财务自动化的应用及发展

2021-11-23李垟上海交通大学上海高级金融学院

财会学习 2021年24期

李垟上海交通大学上海高级金融学院

引言

财务自动化现如今已经充斥在我国各领域和人们的生活中，它对传统财务工作产生了很大的冲击，属于全球化发展的必然趋势。财务自动化借助于一些先进技术工具将各种财务数据录入数据库中并实现逻辑审核、基础分析，根据建立好的模型和程序自动计算与处理，这样就能为决策提供依据。它已经颠覆了人们对于传统财务的理解，在不断地创新和改革当中已经很大改变了财务这一工作的内涵。

一、财务自动化工作模式的内涵

根据财务工作当中所包含的各方面特点，将财务自动化工作模式归为财务操作和财务管理两种类型，第一种财务操作类型当中包括费用的报销、财务核算、发票开具、报表出具等财务工作，主要的工作着重于财务工作发生前后的事宜、过程操控以及档案报告等标准化程度工作，在融入SAAS平台、云计算等科技手段以后，财务系自动化工作模式能够建立起集数据流转、凭证识别、基础审核以及账务处理为一体的标准化财务处理流程，这样一来财务工作就能把资金归集、校对和执行等工作集为一身，在提高了财务工作的及时性与准确性的同时，极大地提高了库存周转率与资金利用率，为企业的现代化转型提供了坚实保障。另外，在财务工作中有很多需要财务管理人员的专业能力去判断和决定，第二种财务管理类型可以结合数据中心所搜集的各种数据，利用适合企业的财务自动化分析工具及模型，使得财务数据就能自动的归集、计算及输出，从而帮助企业管理人员洞悉企业的现状及运营状况，为下一步决策分析提供数据依据。

财务自动化模式的产生是以技术的创新为主，它能够将工作中的职能、组织模式以及工作流程全部标准化、模型化，从而转变成自动化、智能化。其主要体现于以下几点。

（一）财务职能从规则执行到规则制定的转变

财务工作中所需要的具体操作从之前的审核、录入、结算、发票开具及税务申报等财务日常工作已经成为以内部控制、预算管理、绩效分析为核心的财务管理工作。相应的，财务部门核对工作事宜的过程中也改变了前置规则：基于传统的财务管理模式工作人员是通过人工将各方面信息验证完成以后再录入指定数据管理中心并审核的。但是在自动化财务管理模式基础上财务工作人员事先会制定好规则，然后把它融入运营之中，如此便实现了财务管理控制标准化流程，并且原始的凭证也能自动转化为电子形式[1]。

（二）财务组织模式从物理边界到虚拟共享的转变

财务自动化管理模式当中，财务的组织管理已经在物理集中上向着虚拟共享的方式转变，运营模式也从之前的分工变成了融合与共享，传统模式中存在的各组织部门间的壁垒已然消失，财务人员所需求的专业能力更强，并向着柔性管理模式过度，业务中各方面财务工作实现了动态化，并以自动化形式协同而来[2]。

二、财务自动化发展现状

近些年在信息技术发展迅速地背景下，对于会计、税务以及审计等工作，财务自动化技术有着越来越大的影响，很多传统财务职能已然被新型技术代替，并逐步实现了自动化、智能化。它能够在财务工作的战略规划、预算制定及分析、任务分解以及实操工作等方面发挥出非常大的作用。

（一）财务自动化覆盖财务工作领域

从财务工作未来的发展趋势上分析，财务自动化方向正在覆盖全工作流程：包括基础的核算与服务，财务工作中的操作、分析以及决策，就连风险预测和财务监管都有所涉及。其中，财务自动化在财务实操、财务分析及风险控制方面的运用效果尤为显著。虽然目前财务自动化的创新相比于传统财务发展而言已经是必然趋势，但是离实现财务完全自动化还是存在着一定距离：从技术上来看，其必然需要经历从分散到共享，从财务系统到SAAS平台，从本地到云端等一系列转变过程；从财务功能分享机制上来看，需要更加标准和明确各部门岗位职责、数据权限，才能根据职责需求进行数据分析和分享，实现“千人千面”，实现大范围共享。从财务管理中的决策机制上来看，必须从任务导向转变为决策需求导向，将财务实操转变为财务模型的建立及财务规则的制定，才能够更加深入的挖掘和探析财务数据，以此来形成良性决策和支持系统。

