高校档案信息化建设的误区及对策

文/仙桃职业学院 张华容

在高校的教学过程中所形成的基础性教育教学资料被称为档案。随着高校的发展，以及不断扩大的办学规模，促使档案成为高校发展过程中极其重要的信息资源。在高校工作中，档案工作属于基础性工作，强化对高校档案信息化建设的力度，能够使高校工作逐渐向信息化方向发展。高校建设档案信息化，能够通过信息技术处理和存档高校的档案，不断提升高校的档案管理效率，以及降低档案管理的成本，在高校管理工作中，档案信息化管理具有极其重要的作用。因此，高校需要根据自身的发展情况，以及档案管理工作的开展情况，采取合适的对策建设档案信息化，从而使高校档案的管理水平得到大幅提升。

一、高校档案信息化建设的重要性

高校在教学过程中所形成的材料都属于高校的档案，而档案作为高校教育教学的成果总结，主要的形式为文字、影音与图像等。高校建设档案信息化，不仅仅是在档案管理方面体现信息化建设水平，在其他管理方面也能够显示，促使高校档案的办学水平、经济效益与社会效益得到大幅提升。随着我国高校不断对学科分类进行完善，以及扩大自身的办校规模，使高校的档案内容越来越多，导致高校档案管理对档案管理提出越来越高的要求，为确保推动高校的发展，高校必须强化档案信息化建设的力度。

传统的高校档案管理工作，会被单机或者局域网环境所限制，使档案工作管理与信息共享都被局限于档案馆内，而且都是由人工操作完成其中大部分的内容，例如收集、归档、编目、信息录入等，导致档案管理工作人员需要面临较大的工作量。在信息化发展背景下，如果高校仍然使用传统的管理工作模式管理档案，不仅会降低档案管理工作效率，也无法达到共享档案信息的目的，促使档案处于“重藏轻用”的闲置状态，大幅降低档案的利用率。因此，基于信息化时代的发展背景，高校通过使用互联网、计算机等信息技术管理模式，不管是纸质还是电子档案都能够得到高效的管理，不断缩短档案形成与利用的周期，能够有效减轻档案管理工作人员的压力，促使高校档案得到充分的利用。

二、高校档案信息化建设存在的误区

（一）高校对信息化建设存在误区。随着我国不断快速发展的网络技术，我国大部分高校档案信息化建设取得良好的效果，而且高校管理工作人员也充分了解档案信息化的重要性，并在高校发展过程中积极的建设档案信息化，但是工作人员在工作过程中仍然存在不够了解高校档案工作作用的情况，大部分工作人员都认为高校档案只是进行一些简单的记录与总结，并没有将高校档案信息化建设作为主要工作内容，严重影响了高校档案信息化建设的开展。在高校建设档案信息化时，需要投入一定的人力资源与经费，以及购买信息化设备。随着高校办学规模不断扩大，人力资源与经费都不够充足，导致高校领导认为档案管理信息化建设只是浪费人力资源与经费，以及认为档案管理无法为高校带来直接经济效益，这极其不利于高校档案信息化建设的开展。

（二）基础设施设备不够完善。高校档案信息化建设的基础工作就是配备相关设备与投入完善的基础设施，软件主要为影音处理软件、图片处理软件、文字处理软件与储存信息相关等软件；硬件则是打印机、服务器、电脑与高速扫描仪等相关设备。根据我国大部分高校档案信息化建设的配备分析情况，高校普遍认为硬件设备就是配备一定数量的电脑，通过电脑就可以完成数字化工作，并没有配备其他硬件设备。另外，虽然我国大部分高校已经配备足够的硬件设备，但是并没有按照实际需求对相应的软件进行配备，这不仅会严重的浪费相关的资源，也会使高校无法科学合理的开展档案信息化建设。

