浅析我国档案数字化外包服务提升策略

文/深圳市银雁金融服务有限公司文档服务事业部 肖经海

随着档案数字化外包行业的规模越来越大，信息科技企业开始涌入档案数字化外包市场，行业领域之间的界限模糊，数字化外包服务的质量良莠不齐。本文通过分析我国档案外包中数字化加工业务的问题，提出相应的对策，以期为档案数字化外包服务提供参考。

一、研究相关概念

（一）档案数字化外包服务的概念。档案数字化外包服务是档案服务外包的一部分，指档案保管机构根据需要，将档案数字化业务委托给专门的档案服务外包公司完成，并支付相应酬劳的过程。

档案数字化狭义上仅指档案数字化加工，即将传统载体形式的档案转化为以数字形态存储的、计算机可以识别和处理的档案。广义的档案数字化指档案数字化管理，包括对档案信息进行存储、组织、检索、维护的过程。在此采用狭义上的档案数字化加工概念，调研的业务范围也只针对档案外包服务中的档案数字化加工这一项业务。

（二）档案数字化外包服务的优势及意义。“无纸化”办公已成为趋势，越来越多机构选择将纸质档案转化为电子档案的形式进行保存，数字化成为档案部门的重要工作之一。尤其是在档案信息化不断推进的过程中，档案数字化加工需求增加，档案服务外包企业也因此获得了更多青睐。此外，许多综合档案馆、机关档案室、企事业单位选择将档案外包给专门的档案服务外包公司来进行数字化加工，缓解了档案部门的人员、设备、工作效率等问题。

二、档案数字化外包存在的问题

尽管档案数字化外包服务已有许多成功案例，但在数字化加工中还是存在诸多需要关注的问题。

（一）规范不统一，加工水平参差不齐。档案数字化外包服务相较于档案寄存托管外包服务起步较晚，尽管目前国家层面已有相关标准出台，但企业还是各自定标。目前已有的与档案数字化加工相关的标准大多是由作为委托方的档案部门来制定，且涉及加工较多。而档案数字化外包形式与档案部门自己开展数字化加工存在很大差别，需要有对档案数字化外包工作更具针对性的标准，比如承接档案数字化加工需要什么样的准入标准，在人员配备、设施配置、技术指标方面都需要哪些条件等。最新制定的《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）也仅有简单的概括性要求，实际中也明显发现由于缺少统一的准则，各家企业的业务流程都按照自己的情况开展，导致加工水平参差不齐。

（二）档案实体和信息存在双重安全隐患。档案数字化外包需要将档案实体转移到外包公司进行数字化加工，不可避免地会存在档案的安全问题，一方面是档案实体本身的安全性，由于纸质档案载体脆弱，首先在运输过程中就可能会出现压损、丢失等情况；其次在档案扫描前的预处理工作中，数字化加工人员需要对档案进行拆卷，在拆卷时也有可能会出现损坏档案的情况；另一方面是档案信息内容的安全性，将档案交由外包公司进行加工，需要建立在双方相互信任的基础上，但仍存在信息泄露的风险，外包企业的数字化加工人员专业素养相对机关事业单位的工作者较低，有可能会出现档案信息倒卖的情况，若涉及重要的核心信息，将产生严重后果。且在没有发包单位监督的情况下，档案信息被盗取的概率更高，因此安全问题是档案数字化外包中极需重视的。

（三）档案数字化加工质量难以保证。档案数字化加工的质量在外包期间完全由外包公司来控制，虽说各企业在官网以及签订合作前都会对数字化加工流程进行介绍，步骤完备要素齐全，但实际在加工过程中是否按照这样的高标准来执行不得而知。尤其是在发包单位没有参与监督、全权交予外包公司的情况下，质量问题就更难把握。更需要关注的是，一些微小企业更容易存在偷工减料、粗制滥造的情况，而有些单位为了节省费用选择这些小公司，则会造成严重的质量问题，若再返工，耗费人力财力，也影响了双方的其他业务工作。