现如今随着信息化技术的普及，财务中的凭证、报表以及账目核对基本上都能实现自动化，再加上目前的电子票据普及，税务方面政府也相继推出了信息技术+税务的工作改革标准，早在很久以前就已经开始于各行业之间实行。美国在2017年的时候所推出的报税季，总收入超过标准门槛以后的纳税人可以购买一些电子软件来进行电子报税，如此一来一种自动化智能税收系统也实现普及，并推出了APP，其中的一些功能和程序就是真实写照。在科技的进步下，财务机器人出现，它可以帮助人们解决财务工作中烦琐的人工操作，并于相关岗位协同工作，以此来提高效率和质量，这也是财务自动化当中的一种体现[3]。

（二）财务工作人员在财务自动化过程中受到的影响

财务工作的本质就是要对各类财务信息进行搜集、整理、分析以及存档，在财务自动化背景下，很多财务基础工作都能通过计算机技术自动化处理，这导致很多基层的财务工作人员的工作量急剧减少，更导致了财务人员的数量也随之减少。与此同时，财务自动化对财务高级人才的需求却逐步增加，包括财务高级管理者，财务分析人员以及跨职能技术人才。相关数据显示，美国有接近90%的企业已经开始利用计算机信息系统帮助管理人员辅助决策，在对多名财务管理人员的采访中，他们有60%表示所工作的企业未来有必要向着财务自动化方向发展。从这些数据来看，未来的企业绝大多数都会利用财务自动化实现工作上的升级和创新。

在我国，财务工作绝大多数还是以传统人工为主。但是随着技术的进步，人工成本的提高，以及企业对数据的重视程度加大，近些年很多企业也在向着财务自动化方向过渡，这将会有很多财务基础工作人员被逐渐代替，但也迫切需要一些拥有技术知识和技能的财务管理人员加入。现如今我国的财务管理自动化发展逐步深入，再加上会计工作人员的从业资格被取消，他们的失业风险有所提升。有学者统计完数据计算出来，到2026年，有接近一半的金融行业工作人员将会被电脑所取代[4]。

三、财务自动化对中国财务行业的影响

目前中国的财务行业中有工作人员出现操作失误导致信息失真和遗漏，甚至利用漏洞舞弊的情况时有发生，都导致行业的信用大幅度降低，严重影响到了市场和社会的健康发展。虽然目前信息技术已经日益成熟，但是要想实现全面自动化还是存在着一些差距，其中存在着很多矛盾体没有得到良好的解决。

（一）财务管理组织模式的转变

和信息技术的发展相比而言，财务组织上已经在自动化基础上向着战略化、专业化以及共享化的方向过渡。在此基础上，财务组织将会组合更多的功能特性，以此来将计算机中的大数据技术和智能共享等功能有机协调。财务自动化组织的发展也将给财务工作带来了很大的便利。

智能化时代背景下，财务组织的特点是向着动态性运营改变的，这能够为财务工作开展业务提供会更加灵活的支持。在此期间，很多新兴技术给财务管理提供变革动力，比方说负责财务数据管理与维护的队伍他们可以借助计算机对财务系统维护监督；另一方面，财务部门可以结合先进的计算机技术在大数据背景下实现自动化财务风险预测和管控，再调配可以利用的各方面资源支持工作。计算机技术的发展以及更多自动化财务人员的加入，将会有助于财务组织更加动态化。

（二）财务自动化系统的应变性

与财务自动化有差异的是，当对某些经济活动进行思考的过程中，财务工作人员他们需要考虑的问题比较多，包括法律、道德以及监督和管理等。财务的规则会在一定程度上因为税法规定和市场经济等变化而随之改变，但是目前的财务自动化技术本质还是设定规则然后按照这一规则执行程序，如果遇到政府政策和市场经济环境的改变，它自身适应调整的，需要重新协调。

