试论如何全面提高海洋档案管理服务能力建设

2021-11-23青岛海洋科学与技术国家实验室发展中心李韵

办公室业务 2021年19期

文/青岛海洋科学与技术国家实验室发展中心李韵

海洋档案被称为“蓝色记忆”，是海洋工作活动的记录和凭证。近年来，随着我国海洋事业的快速发展，对海洋档案管理工作提出新的要求。海洋类档案不仅是海洋文化历史的积淀，也是弘扬海洋文化的载体。国家海洋局于1999年印发《海洋档案管理规定》，对海洋档案工作机构、职责、人员、档案的立卷归档以及管理提出明确规定，旨在发挥海洋档案在国家社会发展和经济建设中的作用。新时代背景下，只有全面提高海洋档案管理服务能力，才能适应海洋事业新的发展需求。

一、海洋档案管理服务工作现状

（一）资料领域广造成管理难度大。海洋档案涉及的学科内容多、种类全，不仅包括海洋水文、气象、生物、化学、地质等内容，还涉及经济、行政、规划、人事、技术、宣传等。目前海洋档案管理工作主要依靠现成的管理规定和要求，这些规定要求只能满足一般档案管理需求。对于重大的海洋科研专项并无体系化的档案规范可以遵循，这要求档案管理人员既要储备海洋专业知识，又要具备档案管理经验，需根据每一专项的自身特点，制定具体的档案管理细则，与普通的文书档案相比，业务量和管理难度更大。

（二）业务部门多造成的管理较分散。海洋事业的发展和多个系统、部门密切相关，导致海洋档案的管理不够集中，呈现出分散性、封闭性的特点。其中，分散性是指档案资料在多个业务部门中保存，借阅和使用时的管理比较宽松，存在资料遗失风险。封闭性是指档案资料虽然内容丰富，但存在孤岛效应，并没有完全进行开发利用，降低了档案的自身价值，一定程度上制约了海洋事业的发展。

（三）信息化发展快对档案存储方式提出了新要求。随着信息技术在档案管理中的应用日益广泛，传统的纸质档案也逐步向电子档案转型，这对存储方式提出了新要求。海洋档案也不例外，如何利用信息化手段，更好地存储海洋科研数据，保证其完整性、安全性，成为管理部门和人员的研究重点。

二、信息技术在海洋档案管理服务中的应用价值

大数据挖掘技术是指从大量的数据中，通过算法搜索隐藏于其中有价值的信息。将其应用在海洋档案管理服务中。一是能助力海洋政策的实施，提供充足的海洋信息，通过数据分析制定适合海洋发展的政策，提高海洋事业的发展活力。二是能完善海洋档案的存储结构，大数据挖掘技术下，创新档案资源的存储方式，例如云存储、网络存储、虚拟存储等，能满足不同用户的需求，实现管理服务的个性化。

具体来看，大数据挖掘技术在海洋档案管理服务中的应用有三个方面：一是档案信息收集。利用已有的档案资源和与之相关的档案数据库，大数据挖掘技术可以对数据进行全新描述，提出新型概念模式，参照模型收集不同类别的海洋档案信息。二是档案分类。对不同属性、不同类别的档案，通过算法快速整理，不仅能节省时间、提高效率，还方便后续检索查询，使用起来更加方便，缩短使用者的等待时间。管理人员可以根据档案的特点进行分类，利用大数据挖掘技术开展深度服务，满足档案使用者的个性化需求。三是档案预测。海洋档案在查询、利用过程中，基于大数据挖掘技术，可以对访问记录和使用者的基本信息进行记录，通过分析了解使用者的兴趣爱好。在后续服务中，可以向使用者推送符合其特性的资料文件，从而预测并满足使用者的需求，优化服务体验。

三、提高海洋档案管理服务能力的必要条件

（一）转变思想。正确认识海洋档案的地位、性质和作用，是开展管理服务工作的前提，因此管理部门应积极转变思想。一方面，在单位内部加强宣传，明确海洋事业发展和档案管理之间的关系，通过不同形式的教育活动，促使工作人员树立档案管理意识，提高管理的主动性；另一方面，针对目前档案管理的问题和不足，分析原因所在，明确和思想认识相关的要素，以此为突破口进行思想上的转变，对海洋档案管理服务工作树立前瞻性思维。

