信息化背景下的高校档案管理探析

吕威

大连医科大学中山学院 辽宁大连 116085

国家对于高素质人才的培养十分重视，在高校教育事业方面的投入越来越多，有效实施了扩招政策，高校学生数量明显增加，对于档案管理工作的开展提出了新的要求。传统管理模式下，档案管理工作质量以及工作效率有待提升，失误问题频发，极大地限制着高校的创新发展。信息化背景下，加强高校档案管理的信息化建设势在必行，针对管理低效、工作形式化等问题有了妥善地解决办法，高校教育事业长远规划的前景也将变得一片大好。

1 高校档案管理现状的分析

1.1 重视程度不够，制度并不完善

现阶段，高校需要培养高素质、高水平、有理想的优秀人才，才能满足整个社会的人才需求。加强档案管理，实现科学管理，对于高校教育事业的整体发展而言可以起到一定的促进作用。通过完善管理制度，不断积累管理经验，教育教学工作自然推进的异常顺利[1]。但是，受到了诸多因素的干扰影响，高校领导对于档案管理工作的重视程度远远不够，管理模式的重构以及管理方法的创新阻力重重，各项制度均不完善，就形成了档案管理效果差的局面。没有完善制度的支持，管理人员开展档案管理工作时热情不高，趋于应付，就导致了弊端问题频发，也限制着档案管理事业的长远规划。

1.2 缺乏技术人才，管理观念落后

以前，高校的档案管理工作均以纸质形式存在。在高校招生普遍扩张的发展趋势下，不仅增加了档案管理的工作量，也提高了档案管理的难度，仍以纸质形式出现的话，高校档案管理工作的存在将毫无意义。部分人员还未转变档案管理的工作观念，信息化建设、数字化建设的意识不强，他们的技术水平亟待提升，无法实现档案管理的高效化、高效果。

1.3 资金设备不足，工作效益偏低

档案管理工作容易被忽视，尤其是在资金、设备等方面。面对着高校档案管理工作的信息化及数字化建设要求，部分学校仍处于初级管理阶段，没有针对工作人员的综合素质、综合能力等展开培训教育，致使信息化建设、数字化建设阻力重重，具体实践过程当中存在着诸多问题。这些问题已经影响到了档案事业的整体发展，更难产生最大化的工作效益。另外，部分高校处于封闭式的管理状态，过分忽视了档案管理模式重构、人员培养、设备更新、经费补充的重要性，档案管理逐渐边缘化，不能做到与时俱进、资源共享、突破创新，这样一来，教育教学工作的推进、高校学生的个性化发展都将受到很大的不良影响。

2 信息化背景下高校档案管理的创新措施

2.1 实现高校档案的数字化管理

信息化背景下，广泛地推广信息技术，实现高校档案的数字化管理尤为重要。面对信息技术快速发展的实际情况，及时有效的转变高校档案管理工作思路，善于利用信息技术的特点，发挥信息技术的优势，妥善解决各个环节存在的质量问题十分关键。必须提供优质的高校档案数字化管理服务，才能加快高校教育事业的长远规划、可持续发展进程，可谓一举数得[2]。比如，实现高校档案馆藏目录的数字化，通过划分电子目录，方便人员进行档案检索，快速确定档案内容，在此基础上进行档案资料的科学化管理。再如，实现高校档案的全面化管理，尝试利用网络平台、信息技术等更好地加强数字化建设，也为各项工作的开展提供最大便利，逐渐形成特有风格，充分体现高校档案管理创新发展的重要意义。

2.2 统一信息化的档案管理准则

高校学生的档案内容越来越多，档案管理越来越复杂，工作人员的压力较大。要想解决这些难题，就必须尽快实现档案管理的信息化建设，建立完善的档案管理制度，统一信息化的管理准则。具体而言：首先，需要提升档案管理工作人员的技能水平，要求他们熟练掌握信息技术，更好地完成电子化档案管理。其次，需要确保档案内容的完整性，输入格式的统一性，代码转化的规则性，管理工作的规范性。高校档案管理人员认真履行这些准则，更利于档案管理水平的全面提升，管理效果的整体优化。

2.3 提高工作人员的素质及能力

为了加强高校档案的信息化建设，实现档案内容的数字化管理，及时引进高素质、经验丰富的档案管理工作人才非常必要且关键。应从整体上提高相关人员的能力水平、综合素质，使他们热情投入高校档案的管理工作中，优质完成管理任务，也为高校教育事业的发展做出应有的贡献[3]。要想实现上述目标，高校必须引进现代化的技术设备，通过改善档案管理工作环境，促使相关人员主动学习、积极思考、大胆创新与实践。可以设立奖罚机制，用于增强相关人员档案信息化建设、数字化管理的积极性。还可以组织形式多样的培训活动，方便人员之间分享经验、共同进步，逐渐发展成为复合型的档案管理人才。只有让熟悉信息技术，善于应用信息技术的工作人员，主动参与到高校档案的信息化管理活动中，尽显他们的专业优势，及时发现数字化管理的不足之处，进行管理质量的持续改进，才有助于高校档案管理工作的突破性发展，且未来的发展趋势一片明朗。

3 结语

总而言之，信息化背景下高校档案管理模式的重新构建，管理方法的创新研究，不仅成为了大势所趋，也要引起多方人员的高度重视。相关的工作人员必须认清这种趋势，并且付出更多的努力，结合高校教育改革的实际情况，不断加快档案管理的信息化建设速度，展现数字化管理的最大优势，勇于开创新局面，确保高校发展顺利走向更大的成功。