大数据时代高校档案信息化建设的策略分析

文/运城师范高等专科学校 惠红婷

大数据时代，人们可以直接通过网络进行交流，信息的获取变得更为便捷，但同时，也对各行业提出了挑战。高校档案作为高校的重要环节之一，其想要跟上时代发展潮流，就必须科学推进档案信息化建设。虽然当下许多高校都开始实施档案信息化，但其间也存在许多问题，如信息资源开放不足、档案安全缺乏保障、档案管理人员专业程度不高等。为此，需要立足问题，从各方面着手来保证档案信息化建设的最优成效。

一、大数据下高校推进档案信息化建设的必要性

（一）畅通智慧校园渠道。智慧校园是以互联网作为基础的智慧化校园体系，其工作、学习和生活是一体化的，而智慧校园的建设离不开信息化档案的支撑。《高等学校档案管理办法》中明确提到，高等学校需要做好同步归档纸质档案材料与电子档案材料。在大数据背景下，档案种类越发复杂多样，数量也在攀升，电子档案数据庞大，但就学生档案来说，如果不实现信息化建设，就很难将其管理好，阻碍智慧校园建设渠道。

（二）迎合时代变化需求。高校推进档案信息化建设是时代变化的需求，当下，大数据涉及的领域越发广泛，各行业依靠大数据优势，让工作变得更简单便捷。淘宝、京东、微信、QQ等软件，都将大数据融入人们的生活中，人们可以处理海量数据，并进行总结规整。在此背景下，纸质档案分类占地多，整理时间长，还容易出现错误或丢失情况，传统档案难免被淘汰。而大数据的应用，能够采用信息化方式管理档案，避免以上问题，使档案长期保存，提升收集、分类、整理效率。

二、大数据时代高校档案信息化建设要面对的问题

（一）信息资源开放度不够。高校档案信息资源开放性不足主要体现在两点：其一，高校档案开放的信息资源少，只针对少量门类档案开放信息，大部分档案信息资源还是不对外开放的，在借阅的时候往往需要繁复的手续。譬如，有些高校只开放文书档案，而一些涉及内部信息、单位规定等的档案则未实现共享。其二，高校和高校之间的档案未实现资源共享，各高校的档案信息资源都为封闭个体，缺乏共享平台，一些学校在外工作想要查看相关档案时，还需要亲自来校，无法在网上操作，十分不方便。

（二）档案安全缺乏保障。信息化时代，有许多依靠黑客手段盗取信息赚取钱财，这难免会影响到高校档案信息化建设。并且，因为高校往往缺乏专业信息技术人才，所以难以对档案资料进行全面多方位的保护，这就容易遇到不法分子突破防火墙盗取信息，造成学生档案资料泄露的事故。加上高校无法及时进行补救，国家也无相关法律规范，黑客抓不到，高校只能自食苦果，直接影响档案信息化大规模推进建设。

（三）档案管理人员专业程度不高。档案信息化建设不单单要求管理人员需要具有专业档案管理知识，其还需熟练计算机操作，且表达能力良好。当下的高校档案管理部门人员，其大多非档案学或计算机专业出身，专业化程度不高，无法适应档案信息化建设的需求，且人员队伍不稳定，流动性大。想要做好档案信息化建设，需要解决这一问题。

三、大数据时代高校档案信息化建设的有效策略

（一）完善建设数据库，提高档案信息共享。高校在积极推进档案信息化建设的过程中，应当完善数据库资源，健全档案管理信息传输与传送流程，积极应用先进多媒体技术，如微缩、扫描等，来完成档案信息处理。高校可依靠云计算优势来实现高校档案信息化。云计算是一门主流技术，其能够对大量数据端口产生反应，做好数据分析，提出人们所需数据。其优势在于成本低；虚拟化程度高，用户可利用互联网来取得海量数据；个性化强，用户可依据自己所需定制服务。大数据时代，云计算可分析用户各类信息，提取个性化信息，分析总结数据，然后储存在数据库，为用户提供个性化服务。为完善数据库建设，实现档案信息共享，有必要以云计算技术为支持。

