，不断提高工作人员的信息化水平，使其能够熟练操作信息化设备，确保文书档案管理工作具有较高的效率；同时，还要提高工作人员的管理能力，不仅是对文书档案进行简单收集和整理，还要对文书档案进行分析、归类和应用，不断提升事业单位的文书档案管理水平；另一方面，事业单位要培养工作人员的工作意识。文书档案管理工作十分严谨，因此工作人员在实际的工作过程中，必须要规范、谨慎地来进行操作，避免文书档案信息有误，从而影响事业单位整体的内部管理工作。基于此，事业单位可以建立监督机制，来规范工作人员的工作流程，进而提高文书档案管理工作的质量。

（四）健全文书档案管理制度。科学、合理的管理制度是事业单位开展文书档案管理工作的基础，因此，若想更好地提升事业单位文书档案管理工作的质量，就要不断健全文书档案管理制度，确保管理制度的内容能够符合事业单位目前的发展情况。首先，事业单位要不断积累文书档案管理工作的经验，并根据之前工作中存在的问题来进行进一步的分析，进而确保文书档案管理制度内容更加完善，并且能够解决事业单位文书档案管理工作中的问题。其次，事业单位要在文书档案管理工作中设置严格的监督机制，不仅要监督文书档案管理工作，还要对工作人员的工作状况进行监督，如果工作人员在实际的工作过程中出现了不严谨、不规范的行为，要对其进行严厉的处理，避免事业单位文书档案管理工作受到影响。

（五）为文书档案管理工作提供良好的环境。一方面，文书档案管理工作必须要选择合适空间，防止出现文书档案被窃取的情况。比如说，如果将文书档案的存放地点选择在楼层较低，或是开放性较强的位置，将会增加文书档案丢失的风险；此外，事业单位还要确保周围环境适宜，防止房间过于潮湿或过于干燥，使得文书档案遭到破坏；另一方面，事业单位要不断更新文书档案管理工作的设备，利用信息化设备来代替纸质档案，以便于对文书档案进行更好地管理，进而提高事业单位文书档案管理工作质量。