企业人力资源行业管理会计信息化工具及其应用——以资金交付信息化系统为例

王小慧 金华琴 金小燕

（浙江中通文博服务有限公司杭州分公司，浙江 杭州 310000）

一、背景描述

1.单位基本情况

T公司成立于2011年12月20日，属于第三产业的服务行业。T公司凭借项目管理和人力资源管理相结合的创新型商业机制，致力于各行业非核心业务整体外包服务。T公司采用运营性商业模式，处于价值链的中游，服务上游企业2300余家客户，上游企业主要为大中型国有企业，主要包括移动、联通、电信运营商、人保、石油、电力及银行等，服务下游外包员工12万人。T公司资产总额大于12亿元，全国服务网络覆盖31个省市自治区，300余个服务网点，为一家快速成长的大中型人力资源服务外包商。

2.单位管理现状分析和存在的主要问题

T公司服务12万外包员工，资金支付超强集中，每月的1至31日都在为外包员工进行工资发放。早期针对每位外包员工，开设N个银行账户，不同员工持有不同银行账户卡，采用传统的工资代发模式发放工资。由于业务交付时间往往不受财务管理部所控制，但资金交付系统却受中国人民银行跨行时间限制，无法及时进行资金交付，影响外包员工工资、费用报销的资金到账速度。特别在月底、年底结算交付高峰期时，会出现客户投诉业务、业务投诉财务的现象，甚至出现财务管理部人员超负荷工作及长期加班3小时以上的非正常现象。

3.选择资金交付系统信息化建设起因

为了解决12万外包员工快速到款，缓解财务人员长期加班的问题，我们必须有所改变。财务管理部人员多处调研，深刻反思，2015年底向企业管理层提交了完整的资金交付信息化系统设计方案。企业管理层非常支持肯定，于2016年初正式启动业财联动下的资金交付系统信息化建设。

二、总体设计

1.应用资金交付系统信息化建设的目标

改变财会人员超负荷工作现状，提高工作效率，提升质量及内外服务满意度，成为人力资源服务行业财务管理信息化应用的佼佼者。

2.应用资金交付系统信息化建设的总体思路

以管理会计建设思路为基础，充分发挥业财人员作用，利用信息工具，对外与银行打通接口，对内实现业务系统无缝衔接，最大限度地提高交付数据的无纸化流转，最快速度地实现资金交付，以及第一时间反馈交付结果。

3.资金交付系统信息化建设的内容

有了目标和总体思路，便开展具体的工作。

2015年首次开发S银行付款通系统，有效地解决了传统工资代发模式受中国人民银行跨行时间限制的问题。

2017年二次开发及优化S银行付款通系统，提高出款速度及出款操作由手工模式改为系统自动模式。

2018年开发X银行信E汇系统，解决工资代发模式受5万元额度限制。

2019年S银行、X银行银企直联系统，客户到款信息采集到T公司业务管理系统。

2021年开发S银行超网代发系统，解决单笔代发5万元以上100万元以下的工资。

资金交付系统信息化建设内容，见以下图表：

4.资金交付系统信息化建设的创新

应用资金交付信息化系统，是T公司财务管理部工作的创新，是信息化建设过程中的创新。在改变的同时，也为企业决策提供了支撑，真正地实现了管理会计通过信息化手段来提升应用。

三、应用过程

1.单位组织架构基本情况

T公司组织架构基本情况，实行直线职能制组织架构。在公司经营管理层总经理等领导下，设三个事业部总经理（政企事业部、工程事业部及邮通事业部）与七个职能部门经理（人事行政部、财务管理部及市场营销部等），分管十六个分公司总经理（浙江省内11个地市、江苏、上海及海南分公司）。

2.参与部门和人员

由T公司财务管理部牵头，业务运营部、信息中心技术人员及外部银行技术人员配合。

3.应用资金交付系统信息化建设的资源、环境、信息化条件等部署要求

管理层提倡技术创新，理念创新。在以总经理为首的工作小组领导下，公司内各部门间全力配合支撑，外部S银行、X银行的服务支持，信息中心技术人员的专业能力，为资金交付系统信息化建设奠定了强有力的基础。