同时，虽然有很多行业都建立了属于自己的财务管理工作系统，但是一旦涉及隐私，诸多资源就无法实现共享，在企业内部就会形成数据孤岛，这样很容易在发生紧急情况的时候，信息流转不畅，导致问题不能及时的解决。另外，有很多企业他们财务信息并不会对外暴露，而且每项财务活动中包含的内容和程序都很复杂，要想在人工中完成，需要耗费大量的时间和人力物力，效率也不一定高。但在财务自动化技术普及以后，除了代替人力之外，它能够自动匹配各种资源然后实现高效协调，但这其中也有可能因为设施设备硬软件以及系统出现问题而导致运行出现问题，再加上国家政策法规上的不完善，有很多财务自动化管理当中存在问题[5]。

（三）财务职能的改革

财务自动化的到来给财务工作者带来了很大便利的同时，也对财务职能的本身造成巨大的冲击。财务自动化系统能够借助于功能丰富的计算机工具显示出强大的计算能力和持续性工作效果，特别是针对数量多且复杂的数据它更能从中发挥出良好的功能；并且财务自动化系统能够代替人工对财务数据的搜集、分析、审核以及储存乃至生成报告。在财务自动化背景下，它已经成功的代替了过去的人工操作，多数财务核算都能在系统中实现自动工作，财务人员也必将工作重心放在财务管理、内部控制等职能方面。

（四）财务信息安全威胁

财务主体无论是什么时候都会面临着大量的财务数据，但财务自动系统都能利用相关的软件和功能将其以电子化的形式储存起来，不能否认的一点是电子数据存储更方便，容量更大，数据颗粒度更精细，协调起来更加动态。但是同时，也遭受着信息丢失或者损坏等出现的风险，比方说遭到黑客、木马的攻击、物理损坏、错误操作等都可能导致财务信息的灭失。同时，因为网络共享性，财务自动化中也面临着安全威胁，如果财务信息传输过程中遭受拦截的话，就会威胁到企业财务信息，虽然有相关的监管部门，但他们很难完全避免这些风险的发生。

四、财务自动化的应用

第一，基本思路。在互联网和OCR等人工智能技术的利用下，财务部门可以按照自身工作的内容对流程进行事先设计，然后再投入使用。在一些诸如OCR等技术的支持下，财务自动化系统能够自行搜集各种数据将其生成原始凭证，以此来高效率的转化电子数据，由此生成凭证和填写报表，并将财务数据建立自动连接。在订单系统当中建立的财务信息通过自动扫描与识别，可以将相关订单和财务报表生成并输出，根据实际业务的规则建立模型，财务人员再植入智慧化系统，这就能自动化审核与控制。另外，构建全SAAS化流程平台，根据前段数据的录入，平台就能够自行核算和处理各种财务工作。第二，具体的应用方法。这其中包括三个，其一是筑基础，这就需要企业本身围绕着财务自动化来制定规则，实行内控。其二是理规则，这就需要各部门一起努力，分解需求，梳理规则。其三是搭建平台，这就需要技术人员的参与建立及规则迭代了。第三，财务自动化的效果。通过财务自动化工作转变，能够让财务人员减轻工作负担，操作方面可以自动化完成。以交电费为例，用户支付完成后，服务商开具发票的同时直接推送到当地电力局生成报表，这些都能在信息平台中完成。在财务服务基础上，财务自动化系统除了减少人力操作之外，它也能把各方面业务流程都全面处理，而且线上就可反映工作成果，这样财务工作人员他们只负责管理和服务即可，进一步提高了服务品质。

五、财务自动化的发展

财务自动化管理模式的发展，是符合现代化社会需求的，作为一种系统性的工程，财务自动化也会随着新型技术的创新进一步改革完善，自动化内涵的延伸有持续性，包括工作流程、智能化技术及自动平台和工作服务环境都能衍生出新的管理模式，操作建议和服务品质提高都是财务自动化的特色，对于我国社会各行业实现数字化和自动智能化有着极为重要的作用[6]。