（三）档案管理工作人员专业程度较低。高校档案的种类多样，例如高校具有学生档案、教学档案与科研档案等。高校在开展档案信息化建设时，首先需要利用数字化方式处理这些综合资料，确保通过扫描等方式将文字资料、图片资料与影音资料等转化为数字形式，然后再归类管理保存档案。因此，档案管理工作人员不仅需要具备专业知识与综合素质，也需要对计算机技术进行掌握，还需要对档案管理进行了解。但是我国大部分高校教师过于重视教学与科研成果，使高校严重缺少档案管理人才，从而导致高校档案信息化建设的开展效果较差。

三、开展高校档案信息化建设的对策

（一）强化档案信息化建设的认知水平。高校开展档案信息化建设时，高校领导与相关管理工作人员需要对传统的思想进行改变，不断对档案工作的重要性与档案信息化建设的必要性进行了解，确保在高校发展规划中纳入档案信息化建设。因此，高校领导需要对档案信息化建设的意义进行正确与客观的认识，而且档案管理工作人员需要积极对自身的综合素质进行提升，确保通过对现代化的档案管理意识进行树立，不断对自己的工作水平与工作效率进行强化，促使自己的工作能力与综合素质可以与高校档案的信息化发展相适应。

（二）对硬件、软件的设施建设进行强化。在高校建设档案信息化的过程中，高校相关领导首先需要了解本校的实际情况与需求，然后再配备与完善档案信息化建设所需要的设施设备，确保高校可以更加顺利地开展档案信息化的建设。高校建设档案信息化需要对自己的局域网进行构建，能够更加利于学校各个部门之间进行信息传递，以及使相关文档的收集更加方便。高校在硬件设施的配备上，首先需要对独立的服务器进行配备，然后为管理工作人员对相应的硬件设备进行配备，例如刻录设备、扫描仪与打印机等。其次，高校在软件方面需要自己对专业的档案管理软件与各种类型的数据处理软件进行开发或者购买，促使档案管理工作人员具有完整的软件、硬件设施设备，从而奠定高校档案信息化建设的基础。

（三）提高管理工作人员的素质。高校档案管理工作人员的素质会影响高校档案信息化建设的开展，只有档案管理工作人员不断提升自身的综合素质，才能够确保将高校档案信息化建设的目的落实到高校发展过程中。首先，高校需要强化档案管理人才的培养，不仅需要对档案管理工作人员的工作积极性与热情进行激发，也应该要求档案管理工作人员掌握相应的档案管理知识、计算机技术与数据文件的处理技术，促使档案管理工作人员具备影音文件处理、数据库使用与图像软件应用的能力。其次，高校需要定期培养档案管理工作人员，确保档案管理工作人员通过相应的训练，自身的业务能力与业务水平得到提升，进而与高校档案信息化建设的要求相适应。

（四）制订信息化发展规划。高校档案信息化建设属于一项复杂而时间较长的系统工程，必须对其进行统筹规划，以及分步实施，才能够确保高校顺利地开展档案信息化建设。高校根据实际的档案信息化建设情况，需要对一个全面的信息化建设方案进行建设，主要是以档案信息资源开发与利用为核心，推进档案资源数字化、信息管理规范化等进程，不仅能够使档案管理工作效率的提升，也能够对档案工作的服务领域进行拓展。高校需要购置档案网络管理系统，确保将档案室的档案文件级与案卷的目录都录入系统中，然后逐步对部门立卷信息化管理进行深入，以及扫描纸质档案数字化，建设全文数据库，从而达到纸质文件与电子文件“双套制”归档的目的。

四、结语

随着我国社会逐渐进入信息化时代，高校也逐渐向信息化方向进行发展，而档案管理工作作为高校管理工作的基础工作，建设档案信息化能够大力推动高校向信息化方向发展。因此，高校在建设档案信息化时，不仅需要对档案信息化建设的认知水平进行强化，也需要对硬件、软件的设施建设进行强化，还需要对管理工作人员的素质进行提高，确保高校档案信息化建设可以更加顺利地开展，不断强化高校档案的工作水平与效率，进而为高校的教育教学、科学研究等方面提供大力支持。