大数据背景下事业单位档案管理的创新思路

2021-11-23聊城市中心医院董齐鲁

办公室业务 2021年19期

文/聊城市中心医院董齐鲁

在大数据背景下，事业单位的档案管理也应当顺应时代的发展发生变化，电子档案管理水平在时代背景下得到提升，同时在促进事业单位发展及提升事业单位整体管理水平中具有重要意义。因此事业单位档案管理开展的过程中应注重提升相关人员的电子管理专业化水平，更新管理理念，与时俱进，紧跟时代发展步伐，不断优化管理，以促进我国电子档案管理水平更上一个台阶。

一、我国事业单位档案管理的不足之处

在大数据背景下，事业单位的档案资料管理的重要性愈加凸显，随着档案资料数量越来越多，如何对这些资料进行高效搜集和整理成了现阶段事业单位改革的重点之一。其中主要存在三大突出问题：

（一）档案管理者思想落后，管理效率不高。因为以往档案资料的搜集和整理工作主要是由人工来完成，对于许多重要资料并没有及时记录到电脑中，加之档案资料种类不一，有纸质文件、音频文件等等。由于档案资料整理效率不高，没有及时做好归档工作，甚至出现了档案资料丢失现象。

（二）档案管理机制存在较大漏洞。我国的档案管理工作主要以计划管理为导向。即档案管理工作的各个环节都是严格按照计划执行，尽管这种管理模式能够使工作更有规划性。但由于计划缺乏灵活性，导致在开展管理工作时难以根据实际情况进行适当调整。此外，事业单位对于从事档案管理工作的部门或人员并没有制定明确的奖惩机制，难以对档案管理人员进行绩效考核，对档案管理工作造成了负面影响。

（三）从事档案资料管理工作的人员服务意识低，并且其管理水平跟不上事业单位的发展。由于档案管理人员在工作中受到传统体制的影响，所以大部分档案管理人员危机意识不强，事业单位没有重视管理人员的专业培训，导致在档案资料管理过程时没有融入新技术，因此造成了档案管理工作效率低下的情况，甚至出现档案资料残缺或丢失现象。尽管存在《档案法》，但管理人员意识薄弱，使《档案法》难以在实践中发挥应有效果。由于档案管理人员对《档案法》理解不深，在工作过程中没有严格执行有关规定的情况也时有发生。

二、大数据背景下进行电子档案管理创新具有的优势

（一）电子档案具有更高的安全性、更好的信息处理效率，能够有效地保证企事业单位的信息安全。信息档案管理的内容不仅是记录企事业单位的发展过程，而且涉及事业单位的重要文件和信息，许多档案中包含大量具有法律效力的文件和数据，因此泄露或损害都会直接影响到企事业单位的核心利益。通过优化电子信息档案的管理，不仅可以快速获取所需要的文件，还可以实现对重要文件的必要保护，从而最大限度地减少对档案的访问需求，防止文件泄漏或损坏等不良事件的发生，对提高档案安全管理水平起到了积极的作用。

（二）在大数据信息化发展的背景下，不断优化电子信息档案管理可以提高员工的整体素质和工作效率，推动事业单位管理现代化。电子信息管理在企事业单位的应用，可以及时、高效地检查文件，实现对丢失文件的快速补充。此外，电子档案管理水平的不断提高，使企事业单位的档案管理实现了计算机的统一标准化，提高了智能化管理水平，为各项任务的具体实施打下了良好的基础，促进了企事业单位管理的科学化、规范化发展。

（三）为医院档案管理信息化和医院的稳定发展提供有力保障。目前，大多数患者的信息是通过电子信息文件存储在计算机中，这不仅与患者疾病治疗有密切关联性，而且与患者的隐私也有关系。一旦大规模的个人隐私信息被泄露，不仅会给患者的生活带来麻烦，且对医院稳定发展造成影响。因此，为了给患者的信息安全和医院的稳定发展提供有力的保障，有必要探索电子信息档案管理的优化与创新。

三、关于做好事业单位档案管理的建议

（一）优化档案管理体系。首先，事业单位在进行档案资料的收集、整理及提取环节时，应将事业单位的实际情况作为基础，采取综合管理的形式，进行科学管理。在大数据时代的发展背景下，全面落实相关的评价机制，督促相关人员转变传统档案管理方式，接受新的管理理念及手段，真正与时俱进，与各项任务的具体实施相结合，对各项管理制度进行不断完善，督促有关人员充分调动工作的积极性。其次，实施电子一体化的管理模式。两种档案管理方式各有利弊：传统管理方式难以保存海量数据，但也具有固定的管理优势，因此不容忽视；虽然电子数据管理在安全保护方面存在一些不足，但它可以实现海量的数据保存、数据添加、删除及快速查询，并具有很高的效率。因此，在大型数据网络查询系统和互联网查询系统中，机密信息及重要信息不可录入互联网查询系统中，通过裁判员的分流使信息安全防护水平得到提升。同时事业单位管理者还要根据不同部门的员工人数以及部门属性安排工作任务，并制定出与之相关的工作目标和注意事项，建立合理的奖惩制度，对档案管理部门每一位工作人员的工作细节进行严格规范和监督，切实加强档案管理工作的细化目标和要求，如针对人事档案资料的管理，就需要搜集员工的工作简历、个人基本信息等，如财务档案资料管理则需要关注企事业单位的财务报表、经营状况等等。此外，还需要对档案管理的每一个环节进行严格要求和监督，包括档案资料的搜集、档案的补充、档案的整理、档案的鉴别、档案的移交以及档案的借阅等具体环节都需要做好详细记录，以便日后进行查询。

（二）推进数字化建设。随着档案资料的增加，若以纯人工方式进行整理，显然效率是不高的，并且也存在着许多弊端，如档案录入错误、资料残缺、遗漏等，在技术不断向前发展的新时代，档案资料的管理工作应充分发挥新技术的优势，促进档案资料管理工作高效化发展，进一步降低人为因素的漏洞。数字化管理是档案资料管理的必然趋势，因此有关单位需要加大档案管理数字化的投入，大力推进档案管理的数字化进程，并为数字化建设提供有利环境，包括加大对数字化建设软件和硬件设施的资金投入。

（三）注重强化档案管理的基础设备投入。在大数据时代背景下，基础设备的投入是提高档案管理综合素质的关键。事业单位要积极学习新的管理理念和知识，提升计算机、数据存储设备、数字扫描输入输出设备等硬件层面的输入，作为提高档案管理整体水平的基础。同时，要注意建立文件管理系统、检索系统和鉴定管理系统，并在具体操作中不断改进，为各种信息档案管理的有效实施打下良好的基础。此外，还要注意培养和引进专业管理人员，他们不仅要掌握电子信息档案管理的知识，还要掌握计算机应用技术，在这种背景下，电子文件管理的发展，其管理质量和效率可以进一步提高，充分发挥其使用价值。

（四）注重管理人员综合素质的全面提升。在大数据背景下，面对越来越复杂和越来越多的信息数据，对电子档案管理人员的综合管理能力提出了更高的要求，不仅要求管理人员具备更好的信息处理、分析和实时更新数据库和海量数据处理能力，而且要提高他们对计算机等基础设备的维护和升级的认识。机构在设备的维护和升级中可以根据实际需要安排专人进行工作，由专人负责。事业单位档案工作者在实际工作中应及时引入创新的科学管理理念，重视档案管理队伍建设水平，确保事业单位档案管理的专业水平和技术水平与时俱进，为档案材料价值的进一步开发和利用奠定基础，促进电子信息档案利用的不断扩大。