（二）积极开发软件，保证档案信息安全。在大数据时代，高校档案信息化建设需要依托档案信息化管理软件，当下高校用得较多的管理软件主要有宝葫芦、清华紫光、世纪科怡等。例如，清华紫光档案管理软件能够进行目录录入、检索、电子挂挡等操作，但也存在有待改进的方面，比如各个部门的下载权限与阅览权限不能分别设置。伴随着档案信息化建设步伐的迈进，对软件的要求也将越来越高，各个高校的实际状况存在差异，怎样开发合适软件来高效管理高校信息化档案是需要不断努力探索的方向。另外，为了保证档案安全，提高档案分类整理效率，减少人力、时间耗费，可以采用RFID（射频识别）这一自动识别技术，其具有编码、载体、识别等功能于一体，可以由无线电波读取，写入与识别标记媒体。应用RFID技术，能够做到非接触式数据采集，方便随时查询文件名，也可以实时动态管理。一些十分重要的文件，EAS标签防盗功能可配合通道天线使用，当文件被非法获取时，其会自动报警，从而避免文件泄露丢失。

（三）加强教育培训，提升人员专业水平。高校需要针对档案管理人员出台完善的教育培训管理制度，像是登记、统计、培训、考核、评估、建立等，充分激发管理人员的工作热情，充分发掘其创造潜能和积极性。同时，还需营造竞争环境氛围，激励与约束机制并重，增加档案管理者的危机感、紧迫感，使其能主动参与继续教育，更新知识储备，提高档案信息化专业水平。就教育培训继续教育来说，需要从以下方面着手：其一，继续教育过程中，应当为档案管理人员提供全面学习档案信息化相关知识的机会，尽快提升其专业水平，帮助其吸收、补充档案学新理论、观念、方法，弥补非本专业的不足。其二，档案工作往往会融合许多其他学科知识，像是历史学、行为学、心理学、哲学等，档案工作者的继续教育，也需注意对这些学科知识进行更新补充。其三，现代科学技术应用是档案信息化建设的重要特征，档案工作者在学习中需要掌握计算机、科技软件、信息技术等新技术知识，从而适应档案信息化建设所需，为高校档案信息化建设贡献力量。

（四）面向馆藏纸质档案，推进数字化建设。对于高校来说，档案信息化建设也需建立数字化档案馆藏，对之前的纸质档案进行数字化处理。数字化方式可以为扫描或拍照，在组织实施方面进行如下尝试：高校一些部门，如教务处，要建立自己的教务系统数据库，需要用到大量原始馆藏档案，此时便可以由档案馆提供原始档案，教务处负责扫描新建数据库，完成之后，档案馆再依靠抽取与重新组合的方式将教务处数据库中的信息与数据直接导回档案馆系统，从而实现回溯建库。1.可组织相关人力，譬如学校勤工俭学的学生，让其帮助完成一些逐录入条目等简单工作，而扫描与拍照这种比较复杂的技术性、要求高的工作则由档案馆人员完成。勤工俭学学生可以帮忙完成档案系统与OA系统对接后的有关工作。因为OA系统只有文件，而档案系统有案卷与文件，所以对接入库需要相关人员花费精力、时间，对案卷进行筛选、分类与整理。2.参与高校较大规模信息化建设项目，例如可以把档案信息化建设，馆藏数字化纳入学校信息平台建设体系中，从而争取资金投入，利用资金来外包数字化工作给专业数据录入公司，从而提升数字化效率和质量。

（五）制定档案管理标准，规范档案信息化建设。档案信息化建设的重要基础为标准化，其会直接影响信息化建设的有效与否。因此，制定统一的档案规范标准是适应档案信息化的要求，实现海量信息网络化，促进资源共享的必然要求。我国出台了一系列制度来规范档案信息化建设，对此高校可以进行参考，结合实际来进行档案管理制度的拓展完善，从而规范档案信息化建设。

四、结语

总而言之，在数据时代，高校推进档案信息化建设是符合发展趋势的。针对高校档案信息化存在的各种问题，应当完善建设数据库，提高档案信息共享；积极开发软件，保证档案信息安全；加强教育培训，提升人员专业水平；面向馆藏纸质档案，推进数字化建设；制定档案管理标准，规范档案信息化建设，如此方能提升高校档案信息化建设质量和效率。