（四）档案数字化人员专业素养不高。由于档案数字化加工的某些环节与劳动密集型生产存在重合，因此目前很多企业对档案数字化从业人员的准入门槛要求低，任职要求低。大多数企业没有设置专门的档案数字化加工部门，也没有专业的加工人员，受过专门培训和训练的长期专职人员比较少。另外，还有部分企业会在需要赶进度的时候选择雇用临时工或者实习生，这些临时雇用的员工大多都未接受过正规的专业培训，有的也仅仅是在入职时的简单操作培训。

（五）档案数字化后续维护存在不确定性。档案数字化外包公司在数字化加工结束后按发包单位的要求将原档案材料整理装订完送回原单位入库，同时将数字化后的数字档案及目录数据等信息交予发包单位并由发包单位审核检查完毕即算完成项目。但有些时候很多单位为了节约成本，提高效率，对后续的维护工作缺乏考虑，有些在签订合同之初也未说明，大多数企业的官网上也没有针对售后服务的详细介绍。若日后档案出现问题则需要进行修整维护，此时需要考虑是自行维护还是返回原加工单位，实际上是更大的损耗。

三、提升档案数字化外包质量的措施

档案数字化外包服务的开展需要外包公司和档案部门双方的参与，外包公司负责完成数字化加工，档案部门起到的是指导监督作用，但在实际开展过程中仍然存在问题，因此双方有必要采取一定的措施来保障档案数字化工作在外包过程中的质量。

（一）档案部门方面。1.按实际选择合适的外包公司。档案数字化外包公司的选择往往要考虑多种因素，而外包公司的选择决定了最终的加工质量。由于档案数字化外包缺乏统一的准入标准，可以说任何一家信息科技公司都能参与档案数字化加工的承包，也产生了由软件公司、计算机公司进行的档案数字化外包。因此档案部门在选择外包企业时要格外慎重，综合该企业的规模大小、业务水平、数字化技术条件、成功案例、用户反馈等多个维度来考量这个公司的服务价值，同时也要结合自身单位的实际情况，比如经济条件、时间成本、地理位置等。2.把控数字化加工质量与进度。档案数字化加工通常是一个长期性项目，项目周期视工程量而定，一般为十几个月，也有长达几年的大型项目。在长时间的加工过程中，档案部门很难做到全程监督、时刻监控，难以避免外包公司偷工减料的情况。对此，档案部门可以定期派人去对加工过程进行督察，对当前已完成的数字化档案进行质量检查和校对。若发现不符合要求的可以及时和加工团队沟通做出改进，抽查的周期可视具体的项目周期而定，可以每月抽空检查一次，否则随着时间长加工量累计越多，等项目已经完成大半后才发现问题，则很难大批量地修改。

（二）档案数字化外包公司方面。1.制定加工及安全管理规范。全程安全管理是档案数字化外包公司必须追求的目标，外包公司必须建立起符合自身数字化加工操作的档案安全保障体系。可根据2015年国家档案局颁布的《档案数字化外包安全管理规范》有针对性地细化规范，确保规范的适用性，在今后的档案数字化加工中都严格按照规范来执行。比如，某公司在开展“中国第二历史档案馆馆藏民国档案扫描项目”期间，就实行半军事化管理，制定了专门的数字化加工管理制度，消除用户对档案信息安全方面的担忧。2.加强从业人员培训。档案外包公司招募的数字化加工人员通常缺乏专业素质，加强数字化加工人员的培训十分必要，没有经过专门的数字化知识培训，很多工作人员仅仅靠入职时的简单教学就上手工作，可能存在因口口相传的错误内容而导致操作错误的情况，直接影响了工作进度和加工质量。档案数字化加工人员培训的内容可包括档案专业培训和数字化业务培训，外包公司可以组织员工到档案部门或者高校学习基础的档案理论知识和档案数字化的内容要求，还需要在本公司开展档案数字化的业务培训，内容包括数字化的流程、具体操作实践、采用的技术及原理等，同时还可以到同行公司学习成功案例。3.企业相互交流学习。档案外包公司之间可以进行相互交流学习，尤其是对已有成功案例的学习，交流的方式可以是到对方企业考察调研，也可以业务合作的形式促进交流。前文调查也发现每个企业的数字化加工流程都有自身的特点，既有优势也有不足，若能相互学习其他公司的优秀之处进行改善，也是一种合作共赢。