探讨档案信息化建设与档案管理存在的问题

田野

通榆县妇幼保健计划生育服务中心财务科 吉林白城 137200

档案管理信息化可充分利用档案资源并确保其完整性，将档案价值发挥出来。为此，相关企业落实档案管理工作期间应深入了解档案信息化建设的作用，高度重视信息化管理的重要性，并在制度与设备等多个角度推进信息化建设，在多种方式的作用下优化档案信息化建设质量和效率，以此推进档案管理工作的进行。由此可见，深入研究并分析档案信息化建设与档案管理存在的问题十分有必要，以全面推进档案管理工作的全面可持续发展。

1 档案信息化建设概述

以广义角度分析，档案信息化即有效融合涩会、经济和政治多方面信息，在信息技术的作用下共享档案资源[1]。以狭义角度分析，档案信息化即实现相关档案资料的数据化，以电子版档案资料形式呈现出来，使得使用者在查阅方面相对方便。而档案信息化建设有效转变了传统的档案管理方法，将纸质档案以数字化形式保存，在信息化平台的辅助作用下可共享档案信息资料，以促进档案管理工作效率的提高，确保档案管理的科学性，而且信息化档案管理模式也更便于档案管理工作的开展。

档案信息化建设在各阶段也会表现出相应的特征。在实验阶段，档案信息化建设有效突破了既有档案管理模式，其多元化特点逐渐凸显出来[2]。而在普及阶段，档案管理合理运用检索手段可切实凸显信息技术应用于档案管理中的价值。在建设档案信息化中，为编目普及和计算机辅助立卷提供了极大帮助。而在网络阶段，通过对多媒体技术与光盘存储能力的运用，可更好地彰显计算机主体作用，强调其在档案管理中的重要性。在数字化档案阶段，通过创建数据库和电子文件管理网站，使得数字化档案应用于档案管理中的作用更加明显，以增强档案信息化建设受重视的程度。

2 档案信息化建设优势阐释

2.1 存储主体改变、容量大且小巧

档案信息化建设改变了档案管理模式，对档案信息资料的存储载体由档案盒转变成光盘、硬盘和云存储载体，利于实现数字化存储档案资料目的的实现。较之于档案盒载体，信息化存储设备的携带更加方便，在查询方面也更便捷[3]。另外，信息化存储载体可对更多档案资料进行存储，所占空间不大，仅一张内存卡即可保存海量档案信息资料，因而优势显著。

2.2 存储内容更安全

档案管理的信息化建设可及时归档所需存储的档案信息资料。其中，房屋信息登记和变动可充分利用互联网向档案管理部门传输，而档案工作者仅上线接受即可。而数据化档案资料存储系统则可借助较高安全系数的电子锁，使得内部各电子档案能够分号存储。这样一来，不管是查阅档案或是管理档案，优势均明显优于纸质档案。借助在线存储、归档和提取手段管理档案信息资料，也可规避档案资料丢失，进而低于网络病毒攻击，一定程度上提高了档案信息资料安全性，以免信息资料受损，使档案信息资料更完整[4]。

2.3 档案信息资料可多备份

档案管理信息化建设最主要的优势就是可多次备份数据化档案资料，而且在存储期间，可利用信息技术复制档案资料内容或是借助其他形式存储，像是脱机存储和云端存储。这样一来，如果某一档案资料受人为或者是客观因素影响损坏，即可对备份进行使用，尽可能减少档案资料受损所带来的负面影响。

3 常见档案管理问题分析

3.1 信息化建设意识缺失

在信息化建设工作中有效创新了传统的档案管理模式，更有利于档案管理服务理念的转变。将信息技术合理应用于档案管理中，不仅能够使工作效率提升，同样也有利于服务水平的提高，用户也更便于查阅档案资料，进而共享档案信息资源，确保相关组织效率的优化[5]。以上均为档案信息化建设优势所在，然而部分档案管理工作者并未系统认知信息化建设重要性，因而重视度不足。同时，也有部分档案管理工作者的思想相对保守，很难在短时间内接受档案信息化建设，严重制约档案信息化建设进程，不利于档案管理的创新性发展，直接影响档案管理质量。

3.2 档案管理方式有待改进

目前，国内档案管理体系存在一定不足，特别是管理方式方面。很多档案管理部门始终采用纸质档案管理模式，未融入信息技术，因而档案管理方式较为落后，直接影响了档案信息资料完整度和安全性。与此同时，相关档案管理部门内部管理工作者的专业能力与素质差异明显，特别是专业水平不高且管理能力较差的工作者，很容易在档案管理中出现失误，对档案管理工作开展效果产生不利影响。而且，此类管理工作者很难对信息技术和信息设备进行熟练操作，因而对档案管理的信息化建设带来了严重制约[6]。

3.3 档案管理思想先进性不强

大部分档案管理工作者在认知档案资源管理方面的思想存在误区，错误地认为只要有效整理并保存档案资源即可，而在实际使用中根据规律查阅即可，无需借助信息技术等方式管理档案资料。此错误思想严重阻碍了档案信息化建设进程。而信息化档案管理的核心为资源的共享，和传统档案管理理念相违背。部分档案管理思想落后的工作者将重点放在存放和保管档案资料方面，因而忽略了档案资料利用率，难以发挥档案资料的作用，对档案管理水平产生不利影响。