4.具体应用模式和应用流程

信息化建设成员针对单位目前的工资代发、费用报销、工程结算情况进行了调研及探讨；财务人员提出开发需求及建议，征求业务人员意见，并与S银行、X银行技术人员探讨，结合T公司实际应用所需，科学地提出了合理的银企端口连接方案。

为了自动规避不规范的出款信息，再根据支付结算单自带的结算内容和支付ID作为出款摘要，财务人员连同信息中心技术人员针对此问题进行沟通并讨论取数规则，得出结论是财务人员从业务系统提交支付结算单，数据自动传输至资金交付系统。

资金交付系统根据自动传输的支付结算单业务批次号进行审核出款，出款数据自动传输至网银系统端口，接收到支付指令后完成支付流程，再自动反馈结果给资金交付系统所对应的业务批次号，整个支付流程结束。

银行收缴系统与网银系统（银企直联）这两个端口的贯穿，实现由银企直联系统自动获取客户到款资金实时导入业务系统。使业务部门能实时看到客户到款资金信息，实现业务部门及时便捷认领业务资金。

5.在实施过程中遇到的主要问题和解决方法

资金交付系统信息化建设中存在系统实施、运行不畅、维护困难等主要问题。在企业管理层强有力的支持下，信息技术人员凭借专业的技术手段，信息化建设成员创造解决问题的方法，最终成功实施及运用。

四、取得成效

1.应用资金交付系统信息化建设前后情况对比

使用资金交付信息化系统后，解决原受中国人民银行跨行时间限制的问题；出款由每秒1人提升至30人；出款提交、客户出款及到款信息从手工到系统自动操作；解决受5万元额度限制；提高了工作效率及数据准确性。

2.对解决单位管理问题情况的评价

资金交付信息化系统的应用，大大提升了交付能力，几乎不再出现年底12月及春节交付高峰期加班的情形，单位资金交付能力走在了同行业的前端。

3.对提升单位管理决策有用性的评价

应用资金交付信息化系统，对资金相关数据进行整理分析，实时查看资金在业务层面的流向数据，分析资金结构，制定资金计划，提高了资金使用效率，为企业决策有效利用闲置资金创收提供了支撑。

4.对提高单位绩效管理水平的评价

应用资金交付信息化系统，提高了单位的绩效管理水平，对于现金流为负的业务部门实行绩效考核，对于工资发放提交出错的人事专员进行绩效运用。

五、经验总结

1.资金交付系统信息化建设的基本应用条件

运用场景：对于资金交付人员多（T公司2020年S银行与X银行交付96万人次）、交付时效要求高的单位，强力推荐应用资金交付信息化系统。

2.资金交付系统信息化建设成功应用的关键因素

管理层支持：资金交付系统信息化建设，需企业管理层级人员具备创新精神，上下联动，统一目标，统一思想。

信息中心给力：企业信息化程度高，实现业务系统与资金交付信息化系统数据相互采集。

外部资源充分：得到银行的配合，提供端口及端口连接。

3.资金交付系统信息化建设应用效果的思考

（1）资金交付信息化系统是公司管理的重要工具。

（2）打通贯穿企业业务系统与银行系统。

（3）根据业务、资源需求，适应环境变化，信息化建设是不断完善的过程。

4.资金交付系统信息化建设在应用中的优缺点

优点，应用了资金交付信息化系统，促进企业经营提质增效。

缺点，出现企业内部网络与银行端口连接不畅，导致资金交付数据部分不成功的情况。

5.对发展和完善资金交付系统信息化建设的建议

（1）由牵头部门（若条件允许，成立专门项目小组）负责整个资金交付系统信息化建设。

（2）加强企业管理层的认识，改变思路，积极推动信息化建设。

（3）年年有创新，年年有改变，提升管理、实操理念。

6.对推广应用资金交付系统信息化建设的建议

在整个集团内部及人力资源服务行业，建议结合单位自身实际情况，将每一步落到实处，推广资金交付系统信息化建设。全面提升企业管理水平、使企业创利能力进一步提升及增强企业核心竞争力。