浅谈提升事业单位档案管理信息化建设的方法

2021-11-24云南省昆明市呈贡区档案馆靳睿睿

办公室业务 2021年9期

文/云南省昆明市呈贡区档案馆靳睿睿

一、事业单位档案管理信息化建设的优势

（一）转变存储环境。事业单位以往的档案以纸质媒介为载体，其管理也主要是面向收集、整理、归档纸质档案，但随着时间的推移，纸张质地会变得薄而脆，且容易受到周围环境的影响，存在保管隐患，比如虫蛀、潮湿等。这给获取纸质档案上所记录的信息带来较大困难。然而信息技术的发展使档案管理工作变得极为便捷，利用信息系统管理档案信息，完好地规避了现实的保管环境带给档案管理的影响，使档案储存环境产生本质改变。将档案信息存储在信息系统中，省去了纸质档案增加对馆库空间日益增长的需求，避免利用大量的人工馆库管理精力，大大节约了人力、财力及物力管理成本。

（二）优化档案查阅利用。事业单位传统的档案查阅工作，需由人工对按规范整理完毕的纸质档案编制纸质目录，并完全依靠肉眼进行信息检索，易检索错漏，查询慢且效率低。而运用信息系统管理档案，仅需完成系统的档案信息采集，检索查询及读取原文信息均可由系统功能来完成，检索准确、效率极高。档案信息化建设逐渐成为事业单位档案管理的重要组成部分，逐步优化对信息化建设有助于正确而高效地运用档案资源，实现事业单位对信息的优化储存与利用，提高资源的使用效率，从根本上推动事业单位日常工作高效运转。

二、事业单位档案管理信息化建设中的问题

（一）重视不足。随着科学技术的发展，信息技术被广泛应用，极大地提升了各行各业的工作效率，许多事业单位也跟随时代的步伐将信息技术运用于日常工作当中，但是在目前的档案工作中，有些单位档案工作重要性认识不够，对信息技术便捷度了解不足，导致工作发展滞后。事业单位要想跟上发展的步伐、获得良好的档案管理成效，需要建立相对完善的信息化基础设施。由于事业单位对其不够重视，信息化建设缺乏有力的资金支持，严重阻碍了事业单位档案管理的改革之路。就目前而言，此项工作虽已纳入事业单位的发展规划当中，但是对其建设却缺少足够重视，许多要求停留在纸面，各种资源配置明显不足，从而严重影响其工作的深入开展。

（二）软硬件设施设备落后。档案管理信息化建设关键部分是档案信息管理软硬件设施设备，既需要与档案信息数据量相匹配的储存设备、又需要满足用户需求的档案管理信息系统。它们是信息储存的基础，有合适的设施设备才能顺利推进信息化建设。但是目前，事业单位档案部门的设施设备相对来说比较落后，无法满足目前档案管理的需求，严重阻碍了信息化建设的发展。到目前为止，事业单位在档案信息化建设过程中面临的最大问题是没有足够的资金去更新设备，领导对于档案管理优化措施落实不到位，资金审批流程较长，导致信息化软硬件设施设备迟迟没有配备到位，严重制约了档案信息化发展。

（三）人才匮乏。由于我国信息技术发展起步较晚，档案管理成为一项比较冷门的专业，因此，档案管理信息化专业的人才较稀少，并且许多事业单位的档案管理人员配备并不需要进行考核、且多为兼职。由于单位性质原因，目前事业单位档案员多数年龄偏大，且大多没有参加过系统的档案管理培训，缺乏专业的知识技能，无法适应现代档案管理系统化操作。档案工作性质需要档案员具备静心、细致的性格特点，档案需要按规定认真进行档案的收集、整理，做到收集齐全、整理规范。但目前在岗专兼职档案员中能达到这一目标的不多。这就致使我国事业单位中的档案管理无法发挥应有的作用，因此，培养一批具有档案管理知识的专业人才极为迫切。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（一）提升信息化建设的重视程度。提升事业单位档案管理信息化建设的重视程度对事业单位的发展很有必要。因为，只有重视信息化建设，才能在具体实施过程中提供有效的资金保障。档案信息化建设能够有效保存和使用历史档案信息，可以为事业单位领导在进行决策时提供可参考依据，以此来促进事业单位的可持续发展。首先，事业单位应从资金层面给予支持，通过资金的倾斜来保证其在发展过程中能够完成软硬件的配备，从而奠定其信息化发展的物质基础，使此项工作能够真正在实践中发挥积极作用。其次，事业单位还应定期维护和更新档案管理信息系统，以确保系统信息能够匹配事业单位的实际使用需求相匹配、确保系统数据安全有效，以此更好地发挥信息化管理的效用。事业单位还要加大对档案管理信息系统使用的关注力度，切实提高其利用率和应用效率，梳理其管理功能，明确其具体价值，在深入推进无纸化办公的同时，提高档案管理的质量，以此顺应档案管理发展的新潮流。