3.4 各档案管理部门差异明显

各区域经济发展水平有所不同且发展速度不一，对档案管理信息化程度的影响十分不利，同样也制约了档案管理信息化的程度[7]。尤其是经济因素影响，不同区域在档案信息化建设方面的投入力度有所差异，均使得档案管理信息化建设的进度不同。部分地区档案管理部门引入计算机管理档案资料，一定程度上优化了档案管理效率和质量。然而，仍存在部分档案管理部门在档案管理期间选择单机工作，直接影响了管理水平的提升，无法确保资源共享有效性，同样也影响了档案管理后续发展。

4 档案管理信息化建设路径

以上针对档案信息化建设及其优势展开了探究，并分析了当前档案管理现状，为更好地促进档案管理工作的信息化建设，有必要结合实际情况，科学合理地采取信息化建设的路径，以下将通过多个角度展开探讨，以供参考。

4.1 健全安全档案管理网络

为增强档案信息化建设有效性并优化档案管理质量和效率，相关企业应适当增加投入力度，采购信息化建设期间需要的软件与硬件，使得档案信息化建设获得所需物质资源。同时，相关企业要创建安全性较高的档案管理网站，并细化成面向内部和公众的不同网站平台，使得档案管理服务功能得到改进[8]。通过对此网站的运用可使用户获得相应的档案信息资源服务，更好地共享档案信息资源，提高档案资源利用率。在此基础上，相关企业还需要在资金方面予以必要投入，采购扫描仪器与计算机等信息化设备，确保信息化设备质量，以全面促进档案信息化建设。

4.2 重视档案信息化建设作用

相关企业在档案管理信息化建设期间，应积极转变传统思想，系统认知档案管理工作中信息化建设的作用，切实了解信息化建设价值，进而转变传统的档案管理思想，形成现代档案管理思想，也使得相关企业与内部档案管理人员更加重视档案信息化建设的必要性。与此同时，相关企业要不断完善既有档案管理工作制度，进而更加科学化地指导信息化档案管理工作的开展，也使信息化档案管理更加有序规范，加快档案信息化建设速度。在此基础上，作为档案管理部门，应当以信息化建设状况和信息化档案管理工作内容为参考依据，合理制定管理机制，并结合信息化管理环节对工作的流程予以规范，保证所制定的规范条例更合理。而管理工作者则需要根据规范条例要求落实信息化管理工作。同样应以数据化形式录入档案信息，对标准要求予以统一设置，使得电子版的档案信息资料更加规范，便于查询工作的开展。在此基础上，相关企业要对责任管理制度、奖惩制度和考核制度等进行制定，保证档案管理工作者胜任相应档案管理工作，进一步提高档案管理的信息化水平。

4.3 数据管理系统的创建

在档案信息化建设工作中，数据管理系统发挥着重要作用，数据管理系统安全可确保内部信息资料更完整，为后期档案利用提供必要保障。所以，相关企业应对信息技术予以充分利用，全面建设数据管理系统，并以档案资料类型为依据合理划分管理系统，为档案查询及录入奠定坚实基础。对数据管理系统建立期间，要具备效率较高的搜索引擎，以保证档案查询效率不断提高。与此同时，针对重复档案资源需创建专门化浏览模块，确保档案管理工作者及时处理重复档案信息，以免影响档案信息查询管理工作的开展。在此基础上，对数据管理系统创建期间，技术工作者需强调系统安全性的作用，以此管理系统为对象创建防火墙，或是将安全管理软件与杀毒软件安装在计算机内，进而抵御网络病毒与黑客的入侵，以确保数据化档案信息资源安全，以免引起受损的问题而对档案信息应用效果产生不利影响。

4.4 增强档案管理工作者专业能力

档案信息化建设期间，档案管理工作者的作用不容小觑，因而其档案管理能力和素养也将直接影响档案信息化建设工作效果。所以，相关企业在建设档案管理信息化期间，有必要注重档案管理工作者自身工作能力提高的作用，一般可组织培训、讲座与研讨会等多种活动，使档案管理工作者业务能力与专业水平不断提高，为档案信息化建设提供必要帮助。此外，相关企业要定期组织专业培训，并将现代化档案管理思想与技术手段融入其中，合理运用信息知识和技术，确保档案管理工作者积极参与培训，进而累积大量专业知识，不断提高自身工作技能与信息化意识，进而对信息设备进行熟练操作，以推动档案的信息化建设工作的落实。

5 结语

综上所述，在以上研究中，档案管理信息化建设可使档案管理服务水平明显提高，且使用者与管理者能够获得极大便利，以充分利用档案资源，进一步提高档案管理实效性。为此，相关企业应高度重视档案管理工作的作用，正确认知传统档案管理的缺陷，进而合理制定更具可行性的信息化建设方案，对档案管理不足加以弥补，确保档案管理有效性的提高。