（二）规范管理。对海洋档案进行规范管理，才能保证档案资料的完整性和准确性。第一，立案归档方面，单位应当建立健全海洋工作材料的形成、积累、立卷、归档制度，把立卷归档工作纳入各部门的日常工作目标中，明确工作人员的职责范围，并作为一项考核内容。第二，环境管理方面，档案库房的建设要符合规定，有完善的设施设备和防护条件，确保各种类型的档案资料存储环境的安全性。第三，档案利用方面，入库档案及时整理、编目，采用合适的检索方式，为科研人员提供便利服务。通过不同形式和媒介，积极开发档案信息，发挥出海洋档案的经济效益和社会效益。

（三）技术支持。在未来，数字化、虚拟化是海洋档案管理工作发展的必然趋势，工作人员面对的纸质档案会越来越少，数字化档案会越来越多。对数字化档案进行管理时，不再是传统的手动模式，而是通过信息管理平台完成，只需建设一个大型服务器，即可实现管理操作。因此，在海洋档案管理工作中，应该获得信息技术的支持，将计算机、互联网、大数据、云计算等技术引入其中，辅助档案信息管理平台建设完成，才能实现管理方式方法上的转变。

（四）提升素质。海洋档案管理服务，工作人员的综合素质高低，直接影响档案管理效果。基于此，提升工作人员的素质，应该从以下几个方面入手：一是日常工作中，做好档案资料的交接工作，尤其是一些重要的档案，保证交接规范、到位，防止档案信息丢失、泄露。二是开展专业培训，培训内容包括理论知识、服务能力、信息操作等，建立一支有知识、懂技术、高素质的复合型管理队伍，为档案管理、服务、开发使用提供充足的人力资源。三是采用合适的奖惩激励措施，落实绩效考核，及时反馈档案管理成果和工作人员的工资、奖金、评优等相挂钩，激发工作的主动性。

四、提高海洋档案管理服务能力的具体举措

（一）整合海洋档案资源。许多科研院所下辖的多个事业单位，均独立运行，可能存在重复性的海洋活动，档案管理工作比较复杂。为了应对这个问题，采用“馆际互借”的方式对海洋档案资源进行整合，打破档案资料的来源限制，进一步优化档案移交流程，并对馆藏档案结构进行完善。如此一来，原本分散的、无序的档案资料，变得集中化、有序化，有助于后续管理、服务工作的开展。

（二）加快规章制度建设。针对海洋档案的管理，采用集中管理、分库保存的原则。加强信息上的交流，逐渐形成纵横结合、点面统一的新型管理模式。出台相关档案管理制度和突发事件的应急处理预案。一方面，适应新时代的需求，管理措施具有较强的可行性，能弥补现行管理制度上的漏洞；另一方面，加强执行力度，对执行过程进行监督，对于有章不循、违规作业的现象严厉惩罚，确保管理工作看得见、查得到。

（三）服务地方经济发展。海洋档案的管理，应发挥出档案自身的价值，服务于经济社会的发展。在这方面，档案馆和高等院校、科研单位、海洋工程单位进行合作，向其提供海洋数据信息，促进重大海洋工程建设和经济发展。此外，在海洋经济调查工作中，档案馆提供培训、监督、标准制定等服务项目，助力全省完成多个海洋经济调查档案的收集、整理和归档工作。不仅提高了档案资源的利用率，而且保证了海洋经济信息的真实性，为地方经济发展做出巨大贡献。

（四）档案数字化建设。“建设海洋强国”这一战略提出后，我国海洋事业进入快速发展时期。海洋档案管理工作，一方面能为海洋开发提供依据，另一方面也是海域管理、环境保护、海洋执法的依据。在此背景下，加快海洋档案的信息化进程，是当前工作的需要。于是，档案馆投入大量人力和经费，对纸质档案进行数字化扫描与加工，全部建立电子目录。在信息管理平台方面，新建了数字档案管理系统、声像档案管理系统等，实现了档案资源收集、管理和利用的数字化。

（五）充分挖掘档案价值。挖掘海洋档案资源的价值，对其中的优秀资源和文化产品进行宣传，加强了海洋知识的流动性。具体操作上，档案馆利用历史档案资料，制作专题宣传报道，用史料还原历史。同时利用微信公众号对档案文化进行宣传，定期推送相关知识、历史事件和著名人物，使更多人接触并了解海洋文化。