（二）健全档案信息化管理制度。事业单位需要健全档案信息化管理制度，以此来规范档案管理过程中的行为。事业单位的档案反映了该单位的发展历程，记录了重大会议、战略目标以及改革改制等重要信息，是事业单位领导决策的参谋和帮手，没有档案就无法进行数据对比。传统的档案管理制度已经不适用于现代化信息技术背景下的档案工作，因此有必要健全档案信息化管理制度，以此来推动档案信息化管理向着更为科学的方向转型。在信息化建设的道路上，事业单位应着眼于现状，在现有制度的基础上去更新与完善制度，如形成有关档案工作人员与技术人员间的交流协作机制、各部门科室之间的档案信息化应用程序与规范、保证档案信息的安全等。技术是为了满足需求而存在的，因此，在进行信息化建设时，要具体考虑管理人员的意见，有针对性地满足档案馆管理与使用的各项需求，以此助推信息化建设与应用过程中各项工作的有效开展。此外，基于档案管理信息化的考评制度也是不可或缺的，这就要求事业单位从实际出发制定出合理的有关此项工作开展的考评制度，以此来提高档案管理员的积极性，加强信息化管理的有效性。事业单位还需要制定维修制度，定期对相关设备进行养护修理，并结合实际需求与维护对现有平台更新，从而使档案管理平台能够始终保持良好运行状态，满足工作需求，同时最大程度上保障数字化档案的安全性。

（三）提升档案管理信息化人才素质。事业单位需要认识到档案管理信息化人才素质能力的重要性，在进行信息化建设过程中，急需引进专业的管理人才，适应信息技术的发展与使用。首先，在实际的发展过程中，事业单位要确保档案员具有专业的知识技能以及服务素质，对于已有的档案员，需要定期组织其进行培训。主要为其提供新时期档案工作方式方法、最新的信息化技术、信息化思维等方面的培训，以切实提升其在新时期档案工作上的能力，并促进事业单位档案管理提档升级。其次，事业单位应该重视从事档案工作的人员之间的交流学习，通过定期组织座谈、实地考察等方式来帮助档案工作人员不断获得提升与成长，并逐渐形成符合时代要求的专业素质，以便在信息化广泛运用的档案管理工作中，能尽快适应计算机操作环境。最后，档案员还需要具备一定的信息系统维护知识技能，以便在信息化建设过程中能与技术人员进行有效的沟通，方便传达需求以更好地完善信息系统功能。

（四）重视档案信息资源的安全管理。事业单位档案信息化能够缩短查询时间、提高档案查询的准确率，但是在当下最容易忽视的问题就是档案资源的安全性。传统的档案管理工作在进行档案查询时手续规范严格，只有具备一定的条件才能允许查阅相关档案，随着档案逐步信息化，其查询方式变得极为简便，只要拥有账号密码，就有权限查看档案，非常不利于档案信息的安全管理，因此，在信息化建设过程中一定要加强档案管理人员的安全意识，明确档案的密级及公开范围，科学设置档案查阅利用权限，不得随意扩大档案信息知晓范围。另外，还需要确保计算机的安全稳定，防止病毒侵入，定期对档案管理平台进行清理和维护，充分利用防火墙等网络技术确保档案管理的安全防护。